Koronavirus ozřejmil význam cestovních politik

Tytam jsou podle všeho doby, kdy si více než polovina pracovníků vyjíždějících na služební cesty objednávala ubytování a další služby dle své libosti. Tedy mimo cestovní politiky nastavené jejich zaměstnavateli. Tvrdí to alespoň ve svém nedávném článku zveřejněném na stránkách společnosti Amadeus její obchodní ředitelka pro Spojené království, Irsko a severské státy Debra Glover. „Budoucnost bude velmi pravděpodobně velmi odlišná. Zaměstnanci budou muset rezervovat své služební cesty prostřednictvím kanálů preferovaných jejich společnostmi, aby byla zajištěna jejich bezpečnost a aby měli aktuální informace o situaci v jednotlivých destinacích,“ uvedla Glover.

Je velmi pravděpodobné, že cestovní politiky firem se v příštích měsících změní. Budou zřejmě muset být nastaveny tak, aby mohly aktuálně reagovat na změny. A jejich dodržování bude muset být také mnohem důsledněji kontrolováno. „Pokud se například úroveň rizika pro některou zemi zvýší, měla by být každá cesta do této destinace schválena managementem či oddělením lidských zdrojů, případně projít příslušným procesem řízení rizik,“ napsala Glover. Aby to korporace efektivně zvládly, budou podle ní vyžadovat nástroje, které budou moci reagovat v reálném čase. „Pragmatické inovace jsou nyní klíčem,“ poznamenala autorka.

Společnost Amadeus nabídla firmám následující tři tipy, které by jim měly pomoci definovat srozumitelnou politiku korporátního cestování, nastavit strategii k jejímu řízení a zajistit, aby měly firmy adekvátní nástroje pro její fungování.

Chápání potřeb jako základ

Zní to možná triviálně, ale realita všedních dnů ukazuje, že je to třeba připomínat. Základem při nastavování firemní politiky je porozumění potřebám zaměstnanců, kteří jsou na služební cesty vysíláni. A také podstatě daného businessu. Chcete-li svým klientům v této oblasti pomoci, doporučte jim provedení auditu, který ukáže, co jejich zaměstnancům na současných cestovních politikách vyhovuje, a co naopak vadí. Dobré je také posoudit obchodní priority, nastavit cíle a pokusit se sjednotit pohled managementu na problematiku bezpečnosti zaměstnanců, růst firmy a minimalizaci nákladů. V této úvodní fázi je rovněž příležitost vysvětlit řadu otázek zaměstnancům, a předejít tak budoucím nedorozuměním a konfliktům.

Stručně, srozumitelně a všem

V okamžiku, kdy dojde k nastavování a zavádění cestovní politiky dané firmy, je třeba mít na paměti hlavní princip – srozumitelnost. Zaměstnanci by zkrátka měli být schopni firemní pravidla pro cestování snadno pochopit. Příslušná směrnice by proto měla být pokud možno stručná a výstižná a zásady předepisované zaměstnancům (a týkající se například používání cestovních tříd v letecké dopravě či povolených kategorií ubytovacích zařízení) by měly být v souladu s celkovou firemní kulturou, napříč týmy a kancelářemi. Smyslem cestovní politiky je minimalizovat cestovní výdaje, ale zároveň také zajistit zaměstnancům během služebních cest pocit bezpečí, stejně jako pocit, že si jich firma váží, což přispívá k jejich produktivitě. Důležité je, aby se zaměstnanci s nově nastavenými pravidly opravdu seznámili. Jednotlivé společnosti k tomu přistupují různě – některé vyžadují podpis zaměstnance na papírové verzi směrnice, jiné využívají modernějších nástrojů. Společnost Amadeus například svým klientům pro tyto účely nabízí produkt nazvaný cytric Travel & Expense, díky němuž se dokument dostane do interního systému dané firmy, a zaměstnanci se s pravidly musejí seznámit před započetím rezervačního procesu.

Investice do technologií

V další fázi musí firma vysílající své zaměstnance do světa přizpůsobit novým pravidlům své technologie. Je jasné, že v současnosti valná většina firem veškeré investice zvažuje víc než kdykoli v minulosti, na druhou stranu investice do správného nástroje může znamenat nižší budoucí výdaje na cestování. Vyplatí se proto investovat do komplexního produktu, který v sobě integruje řadu užitečných nástrojů. Díky použití integrovaného řešení nebudou muset zaměstnanci při rezervování letenek, jízdenek, ubytování a dalších služeb přepínat mezi různými platformami a firma bude mít navíc stoprocentní kontrolu nad tím, že jednotlivé transakce odpovídají vyžadovaným pravidlům.

Dnešní moderní nástroje umožňují firmám kontrolovat rezervační procesy, sledovat a řídit cestovní výdaje a ještě k tomu věnovat péči cestujícím zaměstnancům. A co víc, vše je u těch nejlepších poskytovatelů řešeno prostřednictvím mobilní aplikace, takže zaměstnanci mohou svá cestovní aranžmá řešit kdykoli a odkudkoli.

Výše popsané kroky platí v jakékoli době. V současnosti je ale třeba klást zvýšený důraz na bezpečnost a hygienu, proto Amadeus svým klientům doporučuje sérii kroků doplňkových, které firmám pomohou s řešením problematiky služebních cest v době covidové.

Jak prokličkovat koronavirovými nástrahami?

Firmám se například doporučuje, aby stanovily maximální počet zaměstnanců, kteří mohou cestovat jedním letadlem. Tím by se mělo snížit riziko nákazy většího množství členů týmů a paralyzování chodu firmy.

Dále je důležité průběžně sledovat situaci v různých světových regionech i jednotlivých zemích, pokud jde o zdravotní rizika. Manažeři odpovědní za dodržování cestovní politiky musejí mít přehled, kde hrozí případné problémy, aby tomu zavčas přizpůsobili firemní pravidla. Moderní systémy umožňují manažerům vlastní regiony s jednotnými cestovními pravidly, která lze jednoduše upravovat. Není pak třeba měnit podmínky u každé jednotlivé destinace. I uvnitř daného virtuálního regionu je ale samozřejmě možné upravovat podmínky platné v dané zemi či městě.

Nastavte řízené toky rezervací v závislosti na destinaci, radí dále Amadeus firmám. Ty by podle doporučení sepsaného Debrou Glover měly mít šanci přehodnotit, co mohou zaměstnanci rezervovat sami on-line a kde by měli postupovat spíše off-line s pomocí odborného agenta. Druhá varianta připadá v úvahu například v situaci, kdy hodlá zaměstnanec rezervovat zámořskou cestu s několika zastávkami – v takovém případě nejspíš i on sám uvítá radu zkušeného profesionála, který má přehled o aktuální situaci v té které destinaci. Kromě toho by společnosti měly zvážit všechny formy dopravy nebo dokonce zablokovat cestování do konkrétních destinací. Uvedené kroky nejenže zajistí dodržování nastavených cestovních zásad, ale u řady cestujících mohou eliminovat úzkost a zmatek při rezervování služeb.

„Umožněte cestujícím najít nejbezpečnější trasu s minimálními zastávkami,“ uvedla ve svém článku Debra Glover. K minimalizaci zdravotních rizik může podle ní přispět třeba to, že firmy zaměstnancům umožní vyhledávat pouze přímé/nonstop lety nebo umožní trasování jen přes konkrétní město, které má třeba lepší a rychlejší dezinfekční kontroly na letištích.