|
Podle celosvětových výzkumů jsou náklady na služební cesty třetím nejvyšším kontrolovatelným výdajem v hospodaření firem a organizací. Jejich podrobným rozborem a aktivním řízením lze v závislosti na frekvenci a objem pracovních cest dosáhnout dlouhodobých znatelných úspor, aniž by byl výsledek determinován pouze vnějšími faktory, které v podstatě nelze nijak výrazně ovlivnit.
Rozumí se samo sebou, že jiná bude situace ve společnostech, jejichž zaměstnanci tráví na služebních cestách většinu svého produktivního věku, a jiná tam, kde se služebně vyjíždí mimo pracoviště jednou za uherský rok. Firmy, které vysílají své pracovníky na služební cesty v tuzemsku i v zahraničí často, mají zpravidla zavedený mechanismus, podle kterého si cesty zajišťují, ať již samy nebo prostřednictvím specializované agentury. Ve velkých firmách, kde se při vysoké frekvenci služebních cest dá uspořit opravdu nezanedbatelná suma, existuje zpravidla specializované oddělení, které se managementem služebních cest zabývá.
Na druhou stranu se celá patálie s řízením služebních cest dá outsourcovat. Jinými slovy, jestliže vedení firmy usoudí, že objem služebních cest je takové povahy, že s nimi nebude zatěžovat vlastní pracovníky, natož pak vytvářet specializované oddělení, přehodí tuto starost na bedra specializované firmě, se kterou pak dlouhodobě spolupracuje. Právě tato dlouhodobá spolupráce dává patřičný prostor k tomu, aby pověřená agentura vytvořila taková schémata, která budou zadavatelské firmě nejlépe vyhovovat. Zároveň poskytuje možnost dlouhodobě vyhodnocovat účinnost zvolených strategií a reagovat na vnější změny. V takovém případě mluvíme o komplexním managementu služebních cest.
Komplexní management služebních cest zpravidla zahrnuje pořizování a analýzu dat, sjednávání zvláštních podmínek a cen podle preferencí klienta, pravidelné hodnocení efektivity zvolené strategie, identifikaci možností úspor, spolupráci při vyvíjení a uplatňování cestovní politiky a jasné vyčíslení dosažených úspor. Je to nástroj, který umožňuje efektivní řízení a snižování nákladů na cestovní služby, aniž by přitom docházelo ke snižování nároků na jejich kvalitu nebo rozsah. Každá legrace ale něco stojí a management firem často velmi bolestně zvažuje, zda se mu takový komfort vyplatí a zda jsou vůbec ochotny nechávat si pod pokličku nakukovat cizí firmu.
V případech, kdy se firmy s větším obratem rozhodnou k dlouhodobé spolupráci s některou specializovanou agenturou, která poskytuje komplexní management služebních cest, ustupuje se zpravidla od obvyklého principu zpětné provize a vzájemná spolupráce je založena na smlouvách, postavených na principu manažerských nebo transakčních poplatků. Každá z těchto forem má svá plus i mínus a hodí se pro různé typy klientů. Pro výběr optimálního řešení je nutné zvážit řadu faktorů, jako je například velikost obratu klienta, povahu jeho služebních cest, způsob vnitropodnikového účtování a podobně.
Agentury, specializované na zařizování služebních cest, zpravidla poskytují balíčky služeb, obsahující letenky, ubytování, pronájem aut, různé druhy pojištění a víza. Dále zajišťují jízdenky, autobusové jízdenky, lodní i trajektové lístky, transfery, členství v programech pro stálé zákazníky jednotlivých leteckých společností nebo aliancí, VIP servis. Opravdu renomované firmy dodají i informace o nejrůznějších předpisech, zákonech a zvycích v cílové destinaci.
Mnohé z nich poskytují asistenční službu, která je v pohotovosti 24 hodin denně. Na ni se může pracovník obrátit, ocitne-li se na služební cestě v úzkých.
Na většinu z nich se lze obrátit s udáním cílů a požadavků služební cesty včetně plánovaných schůzek a o ostatní se již zadavatelská firma nemusí starat.
|
Jakým způsobem si organizují služební cesty svých zaměstnanců firmy v českých luzích a hájích?
Oslovili jsme několik větších či menších společností včetně jedné neziskové organizace a vyzvídali jsme, jak to u nich chodí.
Menší organizace a útvary si služební cesty organizují samy, tedy přímo. Asistentka obvykle zjistí spojení a zarezervuje ubytování. Pokud se menší firmy obrací na agentury, tak je to většinou jen ve spojitosti s obstaráváním letenek. Zástupce jedné nejmenované firmy nám sdělil: „My si to děláme sami – nejspíš z finančních důvodů… Podle mého názoru máme tolik lidí, kteří se v administrativě nudí, že mohou klidně plánovat i cestu kolem světa… Při tomto využití času jsou naši zaměstnanci levnější než agentura…“
Větší firmy uvádějí, že pokud není ubytování zajištěno centrálně zahraničními kolegy (např. v případě kongresů), pak zajištění cesty svěřují agentuře. Pokud je například ubytování zajištěno centrálně, pak přes agenturu kupují jen letenky. To se týká služebních cest, o kterých se ví dlouho dopředu, v případě „rychlovek“ si firmy zpravidla zajišťují cestu samy.
Neziskové organizace, jako je například nadace Naše dítě, jezdí na služební cesty jen tehdy, když dostanou od svých partnerů pozvání, obsahující i krytí cestovného a ubytování. „Prostředky od sponzorů musí podporovat především ochranu dětí, a nikoliv pokrytí cestovních nákladů i přes bohulibý cíl zahraniční cesty,“ odůvodňuje tuto politiku ředitelka nadace Ing. Zuzana Baudyšová.
|
Výhody přímé organizace cest vidí společnosti v rychlosti, jednoduché komunikaci a v údajné úspoře nákladů. K pomoci agentur se společnosti uchylují zejména v případech, kdy je cesta nějakým způsobem komplikovaná, nebo kdy má cestovat najednou větší množství lidí. Některé firmy dávají přednost agenturám hlavně z toho důvodu, že je to mnohem pohodlnější. Pokud využívají služeb agentur pravidelně, chtějí po nich zpravidla letenky, ubytování, valuty a pronájem automobilu, v menší míře i cestovní pojištění.
Když byli dotázáni, aby specifikovali, co všechno by agentury měly nabízet, odpovídali respondenti různě. Někdo by rád dostal do ruky balíček se vším potřebným, včetně podrobného itineráře cesty. Svatoslav Novák ze společnosti Liberal Consulting je toho názoru, že by agentury měly nabízet i nejekonomičtější letenky, což často odmítají, protože jsou vázány smlouvami s leteckými dopravci. Jiří Samek ze společnosti Roche by například uvítal i organizaci využití volného času pro obchodní partnery a jejich případný doprovod.
Z průzkumu vyplývá, že pokud jsou organizace schopny bez komplikací zařídit služební cestu samy, volí tento způsob. Jakmile jde o nějakou specialitu, například speciální službu, VIP servis pro důležitého partnera nebo o složitou proceduru s udělováním víz, dávají přednost agenturám.
V Čechách zatím převládá objednávání jednotlivých služeb nebo cestovních balíčků. Společností, které všechny své služební cesty svěřují „svému“ agentovi a poskytují mu všechny druhy informací, které mu umožní ovlivňovat firemní politiku služebních cest, je u nás zatím pomálu.
Dean Valášek
Foto: Ben Ullman, Jenny W. a Interact Images