Hybridní eventy: ekonomicky nezajímavá nutnost?

Foto: Shutterstock.com Foto: Shutterstock.com

Zlatá střední cesta nebo taky nezbytný kompromis. Tak by se dala stručně shrnout filozofie hybridních eventů, které v sobě kombinují výhody virtuálních i „face-to-face" meetingů. Nevznikly sice v reakci na koronavirovou krizi, jejich popularita ale kvůli ní vzrostla. Pro provozovatele kongresových center to samozřejmě není žádné terno, nicméně alespoň jedna z cest ke zmírnění ztrát. Jisté také je, že ani po návratu k „normálu", dá-li se tedy tento vůbec očekávat, akce kombinující účast živých a virtuálních účastníků nezmizí. Provozovatelé kongresových prostor, kteří na tento model dosud nejsou stoprocentně připraveni, mají nejvyšší čas zareagovat…

Hlavní výhoda hybridních eventů tkví zejména v tom, že umožňují setkání velkého množství osob, aniž by to kladlo přehnané nároky na kapacity kongresových prostor. S dostatečnou mírou nadsázky se dá říci, že i v Horní Dolní lze uspořádat mezinárodní kongres – stačí, aby byl tamní kulturní dům schopen pojmout pár desítek tuzemských odborníků, a zahraniční mohou být připojeni formou videokonferencí. V reálu to ale neznamená, že by se do hybridních eventů mohl či měl pouštět kdejaký laik. Zdaleka totiž nestačí jen mít a ovládat potřebné technologie, o úspěchu takových akcí rozhoduje třeba také správně nastavená strategie pro plánování, propagaci, obsahovou přípravu a samozřejmě i vlastní realizaci takovýchto akcí. Právě zde mohou dát jednotliví hráči naplno vyniknout svým zkušenostem a dalším konkurenčním výhodám.

Nutné, ale ekonomicky nezajímavé

Ale zpět k technické stránce věci. Potenciál hybridních eventů si uvědomují i provozovatelé těch největších konferenčních a kongresových center na našem trhu. „Pestré možnosti hybridizace eventů zahrnují připojení vzdálených prezentujících do našich prostor, streamování obsahu akce neomezenému množství vzdálených účastníků, navíc s možností jejich aktivního zapojení včetně kladení dotazů, účasti v anketách, hlasování a podobně,“ vypočítává Dagmar Alexandra Bernardová, marketingová manažerka Cubex Centra Praha. Novinkou je podle jejích slov multifunkční virtuální studio, které je vhodné pro klienty, kteří se chtějí potkávat se svými zákazníky, vzdálenými pobočkami nebo zaměstnanci na home office z profesionálního zázemí. „Je možné jej využít také k nahrávání workshopů či webinářů, stejně jako k účasti na mezinárodních konferencích,“ uvádí Bernardová.

Hybridní eventy jsou zajímavé i pro jednoho z nejtradičnějších hráčů na trhu, totiž pro Kongresové centrum Praha (KCP). „V současné chvíli dokážeme klientům nabídnout všechny alternativy hybridních eventů. Od jednoduchého zapojení řečníků a posluchačů až po využití virtuálního studia s LED obrazovkou a propojení účastníků do on-line diskusí, hlasování atd.,“ říká Milan Svoboda, manažer AV oddělení KCP. „Zaměřujeme se nejen na odbavení hybridní konference z jednoho sálu, ale máme plně funkční řešení pro hybridní konferenci s více paralelními sekcemi, do kterých můžeme vzdáleně zapojit řečníky, aniž by museli instalovat jakýkoliv software. Hybridní konferenci můžeme uspořádat až s 15 sály najednou,“ dodává Svoboda s tím, že KCP nyní může nabídnout klientům na výběr nejen klasické on-line schéma, ale i zapojení 3D virtuálního světa.

Dokonce i největší tuzemské kongresové centrum, O2 Universum s úhrnnou kapacitou 10 000 návštěvníků, sází na hybridní eventy. Stejně jako ostatním mu hybridní akce pomohly přestát období, kdy byly hromadné akce limitovány maximálním počtem účastníků. „Ve spolupráci s AV media events jsme v sále B zřídili unikátní streamingové studio s největší LED stěnou v České republice o velikosti 16 × 4m a možností multimediální prezentace. Jsme tedy schopni přivítat virtuální konference či prezentace,“ vysvětluje Marek Chmátal, business development director společnosti Bestsport, která O2 Universum vlastní a provozuje.

Při přípravě tohoto článku jsme pochopitelně pátrali i po tom, jak jsou na hybridní eventy připraveni provozovatelé mimopražských kapacit. Z řady oslovených však na naše dotazy do uzávěrky odpověděl pouze Jan Klimeš ze společnosti Veletrhy Brno: „Jsme připraveni na jakékoli formy těchto eventů. Naší velkou výhodou je variabilita, takže virtuální studio můžeme zrealizovat jak v některém z konferenčních sálů, tak i ve výstavních halách, kde může být doplněno výstavním exponátem.“ Ano, hybridní akce nejsou jen konference, tento kombinovaný charakter mohou mít i výstavy, veletrhy a další eventy. Kreativitě se v této oblasti meze rozhodně nekladou.

Nezaniknou, ale…

Námi oslovení představitelé kongresových center se víceméně shodují na tom, že v současnosti jsou hybridní akce rozumným řešením, které umožní setkání i v době, kdy mnozí účastníci nesmějí či nechtějí cestovat. A že svůj význam zcela neztratí ani v budoucnu, byť s uvolněním restrikcí se dá očekávat opětovný růst zájmu o akce konané naživo.

 

Výhody hybridizace eventů

  • snižuje náklady na pořádání,
  • umožňuje účast vzdálených řečníků i v době cestovních restrikcí,
  • zvyšuje kapacitu akcí,
  • umožňuje okamžitou zpětnou vazbu a monitorování aktivit účastníků,
  • přispívá k vyšší efektivitě networkingu,
  • dává širší možnosti prezentace sponzorů,
  • snižuje riziko zrušení akce při změně podmínek pro pořádání hromadných akcí,
  • přispívá k zvýšení dosahu sdělení.

 

Virtuální studia mohou nahradit pouze malou část zrušených konferencí či malých eventů. Ekonomický dopad takových akcí na naše hospodaření je však zcela minimální,“ uvádí Jan Klimeš ze společnosti Veletrhy Brno, a otevřeně tak přiznává hlavní nevýhodu hybridních eventů. Ty ze své podstaty nikdy nebudou mít takové ekonomické přínosy jako akce klasické. A to nejen pro provozovatele konferenčních prostor, ale i dodavatele cateringu, hoteliéry, dopravce a další kolečka v soukolí. A tím pádem také pro veřejné rozpočty. Na hybridních eventech ani dnes nikdo nevydělává (tedy krom poskytovatelů audiovizuální a výpočetní techniky), ve všech případech jen tyto akce pomáhají snižovat ztráty, což námi oslovení představitelé kongresových center na rovinu přiznávají.

Z tohoto úhlu pohledu se dá naštěstí konstatovat, že hybridní akce mají i nevýhody, kvůli kterým asi nikdy zcela nepřeváží nad akcemi pořádanými naživo. Ekonomické stránky věci si všímá i Dagmar Alexandra Bernardová z Cubex Centra Praha, podle které ekonomickou výhodnost hybridních eventů ukáže teprve čas. „Je logické, že pro naše ekonomické výsledky preferujeme maximální vytíženost, tedy co největší počty účastníků fyzicky přítomných na akci. Na druhou stranu v dnešní době jsou pro nás hybridní eventy velkým přínosem, protože se uskutečňují i takové akce, které by se bez možnosti tohoto řešení pravděpodobně zrušily,“ uvedla Bernardová. Toto vyjádření samozřejmě platilo na konci září, v polovině října už nebylo možné pořádat prakticky nic.

Důležitým aspektem konferencí a kongresů je aspekt osobního potkávání se, který, jak pevně věříme, nikdy nevymizí,“ hledí do budoucna Milan Svoboda z KCP. Hybridní akce podle něj zůstanou do budoucna standardním doplňkem pro velké zahraniční kongresy, díky kterému se těchto akcí bude moci zúčastnit ještě více lidí z celého světa. „Pro klienty bude důležité mít možnost zasáhnout širší publikum a získat dodatečné příjmy od delegátů, kteří se připojí prostřednictvím on-line prostředí,“ doplňuje Svoboda. S hybridními akcemi podle jeho slov přišel ale také trend zkracování konferencí a sekcí. „Pro on-line posluchače je totiž složité udržet pozornost po celý den, tak jak to bývá při klasické konferenci,“ uvádí Milan Svoboda a připomíná ještě další nevýhodu, která souvisí s on-line aspekty eventů popisovaného druhu: „U světových kongresů zůstanou problémem časová pásma. Například při konání konference v Praze se těžko hledá společný čas, který by dovolil připojení účastníků v Asii a Americe zároveň.“ Teoreticky by se tak mohlo stát, že polední pražskou přednášku bude on-line účastník z New Yorku sledovat ještě v pyžamu a zubním kartáčkem v ruce, zatímco jeho protějšek z Indonésie už bude hladově pošilhávat po misce gorengu k večeři.

Rovněž Marek Chmátal ze společnosti Bestsport nepředvídá hybridním eventům nějakou zvlášť zářnou budoucnost. „Můj osobní názor je ten, že aktuálně se jedná o velmi dobrou alternativu k běžným typům eventů. Nicméně po návratu k ‚normálu‘ nepředpokládám, že budou mít na trhu své místo. Osobní kontakt je pro většinu meetingů či konferencí stěžejní a akce se tedy vrátí ke svému normálnímu fungování a režimu.“ U mezinárodních akcí pak podle něj budou zřejmě hybridní akce využívány ve větším rozsahu i v příštích měsících, alespoň do doby, kdy se úroveň cestování přiblíží předkrizovému stavu. S tím nelze než souhlasit. Zároveň to ale podle všeho znamená, že kamery, střižny, monitory a další propriety používané při technickém zajišťování hybridních akcí budou v pohotovosti ještě dost dlouho…

Autor

Nejnovější články z rubriky Expert

Foto: Shutterstock.com

Hostů na Slovensku přibylo, chybí ale cizinci

Služeb hotelů a dalších ubytovacích zařízení na Slovensku v červenci využilo více hostů než ve stejném období loni, jejich počet byl ale i letos nižší než před koronavirovou krizí. Do země jezdí výrazně méně turistů ze zahraničí. Vyplývá...

Číst více
Foto: Shutterstock.com

Spor o podporu incomingu: zakopou ACK ČR a MMR tomahawk?

Jedno z tradičních klišé říká, že o peníze jde až v první řadě. Mediální přestřelka, která se v posledních týdnech strhla mezi Asociací cestovních kanceláří ČR a Ministerstvem pro místní rozvoj, tuto úvahu podporuje. Zároveň ale relativizuje. Přestože jádrem sporu...

Číst více
Foto: Shutterstock.com

Vznikne nová norma pro online platformy pro rezervaci ubytování?

Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO) zvažuje vytvoření nového pracovního bodu, jehož účelem by byl vznik normy pro online platformy pro rezervaci ubytování vedoucí ke standardizaci jejich provozu.

Číst více