Etiketa v době onlinové

I v dnešní covidové době můžete během online schůzek prostřednictvím různých aplikací vytvořit skvělé zážitky. Zoom a jemu podobné aplikace jsou mocným nástrojem pro propojení vašeho týmu a klientů, byť jsou libovolně daleko. I když zůstanete doma, můžete být produktivní. Udělejte si čas na své klienty a naučte se, jak být nejen produktivní, ale také zdvořilí, laskaví online.

Já sama jsem začala používat aplikaci Zoom. Je pro mne nejjednodušší na ovládání a má univerzální platformu pro online konzultace, přednášky, webináře a školení. Ostatně – meeting je klasická schůzka v aplikaci Zoom. Vidíte všechny ostatní účastníky a můžete tak společně komunikovat. Každý může sdílet svou obrazovku, obraz i zvuk. Jedná se o formu schůzky, která je vhodná v případech, kdy se na obsahu podílí všichni připojení. Zpravidla to jsou konzultace nebo firemní školení.

V případě online schůzek je zásadní příprava. Dovolím si upozornit, na co byste měli pamatovat:

• Správné technické nastavení aplikace a připojení se ke schůzce (obvykle dostanete pozvánku a v ní najdete odkaz).
• Dodržujte časový začátek online schůzky.
• Nezapomeňte na správný záběr kamery na vás a na to co je za vámi.
• V místnosti byste měli být sami, žádné cizí zvuky ani hluk.
• Vypněte zvuk všech přístrojů v místnosti včetně vašeho mobilu.
• Dodržujte svou profesionální image. To se týká upravenosti vašeho vzhledu, hygieny a nezapomeňte na výběr vašeho profesionálního oblečení.
• Během online schůzky nejezte, přednášející ale může mít po ruce sklenici vody.

 

Několik mých etiketních postřehů, které byste měli mít v patrnosti při online chatování na Zoomu s klienty.

– Svého klienta vždy uvítejte. První dojem je nejdůležitější a neexistuje žádná druhá šance, jak jej zopakovat. Vždy všechny přítomné potěší příjemná atmosféra, kterou nastavíte jako hostitel.

– Na začátku schůzky se nezapomeňte zdvořile představit a ostatní potěšit nějakou příjemnou zprávou. To je nenápadný způsob, jak zjistit jakou náladu váš klient nebo kolega dnes má.

– Ve všech ohledech vašeho vyjadřování zůstaňte vždy profesionální a přátelští.

– Pamatujte, že zdvořilost a laskavost jsou klíčem k úspěšnému poskytování jakékoliv služby klientovi nebo kolegovi.

-V případě, že si potřebujete během schůzky Zoom přiblížit jednu osobu ve skupině, můžete použít nástroj v aplikaci Zoom pro zasílání soukromých zpráv. Pokud však schůzku nahráváte, raději se vyhněte chatování. Soukromá zpráva by také mohla skončit mezi veřejnými informacemi.

– Nepřerušujte Zoom přednášky přestávkami, pro některé přítomné jsou neplánované přestávky časově náročné.

– Nikomu prosím neskákejte do řeči a nepřerušujte jej. Každý by měl mít šanci promluvit, aniž by jej někdo z přítomných přerušoval.

-Pokud chcete vystoupit se svým příspěvkem a upozornit na sebe, zvedněte ruku nebo pošlete soukromou zprávu hostiteli.

– Nezvedejte ruku často, hostitel by se mohl přestat soustředit a celkový účel schůzky by se mohl rozpadnout.

– Chatové psané zprávy jsou ideální pro krátká sdělení, proto by vaše zprávy měly být vždy stručné a věcné. Teprve po skončení meetingu můžete diskutovat o čemkoli, co nesouvisí nebo není na pořadu jednání.

– Pokud potřebujete o něčem mluvit podrobně, můžete se rozhodnout poslat následný e-mail.

– Zdržujte se fotografování obrazovky V případě, že chatujete s klientem, je slušné zdržet se pořizování screenshotů bez jeho souhlasu. Kromě toho může sdílení informací vést k narušení soukromých informací o klientovi.

– V případě, že potřebujete konverzaci zaznamenat, informujte své klienty, že tak chcete učinit, a sdělte důvod.

– Vyhněte se Caps Locku. Etiketa nedoporučuje používat psaní zpráv velkými písmeny. V době internetového zasílání zpráv se věty s velkými písmeny považují za psané výkřiky a hrubou provokaci pro příjemce. Zbytečně velká písmena nepoužívejte, mohlo by to vypadat, že jste na ostatní hrubý, velíte jim nebo se na ně zlobíte. Vše udržujte na profesionální úrovni.

– Vždy mějte na paměti, že chatování s klienty není totéž jako přímé zasílání zpráv někomu na platformě sociálních médií nebo konverzace s někým během šťastné hodiny v baru.

– Zachovejte své chatování vždy na profesionální úrovni, jasně a stručně, abyste předešli nedorozuměním.

– Snažte se vyhnout hádkám, nikdy neurážejte své klienty.

– Nedělejte si přílišné starosti s překlepy. Pokud používáte chat, používáte jej přece kvůli rychlosti a efektivitě, takže nepanikařte, pokud se překlepnete. Můžete poslat opravnou zprávu, ale ve většině případů to není nutné. Vždy byste se však měli snažit o správný pravopis, interpunkci a zprávy bez překlepů. Zachováte si tak profesionální obraz.

– Zdržte se upozorňování na překlepy vašeho partnera chatu.

– Buďte ohleduplní k času, dbejte na časovou přesnost.

– Začněte schůzku včas a ukončete ji přesně, kdy má skončit. Obchodní chaty nepřetáhněte nad stanovený čas. Pokud potřebujete další čas na sdělení dalších důležitých informací, můžete přece kdykoliv naplánovat další schůzku.

– Buďte trpěliví a čekejte na zpětnou vazbu.

– Naučte se dát lidem čas reagovat na vaše zprávy. Možná nedostanete okamžitou zpětnou vazbu v závislosti na složitosti daného problému. Proto buďte trpěliví a počkejte na odpověď, místo abyste bombardovali svého chatovacího partnera zprávami, abyste získali co nejrychleji okamžitou odpověď. Byli byste neprofesionální a hrubý.

– Komunikujte efektivně.

– Nepoužívejte slang, komplikovanou slovní zásobu, žargon nebo zkratky, které váš klient možná ani nezná.

– Než stisknete tlačítko Odeslat, vždy si přečtěte své chatové zprávy, abyste se ujistili, že jsou jasné a váš klient jim porozumí.

– Špatné zprávy rozhodně nepatří do online schůzky.

– Nezáleží na tom, jak začnete, ale jak ukončíte konverzaci.