Služební cesty – nutné zlo?

V následujícím spíše teoretickém příspěvku se zamyslíme nad významem služebních cest. Jsou opravdu „nutným zlem", za které je část zaměstnanců považuje? Nebo dokonce přežitkem z minulosti, kterému v době moderních komunikačních technologií zvoní hrana? Anebo mají pravdu ti, kteří tvrdí, že bez osobního jednání se obchod v žádném případě ještě dlouho neobejde? Poukážeme také na určitá úskalí služebních cest.

Téměř každý zaměstnanec občas opustí své stálé pracoviště a je na vyžádání svého zaměstnavatele vyslán na služební cestu či třeba jen na jednodenní školení ve stejné obci.

Zřejmě nejčastějším případem bývá pracovní cesta, kterou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo místo jeho pracoviště. Při obchodních jednáních, která vedete na služebních cestách mimo svoji kancelář nebo podnik, je velice složité přestat myslet na záležitosti, které díky vašemu vyslání zanecháte „doma". Doma obvykle běžíte pozdě na jednání, nestačíte vyřizovat telefonní hovory, které vás neustále vyrušují a nemáte čas se kolikrát ani najíst.

Z práce běžíte domů, aby rodina netrpěla vaší častou nepřítomností. Ale bez ohledu na to, jaké město jste navštívili a v jakém městě právě probíhá dohodnutá obchodní schůzka, která se může protáhnout déle, než bylo plánováno, je více než důležité snažit se vtěsnat do několika málo okamžiků i čas na prohlídku a průzkum té či oné oblasti, kde vlastně jste, neboť takto lépe pochopíte mentalitu, kulturu a místní zvyky, které mohou být vhodně využity při obchodním jednání k dosažení daného cíle, tedy podepsání obchodní smlouvy, a tím pádem uzavření předem plánovaného obchodu.

Bohužel, většina lidí stále chápe služební cesty jako „nutné zlo" a neuvědomuje si jejich důležitost. Služební cesty jsou vedením podniku považovány za součást firemního řízení a strategického přístupu, který podnikům přináší nemalé finanční přínosy. Pozitivní vliv mohou mít na zachování nebo někdy i rozšíření pracovních příležitostí, a tím pádem snížení nezaměstnanosti.

Služební cesta je specifický termín a určuje popis cesty, která je „podstatně delší než váš běžný pracovní den", vyžadující od vás odpočinek i spánek mimo váš domov. Služební cesta může být krátkodobá, většinou trvající jen několik hodin, kdy se po jejím ukončení vracíte do svého domova. Z jistých takticko-profesních důvodů (navázání dlouhodobého obchodního vztahu na osobní bázi), se někdy i několikahodinová jízda přes celé město na setkání s klientem jeví, i když se dostanete do dopravní špičky, jako to nejlepší řešení, místo toho, aby byl tento „výlet" nahrazen „uzavřením" obchodu po telefonu.

Služební cesta může také zahrnovat průběžné a pravidelné vizitace (kontrolní a poradenské činnosti) na různých místech s cílem poskytovat služby nebo jinak pracovat se vzdálenými týmy, které jsou mimo mateřskou základnu. Tento typ cestování je vždy pouze dočasný, protože zaměstnanec se nakonec vrátí domů, na rozdíl od „přemístění", která jsou obvykle trvalá.

Služební cesty jsou i dlouhodobého rázu. Nazývají se spíše „služebním vysláním do místa určení", kde pověřený zaměstnanec může vykonávat pro zaměstnavatele pozici tzv. vyslaného pracovníka (obchodního zástupce).

Cíle pracovní cesty se mohou lišit v závislosti na konkrétních potřebách zaměstnavatele a na druhu odborné kvalifikace či zaměření firmy. Tak například školení zaměstnanců je častou příčinou toho typu cestování, kdy se zaměstnanci pracující pro větší koncern po celé republice nebo v jiných koutech světa, dostanou do „ústředí", kde toto hromadné školení probíhá.

Obrovský vývoj v oblasti počítačů a vzdělávacích softwarů zmírnil potřebu takovýchto služebních cest v mnoha oblastech, převážně z ekonomických důvodů (šetření nákladů), když se pořádají videokonference či videoškolení. I přes tento moderní trend, kdy se společnosti tzv. propojují stále vyspělejší technikou, některé z nich i v době hospodářské krize stále vyžadují školení svých zaměstnanců osobně.

Nepříjemná úskalí, která na vás čekají na vašich služebních cestách v zahraničí při obchodních jednáních, kdy je důležité je překonat:

Připravte se, že jednání často komplikují různá byrokratická omezení té či oné země. Bez trpělivosti, cílevědomosti a výběru místního obchodního partnera s úzkou vazbou na místní „administrativní" orgány se od svého zamýšleného cíle spíše vzdalujete.

Pokud začnete na obchodního partnera vyvíjet nátlak, je málo pravděpodobné, že se vám podaří uzavřít kontrakt hned při prvním jednání (což se projeví navýšeným rozpočtem určeným na služební cesty).

Při obchodních jednáních nikdy svého partnera nepodceňujte.

Vždy mějte po ruce své obchodní vizitky. Obchodní schůzka bez výměny vizitek nejeví důvěru. Stejně důležitý je i vzhled (layout) vizitky.

Nikdy nekritizujte místní zvyklosti, nehodnoťte politické názory a nikdy nežertujte na adresu obchodního partnera, protože vašim obchodním protějškům sice nechybí sebereflexe, ale navenek vystupují jako vlastenci.

V České republice vysílá své zaměstnance na služební cesty okolo 84 procent firem. Většina firem pro své zaměstnance rezervuje ubytování ve tří- a čtyřhvězdičkových hotelech. Nepoužívá-li firma služeb specializované cestovní kanceláře nebo nezaměstnává-li takto zaměřeného profesionála, zajišťují ubytování ve firmách asistentky, tak jak tomu bývalo již dříve, ale v posledních letech jsou nuceni si ubytování zajišťovat „vyjíždějící" zaměstnanci sami. Hlavními kritérii pro výběr ubytování v takových případech obvykle jsou:

1. kvalita ubytování a cena pokoje (využití nabízených slev při věrnostním programu za opakované rezervace),
2. last minute cena,
3. vzdálenost k místu schůzky,
4. možnost parkování,
5. slevy za věrnostní program formou volného vstupu do wellness atd.,
6. nabídky slevových portálů.