Služební cesty a aktuální trendy

Obor nazývaný business travel je starý jako lidstvo samo. Podle všeho jde o nejstarší formu turistiky. Pračlověk se nevydával na cesty do území cizích kmenů jen proto, aby se podíval, jaké tam rostou přesličky, okusil tamní úpravu mamuta a zhodnotil, jaký střih kožešin se zrovna nosí. Chodil za obchodem! A jak přibývalo lidí, zintenzivňovaly se také jejich obchodní styky a vše dostávalo jakýs takýs řád. Dnešním obchodníkům už samozřejmě na jejich cestách nestačí přespat někde v závětří na houni a ráno se svým tovarem pokračovat dál, ale princip business travel se prakticky nezměnil. Co se však proměnilo velice, jsou prostředky.

Neustále vznikají nové technologie, které mají oblast služebního cestování zjednodušovat a zrychlovat, leč vývoj jde tak rychle, že se v tomto oboru orientuje jen málokdo. Dnešní svět služebních cest je tak svým způsobem mnohem větší džunglí, než tomu bylo v prvopočátcích. Bez přehánění lze proto konstatovat, že neustále roste důležitost cestovních kanceláří, jejichž úkolem je klienty tímto komplikovaným světem bezpečně a rychle provést. Průvodci mají přehled o všech novinkách v oboru, řadu z nich mají dokonce sami na svědomí. Co ale ovlivnit nemohou vůbec, nebo jen v omezené míře, jsou trendy, které trhem se služebními cestami hýbou. Podívejme se na některé z nich.

Zdražování

Nejpoptávanějšími produkty v oblasti business travel jsou zcela logicky letenky, ubytování, služby autopůjčoven a případně další doprovodné služby. Z tohoto faktu pak vyplývají trendy v cenové a nákladové oblasti. Charakteristickým rysem posledních let je růst cen na straně jedné a snaha minimalizovat firemní náklady na straně druhé. Korporace stále více hledí na to, kolik a za jaké služby jejich zaměstnanci utrácejí. Není to ještě tak dávno, kdy se laikovi začaly při zaslechnutí sousloví „zahraniční služební cesta“ honit hlavou nejrůznější romantické myšlenky. A do určité míry oprávněně – služební cesty byly de facto svého druhu odměnou. Už samotná cesta letadlem byla synonymem čehosi výjimečného či nedostupného. Cestoval-li do zahraničí vysoký manažer, nezřídka sáhl po letence v obchodní, či dokonce první třídě. Podobně tomu bylo s hotelovým ubytováním – firmy (a to i na západ od našich hranic) až tak moc neřešily, pokud se na účtu za hotelové ubytování jejich zaměstnance objevil nějaký ten „panák“, sumička za sledování erotických filmů a podobné položky. Ostatně ony to ani moc sledovat nemohly, často byly tyto extra služby schovány v celkové sumě a nikdo neměl šanci rozklíčovat, za co že zaměstnanec firemní peníze utratil. Dnes je vše jinak – moderní systémy a technologie umožňují firmám do detailů sledovat čerpání svěřených prostředků zaměstnancem. A jinak to už nebude, tlak na snižování nákladů je celosvětový a neustále sílí. Svoji roli přitom sehrává také stav té které ekonomiky.

Jedním z nejdůležitějších trhů se služebními cestami jsou Spojené státy americké. A právě ekonomická recese v USA měla za následek další škrty v rozpočtech firem na business travel a incentivy, podle některých odborníků srovnatelné pouze s těmi po 11. září 2001.

Euroamerická kultura se neustále zrychluje a svět business travel není výjimkou. Čas jsou zkrátka peníze…

Navzdory snižujícím se rozpočtům na firemní cesty však trh s tímto produktem stále roste. V praxi tak lidé cestují čím dál více, ale vynakládají stále nižší částky. To není příliš dobrá zpráva pro manažery cestovních kanceláří – pro dosažení stejných či lepších hospodářských výsledků musejí vynaložit mnohem více práce. Firmy v USA častěji apelují na své zaměstnance, aby zvažovali nezbytnost svých služebních cest a aby při nich šetřili. V mnoha firmách začínají platit restriktivní pravidla pro služební cesty – zaměstnanci musejí bookovat jen nejlevnější tarify, ubytovávat se po dvou a jen v hotelech, které předem odsouhlasil zaměstnavatel. A roste také důležitost alternativ k setkáním tváří v tvář, jako jsou telefonické či internetové konference. Evropský trh není ekonomickou recesí postižen tak silně jako trh USA, proto ani škrty ve firemních výdajích na služební cesty nejsou tak drastické, nicméně patrné jsou.

Trendy v letecké dopravě

Asi nejznatelněji se projevují ekonomické faktory v dopravě. Ač se to s nástupem nízkonákladových dopravců mohlo zdát jako bláhovost, businessmani dnes opravdu čím dál častěji cestují právě s nimi. Důvod? Cena! Letenky se dnes sice prodávají za nižší ceny než před pár lety, ale i tak představují nezanedbatelný výdaj, navíc výdaj rostoucí v důsledku růstu ceny paliv. V polovině února letošního roku byly ceny letenek v první a obchodní třídě o 12,4 % vyšší než ve stejném období loňského roku, v třídě turistické pak o 6,2 %. Vyplývá to z nedávné zprávy zveřejněné Sabre Travel Networks. Zájem o služby low-cost dopravců, kteří většinou své ceny dlouhodobě drží, proto není překvapivý. Na dlouhých trasách ale pochopitelně stále převládají dopravci klasičtí. Podobně rostly také ceny autopůjčoven a dalších služeb.

V letošním roce se očekává další růst cen letenek, ovšem znatelně pomalejší. Podle analytické zprávy BCD Travel by měl dosáhnout maximálně 2 – 4 %, korporátní tarify by měly vzrůst maximálně o 2 %. Konkurenční American Express pak očekává meziroční růst cen letenek o 1 – 4 % v případě ekonomické třídy krátkých letů, v business class dlouhých letů firma předvídá nárůst o 5 – 8 %. Firmy poptávající letenky na transatlantické lety vkládají velká očekávání do dohody „Otevřené nebe“, uzavřené mezi Evropskou unií a USA, která vstoupila v platnost minulý měsíc. Na jejím základě by se měla postupně rozšířit nabídka spojení mezi těmito dvěma kontinenty a snížit by se naopak mohly ceny letenek. A jelikož by se měla uvolnit pravidla pro code-sharovou spolupráci na těchto linkách, firmy by tak v budoucnu mohly ještě více profitovat z korporátních slev, které jim poskytují letečtí dopravci. Na transatlantických linkách by se navíc mohli začít objevovat i nízkonákladoví dopravci.

Trendy v ubytování

Ceny za hotelové ubytování jsou jedním z hlavních faktorů, kvůli kterým se v oblasti business travel hovoří o všeobecném zdražování. Pultové ceny, za které se nabízejí hotely ve většině zemí, neustále rostou. A to ještě rychleji než ceny letecké přepravy, pochopitelně v různých regionech různě dynamicky. Odhady American Express hovoří o asi 11 – 14% růstu ve středním a vyšším hotelovém segmentu pro letošní rok. Za růstem je podle expertů třeba hledat rychlý růst poptávky po ubytování a pomaleji rostoucí kapacitu. Hoteliéři si tak mohou do značné míry diktovat podmínky. Firmy poptávající ubytování pro své zástupce se budou v letošním roce častěji setkávat například s požadavky na minimální či maximální dobu pobytu, s poplatky za předčasný odjezd apod. Dalším trendem jsou pak rostoucí investice do rekonstrukcí kapacit, zejména v nižších třídách. Tím se sice zlepšují podmínky pro ubytování cestujících businessmanů (pro které je například přístup na internet, pokud možno bezplatný, alfou a omegou při volbě hotelu), na druhé straně se prostředky vložené do rekonstrukcí projevují na dalším růstu cen.

Růst cen hotelového ubytování není samozřejmě rovnoměrný, předpovědi se liší kontinent od kontinentu. Zpráva American Express předpovídá zhruba 4 – 7% růst cen v Severní Americe, 12 – 14% růst v Evropě, 8 – 12% v Latinské Americe a 18 – 22% zvýšení cen v oblasti Asie a Tichomoří. Velké rozdíly jsou pochopitelně i mezi jednotlivými městy v daných regionech. Dokážete odhadnout, která světová metropole nabízí nejvyšší průměrné ceny hotelového ubytování? Tipujete-li Moskvu, máte dobrý odhad – s průměrnou cenou ve výši 248 GBP byla suverénně na špici, ceny v druhém New Yorku byly loni v průměru o 60 GBP nižší, jak vyplývá z nedávno zveřejněné zprávy dalšího z klíčových hráčů v oblasti business travel – Hogg Robinson Group.

Zdroj: Hogg Robinson Group

Zkracování

Dalším z trendů, které hýbou oblastí business travel, je zkracování. A to zdaleka ne to, které si tak pochvalovali mužští hrdinové ve filmu Postřižiny, nýbrž zkracování délky služebních cest. Doba se zrychluje, rozpočty se tenčí, ceny rostou, stále více se hledí na efektivitu práce – to vše vede k tomu, že zaměstnanci vyjíždějící na služební cesty jsou tlačeni k co možná nejkratším výjezdům. V úvahu už proto nepřipadá ani někdejší spojování služebních cest s individuálním leisure programem.

Nové technologie

Do světa služebních cest stále více pronikají nové technologie – a to ze strany klientů, poskytovatelů služeb i zprostředkovatelů. Fenoménem posledních let je pochopitelně internet. Kdo není na síti sítí, jako by nebyl. A pak samozřejmě on-line transakce. Téměř každý hotel má webové stránky, na kterých je možno zarezervovat ubytování. A nákup letenek prostřednictvím webu je dnes již také zcela běžnou realitou. Zdálo by se tedy, že vše je naprosto jednoduché a že zařídit si služební cestu po internetu může během pár minut každý. Jenže zdání klame. To, co bylo vyvinuto pro zjednodušení práce, ji paradoxně může pěkně komplikovat. Člověk, který se rezervacemi cestovních služeb nezabývá každodenně, se ve spleti nabídek leteckých společností, hotelů, autopůjčoven, restaurací a dalších subjektů snadno ztratí. Jistě, koupit letenku z Prahy do Londýna zvládne každý. Nejspíš ale nedokáže najít ten úplně nejvýhodnější tarif. A zarezervovat ubytování v centru britské metropole nejspíš také. Ale komplikovanější případy už jsou nad síly běžné asistentky, na to už je třeba specialisty, případně celého cestovního oddělení. Jenže potíž je v tom, že vydržovat si vlastní oddělení o několika lidech, kteří by se zabývali jen touto činností, si může dovolit jen málokdo. Dokonce i ty největší korporace vesměs shledávají jako výhodnější svěřit aranžmá služebních cest svých zaměstnanců specialistům.

Určitým kompromisem mezi modelem, kdy si služby zajišťuje každý klient sám, a variantou, při které je touto činností pověřena cestovní kancelář a její zaměstnanci, je situace, kdy cestovní kancelář poskytne zákazníkovi za nevelký poplatek jeden či více rezervačních terminálů, pomocí kterých si může zákazník určité služby rezervovat sám.

Jak se můžete dočíst v rozhovorech s českými kapitány business travel průmyslu, čím dál větší roli hrají v životě jejich firem technologie, které si tyto firmy samy vyvíjejí a jejichž úkolem je ještě více těmto specialistům zjednodušit práci. Dá se předpokládat, že význam takovýchto řešení v budoucnu ještě více poroste. Právě ona totiž budou vytvářet rozdíly mezi jednotlivými firmami a poskytovat jim konkurenční výhody.

Pocit bezpečí

Události z 11. září 2001 měly zásadní vliv na bezpečnostní otázky spojené s cestováním. To s přívlastkem business nevyjímaje. A zdaleka není řeč jen o bezpečnostních příplatcích, které lidé cestující za businessem platí v cenách letenek. Obavy o svoji bezpečnost mají nejen samotní cestovatelé, ale pochopitelně také firmy, které je do světa vysílají. Proto cestovní kanceláře specializované na business travel zavedly produkty, díky kterým mají přehled o tom, kde se jejich klienti v kteroukoli denní či noční hodinu nalézají a v případě krizových situací je mohou kontaktovat, zjistit jejich stav a potřeby a případně navrhnout další bezpečný průběh jejich služebních cest. Rovněž u těchto produktů se dá předpokládat ještě další vývoj, bezpečí bude i nadále v centru pozornosti.

Odměny zprostředkovatelům a etika podnikání

Z výše uvedených trendů je patrné, že oblast business travel prošla v posledních letech poměrně radikálním rozvojem. A že další podobně dynamický vývoj se ještě dá očekávat. Navíc je třeba si připomenout, že se mění role cestovních kanceláří. Z prodejců se čím dál více stávají partnery svých klientů. Průvodci, jejichž úkolem je zákazníkům poradit s výběrem správného produktu, pomoci vyhledat cenově nejvýhodnější nabídku, zprostředkovat potřebné informace a podobně. Cestovní kanceláře specializované na business travel totiž již dávno neživí samotný prodej letenek a dalších služeb. Provize z letenek jsou de facto nulové, odměnou prodejci je dnes tzv. transakční poplatek. Námi oslovení manažeři cestovních kanceláří zaměřených na služební cesty se shodli, že v českých podmínkách jde často o hlavní kritérium, na základě kterého se klienti rozhodují pro tu kterou cestovní kancelář. A to je kamenem úrazu – jak je možné, že někteří z hráčů na trhu mohou ve výběrových řízeních nabízet své služby za nulové transakční poplatky, případně ještě potenciálnímu zákazníkovi slibovat, že mu vrátí část z incentivní provize, kterou získají od letecké společnosti za odběr letenek v určité hodnotě? Zdá se, že český trh se služebními cestami je v mnoha ohledech srovnatelný s těmi nejvyspělejšími. Ale v oblasti etiky podnikání mají někteří hráči na trhu ještě co dohánět…

Text: Petr Manuel Ulrych
Foto: © isifa/Ablestock, SXC.hu, Ugur Can