Prague Convention Bureau – dva roky poté

Před dvěma lety Amerika již otevřeně hovořila o krizi, ale my jsme ji odmítali brát příliš vážně a nedokázali jsme domyslet, jaký vliv na nás mohou mít dopady světové krize a co to může udělat s cestovním ruchem, potažmo s kongresovou turistikou u nás. Naštěstí vývoj na české scéně tomu tak chtěl a právě před dvěma lety došlo k výrazné změně v propagaci Prahy jako atraktivní kongresové metropole. Do té doby ne příliš fungující Pražská asociace kongresové turistiky (PAKT) prošla diametrální změnou ve všech směrech a do práce se pustila s novými lidmi v čele, a především s novým pozitivním nábojem Prague Convention Bureau (PCB). Dá se říci, že to bylo právě včas. Změna v marketingové a obchodní činnosti v rámci zahraničních trhů byla na počátku krize nutností. Co se za ty dva roky povedlo a co ne?

Valná hromada Prague Convention Bureau hodnotila 7. dubna na svém zasedání v hotelu Holiday Inn PCC nejen období od loňské valné hromady, ale celé dva roky své činnosti. PCB s novým představenstvem, novou administrativou, ale v neposlední řadě i s novou a výrazně rozšířenou základnou si dala nové plány a cíle. Většinu z nich se daří plnit a propagace Prahy jako nejlepší kongresové metropole nejen v Evropě, ale i ve světě se za dva uplynulé roky posunula výrazně dál. Výčet splněných úkolů byl obsažný, ale na valné hromadě zazněly i kritické hlasy. Ostatně konstruktivní kritika, pokud ji dokážeme přijmout, může mnohé věci zlepšit a posunout kupředu.

Skutečnost, že kongresová turistika je významným segmentem národního hospodářství, potvrdil ministr pro místní rozvoj Rostislav Vondruška, nejen samotnou přítomností v úvodu valné hromady, ale také zmínil přípravu průlomového materiálu o koncepční podpoře MICE průmyslu ze strany vlády. Při svém krátkém vystoupení srovnával: „MICE průmysl v ČR má více multiplikačních efektů než filmový průmysl, který takovouto podporu již získal.“ Materiál bude připraven pro vládu, která nastoupí po květnových volbách. Na dotaz, jak ovlivní existenci tohoto materiálu výsledky voleb a nové složení Parlamentu i vlády po volbách, odpověděl ministr: „Úspěšnost materiálu nezáleží ani tak na složení Parlamentu po volbách, podpora MICE jde napříč politickým spektrem. Záleží na tlaku prosazování podpory MICE,“ a dodal: „Cesty jsou dvě – buď to může být poslanecká iniciativa, nebo to může být iniciativa ministerstva ­formou vládního návrhu.“ V každém případě to nebude dřív než na podzim.

Před dvěma lety a nyní

Krátké ohlédnutí za vývojem během dvou uplynulých let udělala Jade Sebek, ředitelka PCB. Popsala prvotní představu všech, kdo stáli u zrodu PCB: „Před dvěma lety jsme si všichni spolu říkali, že potřebujeme dobře fungující convention bureau, které bude správně propagovat Prahu jako nejlepší kongresovou destinaci, bude transparentní, bude si vytvářet silnou pozici na trhu jak v zahraničí, tak doma, bude mít podporu státu i města a bude to organizace, co může nejen ovlivnit náš business, ale i poposunout nás všechny dál…“

Začátky však nebyly snadné. PCB musela začít se vším znovu, na základě nových strategických a marketingových plánů. V roce 2008 ale měla na svoji práci budget pouze okolo 2,6 mil. Kč, převážně z členských příspěvků. V roce 2009 se již podařilo rozpočet navýšit na 6 mil. a v letošním roce je předpokládaný rozpočet přes 10 mil. Kč. V roce 2008 měla PCB dva a půl zaměstnance, což je přinejmenším úsměvné, když to porovnáme se světovými convention bureau. Dnes má PCB pět zaměstnanců na plný úvazek a dva na částečný a plánuje další posilu v marketingu. To s sebou samozřejmě přináší více nových aktivit než v minulosti (bidding, Ambasador Program, direct marketing na kvalifikované kontakty, kvalitní PR v zahraničí…).

Tabulka 1 – Prague Convention Bureau v číslech za rok 2009

Co vše se v uplynulém období podařilo realizovat

Nové webové stránky ( www.pragueconvention.cz ), jejichž součástí je od září loňského roku v členské sekci nový transparentní systém rozdělování poptávek. PCB není agentura (DMC), nenabízí produkty, nabízí Prahu jako destinaci, proto je jejím úkolem předat jakoukoliv poptávku transparentně členům. Problematika řešení poptávek ale není snadná a stále se vyvíjí, hledají se vyhovující, optimální, ale hlavně transparentní cesty.

Poprvé v historii byly vytvořeny tzv. „Key Selling Points“ – vizuály Prahy jako kongresové a incentivní destinace. Praha získala svůj první komplexní prezentační materiál o možnostech pořádání kongresů a akcí v Praze – „Meeting Planners Guide Prague“ (jako samofinancovatelný projekt jej pro PCB připravilo vydavatelství COT media). Byla realizována cílená inzerce i PR v zahraničních i domácích médiích.

Mezi nejvýznamnější požadavky členů patřil rozvoj v oblasti obchodu, prodej destinace, systematizace poptávkového systému a vyrovnání úrovně služeb se zahraničními convention bureau. Jak byl business development hned ve druhém roce činnosti PCB úspěšný, vidíte z Tabulky 2.

Tabulka 2 – Business Development – statistiky 2009

Plány pro rok 2010

Předpokládaný počet členů PCB v roce 2010 je 110 a plánů pro tento rok má opravdu hodně. Jejich úplný přehled a popis by vydal na samostatný článek, a tak alespoň v krátkosti. V oblasti marketingu plánuje PCB orientaci na PR na zahraničním i domácím trhu, aktualizaci webových stránek, komunikaci prostřednictvím sociálních sítí, ale také marketing na stránkách Google.com, starcite.com, cevent.com. Připravuje větší marketingovou kampaň na veletrzích EIBTM a IMEX atd. Zaměřovat se bude PCB i nadále na pět hlavních cílových trhů: Velká Británie, Francie, Německo, Benelux a USA.

Cílem v letošním roce je 36 BIDů, jejichž výsledkem bude 15 000 noclehů. V rámci PCB začala pracovat dvě oddělení – jedno pro jednání s asociacemi, druhé pro jednání s korporátní klientelou, protože způsob práce s oběma cílovými skupinami je odlišný. V neposlední řadě bude i nadále PCB usilovat o podporu státu i města pro velké akce. Dále bude spolupracovat s ministerstvem pro místní rozvoj a agenturou CzechTourism na tolik potřebných statistikách MICE.

Nově byl na valné hromadě schválen Etický kodex člena PCB, který vymezuje základní postoje a jednání členů PCB v souladu s posláním a výkladem institutu „Convention Bureau“ ve světě. Porušení etického kodexu povede k vyloučení člena a rozhoduje o tom představenstvo.

Co je potřeba zlepšit

Kritika, která přinesla věcnou diskusi, zazněla již dříve směrem k vnitřní komunikaci mezi administrativou, představenstvem a členskou základnou. Díky včasné zpětné vazbě, a hlavně díky společným záměrům je možné vše řešit ke spokojenosti většiny členů. Jednou z cest lepší komunikace je rozvoj členské části webu a systém e-mailingu nejen klientům, ale také členům.

Velmi diskutovaným tématem na valné hromadě byla spolupráce s Magistrátem hl. města Prahy. Jan Adámek, předseda představenstva PCB, prezentoval několik zlomových kroků, které se ve spolupráci magistrátu a PCB podařily. Mezi ně patří např. podpora kongresovému průmyslu v Praze (příspěvek na kandidaturu 125 000 Kč, příspěvek na každého přivezeného účastníka velkých kongresů 10 eur na osobu, Open Congress Card – zdarma MHD na tři dny pro účastníky kongresů), jednorázová finanční podpora v rámci Projektu partnerství, účast primátora Pavla Béma na jednom zasedání představenstva a jeho osobní podpora Ambasador programu, již dlouhodobě kvalitní vztahy s odborem cestovního ruchu, s radním i s náměstkem pro cestovní ruch atd.

Co se však doposud nepodařilo – zajistit trvalé a systémové financování PCB a kongresového průmyslu ze strany Magistrátu hl. m. Prahy (na rozdíl od systémové podpory ze strany ministerstva pro místní rozvoj.)

Kritika padla především na Projekt partnerství, ve kterém Hl. město Praha drobí vcelku významné prostředky několika komerčním subjektům bez významnějšího efektu pro destinaci jako takovou, bez transparentnosti a s nelogičností v načasování těchto financí. Jednoznačný názor ze strany členů PCB je, že garantované systémové peníze jsou pro destinaci a MICE mnohem důležitější než současná forma Projektu partnerství, která pouze pomáhá zlepšit rozpočty několika firem.

V závěru valné hromady ještě přišla řeč také na důvody vzniku Czech Convetion Bureau (CZCB), vznik regionálních kongresových kanceláří a postavení PCB v tomto systému.

Eva Frindtová

www.pragueconvention.cz