Biduj, biduj, vykrúcaj

Bidding se stal v posledních letech, alespoň v oblasti kongresového turismu, denním chlebem hoteliérů, provozovatelů kongresových center, pracovníků organizací destinačního managementu a mnohých dalších. Pokud parafrázujeme jednu zlidovělou cimrmanovskou hlášku, můžeme konstatovat, že dnes biduje každý – i ten, kdo o tom neví. Ano, dost možná i vy. Ale víte, co to vlastně onen „bid“ je? A co by měl obsahovat tzv. bid manuál? Odpovědi na tyto a další otázky přinášejí následující řádky z dílny společnosti Mag Consulting.

Co je to bid?

Termín ,,bid“ označuje v běžné praxi obchodní návrh. Nutnou součástí bidu je však přesná specifikace předmětu transakce, ceny, za kterou je poptávající ochoten tento obchod uskutečnit, a množství, v jakém je možné danou aktivitu realizovat.

Lze konstatovat, že bid je projevem aktivity osoby, která tímto aktem vyjadřuje svou vůli uzavřít obchod, a také podmínek, za kterých je ochotna tak učinit.

V souvislosti s cestovním ruchem a především pořádáním MICE akcí (Meetings, incentives, conferences and exhibitions) se bidem v podstatě rozumí nabídka zajištění této akce. V závislosti na velikosti akce může být předkladatelem:

• hotel,
• kongresové centrum,
• PCO/DMC,
• město,
• vládní nebo jiná organizace odpovídající za rozvoj cestovního ruchu v destinaci,
• v některých případech dokonce stát v zastoupení příslušné instituce,
• jiná organizace (např. sdružení založené pouze pro tento účel).

U větších akcí se obvykle ujímá organizačního zajištění profesionální pořadatel kongresů (professional congress organizer – PCO), resp. společnost pro destinační management (destination management company – DMC). V praxi se většinou společnost označuje PCO/DMC, protože se zabývá oběma vzájemně se doplňujícími okruhy služeb.

Výhodou profesionálních společností je především skutečnost, že mají osvědčené know-how a zkušenosti, které jsou velmi cenným východiskem při pořádání budoucích akcí. Profesionální společnosti pořadatelů kongresů bývají proto při předkládání bidů (konkurenčních nabídek) jednoznačně úspěšnější než ostatní předkladatelé konkurenčních nabídek.

Profesionální pořadatele kongresů sdružuje Mezinárodní asociace profesionálních organizátorů kongresů (International Association of Professional Congress Organizers – IAPCO). Podle definice této organizace je konkurenční nabídka (bid) obecně definována jako pozvánka k uspořádání mezinárodního kongresu v určité zemi/destinaci.

Bid kritéria

Při úvahách o pořádání kongresu a při jeho realizaci je třeba zvolit s předstihem určitá kritéria, podle nichž budou zcela jasně vymezeny představy o kvalitativních a kvantitativních požadavcích na poskytované služby. Profesionální organizace kongresové akce vyžaduje její naprosto bezchybné a komplexní zajištění. Proto, aby mohl organizátor reálně zhodnotit své schopnosti, uspět se svou nabídkou a následně akci úspěšně realizovat, je třeba zhodnotit určitá klíčová kritéria. K těm patří:

• umístění minulých kongresů dané organizace, potvrzená dějiště pro další kongresy a jejich frekvence,
• obvyklé pravidelné střídání mezi kontinenty,
• následující volný rok,
• existence oficiálního podkladu pro výběrové řízení a směrnice pro prezentaci nabídky,
• specifické požadavky kongresu (počet pokojů, výstavní plochy, standard ubytování, …),
• požadovaná přítomnost, zapojení a podpora příslušného národního průmyslu, jakož i místních orgánů,
• dosažitelnost a dostupnost hostitelské země, všeobecná dopravní infrastruktura a logistika,
• ideální načasování s ohledem na další akce, které se v dané destinaci odehrávají,
• rozpočet kongresu, pokud je tato informace k dispozici,
• místo a datum předložení nabídky,
• pravidla rozhodovacího procesu, podle něhož se vybírají budoucí kongresové destinace.

Tato kritéria představují klíčové otázky, na které je třeba si při úvahách o podání bidu odpovědět. Mezi důležité faktory patří i koordinace prací souvisejících s podáním konkurenční nabídky, především vzájemná spolupráce zainteresovaných orgánů a institucí. V případě destinací je důležité, aby měla zajištěnu nejen technicko-organizační stránku věci, ale i podporu ze strany veřejnosti a aktivní spolupráci státních a samosprávných orgánů.

Pořádání těchto akcí s sebou vždy nese určité riziko, se kterým je třeba počítat. Při zajišťování problematických (rizikových) akcí je nutná úzká spolupráce s bezpečnostními složkami státu.

Bid manuál MICE akce

Bid manuál představuje dokument vydaný organizací, který má za cíl specifikaci požadavků a podmínek realizace konkrétní MICE akce. Tento dokument vydává ta organizace, která má zájem konkrétní MICE akci uspořádat. Bid manuál je klíčovým pro poten­ciální organizátory akce (PCO/DMC a další organizace), uvádí veškeré náležitosti a informace, které by konkurenční nabídka (bid) měla obsahovat.

Obvykle zahrnuje bid manuál tyto aspekty:

• informace o organizaci a akcích, které již v minulosti tato organizace pořádala,
• hlavní cíle organizace a předmětné cíle MICE akce,
• vymezení role a odpovědnosti hostitele,
• logistické požadavky (místo konání, výstavní plochy, ubytovací standard, …),
• požadavky na inspekční cestu do dané destinace,
• informace o průběhu rozhodovacího procesu a způsobu výběru nejlepší nabídky,
• vinformace o požadované dokumentaci k nabídce (pozvánka, záruky, reference, rozpočet akce, …),
• přílohou bid manuálu může být i dotazník shrnující uvedené informace, který zájemce vrací pořádající organizaci.

Perfektní orientace v dané problematice je nezbytným předpokladem pro úspěšné získání kongresu, podceněna by neměla být ani jazyková vybavenost, vzhledem k mezinárodnímu dosahu pořádaných akcí. Bid manuál bývá mnohdy vypracováván v anglickém jazyce.

Cíle MICE akce

Stěžejním cílem MICE akce je především setkání odborníků a partnerů z daného oboru, výměna znalostí a zkušeností, získávání nových kontaktů, a v neposlední řadě také prezentace vlastní činnosti a dosažených výsledků. Pořádané MICE akce obsahují i řadu specifických cílů, které bývají určeny pořádající organizací, a to vzhledem k aktuálnímu dění v oboru.

K těmto specifickým cílům patří:

• výměna konkrétních informací, závěrů a postupů v závislosti na činnosti organizace,
• zhodnocení práce exekutivy organizace od posledního setkání,
• shrnutí vědecko-technického vývoje v daném oboru za určité období,
• prezentace konkrétních nových poznatků, objevů a metod,
• výměna názorů ke konkrétní problematice, návrh řešení společného postupu apod.

Cíle MICE akce specifikuje pořádající organizace v konkurenční nabídce (bidu) zvláště proto, aby potenciálnímu organizátorovi přiblížila obor své činnosti a umožnila přípravnému výboru lépe zpracovat nabídku zaměřenou právě na naplnění těchto specifických cílů akce.

Role a zodpovědnost hostitele

Důležitou součást bid manuálu tvoří specifikace role a zodpovědnosti hostitele (organizátora) příslušné MICE akce. Právě v této části jsou taxativně vyjmenovány činnosti a procesy, za něž plně odpovídá organizátor. Na tomto místě bid manuálu jsou také zcela jednoznačně vymezeny vzájemné vztahy a postavení pořadatele akce a organizátora, nalezneme zde i dělbu odpovědnosti za jednotlivé činnosti a jejich průběh. Z hlediska potenciálního organizátora představuje vymezení role a odpovědnosti jakýsi orientační seznam úkolů, které je třeba v rámci přípravy akce splnit a které jsou pro něj závazné. Konkrétní podmínky a vymezení odpovědnosti vždy závisí na rozhodnutí pořádající organizace.

Logistika

K nejnáročnějším úkolům zajištění MICE akcí patří vždy logistické zajištění, které musí organizátor akce bezchybně zvládnout. Při plánování a realizaci logistiky a organizačně technické stránky pořádané akce je nezbytné, aby veškeré úkony spojené s přípravou a realizací odpovídaly stanovenému rozpočtu akce a aby jednotlivé kroky byly naplánovány a provedeny co nejhospodárněji. Cílem logistické přípravy akce je zajistit maximálně bezproblémový průběh celého kongresu a přitom dbát na efektivní využití pronajatých prostor a dalších prostředků.

Při zajišťování logistické přípravy akce organizátor velmi úzce spolupracuje s managementem konferenčního zařízení, technickými konzultanty, managementem vybraných ubytovacích zařízení a celou řadou dalších subjektů.

Požadavky na místo

Bid manuál ve většině případů specifikuje i konkrétní požadavky na místo MICE akce, a to jak kvantitativně, tak kvalitativně. Týká se to např. minimální kapacity sálu, požadavků na ozvučení, prezentační techniky, klimatizace, zázemí pro média, catering apod.

Požadavky na výstavní prostory

Podstatný marketingový nástroj při pořádání MICE akce tvoří pro organizátora výstavní prostory a technika, neboť jedním z cílů MICE akcí je vždy také prezentace vlastní činnosti a dosažených výsledků jednotlivých účastníků. Stále více zákazníků požaduje speciální exhibiční techniku pro 3D prezentace, audiovizuální prezentace, speciální nasvícení, elektronické informační systémy atd.

Požadavky na ubytovací kapacity

V každém bid manuálu nalezneme také charakteristiku objemu a kvality požadovaných ubytovacích kapacit. Při většině MICE akcí jsou zpravidla požadovány nejméně dvě kvalitativní úrovně ubytovacích zařízení pro běžné a VIP účastníky. Ubytování účastníků MICE akce je vyžadováno v hotelech třídy nejméně tříhvězdičkové, většinou však čtyř- a pětihvězdičkové. Požadovaný objem kapacit odpovídá předpokládanému počtu účastníků. U některých MICE akcí může být požadováno též ubytování nižší kvality pro studenty příslušného oboru, kteří se kongresu účastní.

Organizátor MICE akce musí být schopen zajistit rezervaci ubytovacích kapacit v požadovaném objemu a kvalitě. Ubytovací kapacity musí být také z kongresového centra dobře dostupné.

Inspekce místa MICE akce

Zástupce pořádající organizace podniká inspekční cestu obvykle s určitým časovým odstupem, po předběžném převzetí konkurenční nabídky (bidu). Cílem inspekční cesty je ověřit skutečný stav připravenosti potenciálního organizátora ke splnění požadavků stanovených bid manuálem.

Bid proces (požadovaná dokumentace)

Pod tímto pojmem si musíme představit proces výběru organizátora MICE akce. Tento proces zahrnuje sestavení a zveřejnění bid manuálu, včetně rozhodnutí o místě konání MICE akce a osobě organizátora. Proces výběru místa konání MICE akce a organizátora je klíčovým rozhodnutím, které ovlivňuje celkovou úspěšnost MICE akce, jedná se především o faktický průběh a dosažené výsledky stejně jako a ekonomickou stránku MICE akce. Proto je základním požadavkem kladeným na bid proces požadavek stoprocentní úspěšnosti. Výběr nevhodného místa nebo nekompetentního organizátora by totiž mohl pro danou akci představovat fatální chybu.

Bid manuál také uvádí, jaká dokumentace se k předložení konkurenční nabídky požaduje, a zpravidla též obsahuje alespoň základní informace o průběhu rozhodovacího procesu. Mezi požadované dokumenty patří většinou:

• pozvánka (letter of invitation),
• záruky (written guarantees),
• reference (letters of support),
• předběžné údaje o akci (prelliminary conference information),
• vybavení a ubytovací zařízení (conference & accomodation facilities),
• rozpočet (budget).

Co poradit závěrem? Bidujte ostošest, ale s rozvahou. Bidujte tak, abyste později nebědovali!

Text: Mag Consulting a -pmu-
Ilustrace: Thinkstockphotos.com