GDPR bude letos velmi často skloňovaným pojmem. Leccos se o této problematice psalo i na stránkách časopisu COT. Pozornému čtenáři jistě neuniklo, že se jedná o směrnici, která si klade za cíl ošetřit a sjednotit přístup k osobním údajům. Největším strašákem GDPR jsou pokuty, které firmám hrozí při porušení pravidel. Nařízení sama o sobě, pokud se správně uchopí, tolik drastická nejsou. Jejich implementací se v Previu zabýváme již několik měsíců, hovoříme s právníky a nabyté znalosti předáváme našim zákazníkům.
Podle právní analýzy jde zhruba sedmdesát procent veškeré zátěže na bedra Previa. Je to dáno tím, že provozujeme cloudový systém a data jsou uložena i zpracována na našich serverech. Náš vztah s majiteli a provozovateli ubytovacích zařízení je definován jako vztah mezi zpracovatelem dat a jejich správcem. V duchu Baťova prvorepublikového sloganu Náš zákazník, náš pán se zákazníkům snažíme se zavedením GDPR maximálně pomoci. Kompletními právními podklady budeme vybaveni v průběhu následujících týdnů. Zájemce z řad stávajících i potenciálních zákazníků s nimi seznámíme na zavedené roadshow Kafíčko s Previem. Startujeme v druhé půlce února a do května navštívíme většinu krajů v Česku. Zavítáme i na Slovensko.
Všem vřele doporučujeme v této oblasti provést důkladný audit – ujasněte si, kde všude schraňujete data o svých hostech a o jaká data se jedná. Pokud je máte uložena u třetích stran, zajímejte se, jak je s nimi nakládáno. V případě kontroly z Úřadu pro ochranu osobních údajů (dozorový orgán GDPR) to budete muset doložit. Ideální je vztah se zpracovatelem dat vyřešit zpracovatelskou smlouvou.
Zákazníci nejpoužívanějšího hotelového systému Previo obdrží dodatek smlouvy, který způsob nakládání s osobními údaji hostů ošetří. Kromě smluvní dokumentace připravujeme vzorovou směrnici ubytovacího zařízení. Tento dokument budete muset mít od května pro všechny hosty volně k nahlédnutí. Účelem je poskytnout informace, jak s jejich osobními údaji nakládáte (především kde jsou uložena, jakým způsobem jsou zpracována a jak jsou chráněna).
Obecná definice říká, že za osobní údaje považujeme „jakékoli informace, které mohou být samostatně či spolu s jinými informacemi použity k identifikaci jednotlivce“. Konkrétně se jedná o jméno, pohlaví, věk a datum narození, osobní stav (pokud je využijete k jiným než zákonem nařízeným účelům). Nově do této kategorie spadne například IP adresa či cookie. Směrnice zásadně rozšiřuje chápání pojmu osobní údaj. Našim zákazníkům to doporučujeme mít na zřeteli. Směrnice dále definuje citlivá data, která budou podléhat přísnějšímu režimu. Těmi jsou například data o zdravotním stavu nebo osobní údaje dětí. Obojí se může reálně týkat ubytovacích zařízení.
Určitě doporučujeme dát si tu práci a obeslat všechny své kontakty s novou žádostí o souhlas se zpracováním dat. Buďte konkrétní, získat paušální souhlas na jakékoliv užití již nebude možné. Souhlas se zpracováním osobních údajů (GDPR) vám musí klient udělit samostatně, nepodmíněně a vědomě. Stanovte si, pro jaké účely osobní data potřebujete. Zamyslete se nad tím, k čemu se vám data mohou hodit v budoucnu. O každý nový způsob užití, na který nemáte souhlas, budete muset požádat znovu. A nakonec, ponechte si jen ta data, která opravdu potřebujete. Nejčastěji využijete tři druhy souhlasu. Souhlas se zpracováním osobních údajů, souhlas s marketingovými účely a souhlas se všeobecnými obchodními podmínkami (vč. storno podmínek). Nezapomeňte, že je budete potřebovat nejen od hostů, kteří rezervovali on-line, ale i od těch tzv. z ulice. Všechny souhlasy si pečlivě uschovejte.
Častým dotazem našich zákazníků je, jak postupovat v momentě, kdy host se zpracováním svých osobních údajů nesouhlasí. Připomeňme, že směrnice říká, že souhlasem nelze podmiňovat poskytnutí služby, pro kterou není zpracování osobních údajů nezbytné. Ubytovat hosta můžete. V takovém případě si ale smíte ponechat jen informace nezbytné pro poskytnutí služby. Což jsou přesně ty osobní údaje stanovené zákony (č. 326/1999 Sb., zákon o pobytu cizinců na území ČR, a zákon o místních poplatcích č. 565/1990 Sb., obecně známé jako Domovní a Evidenční kniha). Vše ostatní jste povinni po check-outu okamžitě smazat.
Za zmínku stojí dvě. Od května bude mít váš host právo dotázat se, jaká data o něm schraňujete. Vy jste mu povinni zaslat výstup z databáze ve formě běžně používaného souboru ve lhůtě jednoho až tří měsíců (podle komplikovanosti výstupu). Druhým právem je právo na okamžitý výmaz dat, která o hostu vedete. Ten je nutné provést opravdu důkladně a beze zbytku.
Jak vidno, problematika uchování osobních údajů ve vztahu k nové směrnici GDPR se majitelů a provozovatelů ubytovacích zařízení bytostně dotýká. Pokud chcete být informováni o aktuálním dění, zůstaňte s námi v kontaktu. Sledujte náš blog na adrese blog.previo.cz nebo přijďte na některé ze zmíněných setkání Kafíčko s Previem. Termíny vypisujeme průběžně na našem webu previo.cz.
Vážení čtenáři, Váš oblíbený portál Celyoturismu.cz bude v horizontu 3 měsíců uzavřen. To podstatné z cestovního ruchu – vývoj, statistiky, analýzy, legislativní problematiku atd. – proto nově najdete na zpravodajském portálu Hospodářské komory ČR www.komoraplus.cz a také ve...
Webové stránky destinace Český Krumlov Region zabodovaly jako jedny z nejlepších v republice v soutěži Zlatý erb. V kategorii měst a obcí se umístily na druhé příčce v rámci Ceny místopředsedy vlády pro digitalizaci za nejlepší turistickou prezentaci. Ocenění se předávala...
Na Výstavišti v Lysé nad Labem se včera sešli porotci prestižní soutěže a přehlídky turisticko- propagačních materiálů Turistpropag 2022, aby vybrali vítěze v 19 kategoriích.
