Chcete-li být úspěšným provizním prodejcem produktů cestovních kanceláří, neobejdete se pravděpodobně bez řešení, které dostane vaše podnikání na internet a současně pomůže systematizovat a zjednodušit rutinní činnosti. Pro tato řešení se ustálil souhrnný název „cestovní systém“ a na trhu jich naleznete několik.

Jaké nástroje by měl dobrý cestovní systém nabídnout? Jednoznačně odpovědět nelze, vždy záleží na zaměření, cílové klientele a zkušenostech každého jednotlivého provizního prodejce. Někdo se dokáže prosadit ryze v internetovém prodeji, a to i na několika trzích současně (např. v ČR a SR nebo v SR a Maďarsku), někdo naopak dokáže efektivně oslovit klientelu v místě svého podnikání a internet pro něj představuje jen doplňkový prodej. Tomu pak odpovídají požadavky na jednotlivé nástroje, jejich komplexitu a další vývoj.

Obecně vzato, v každém dobrém cestovním systému byste měli nalézt řešení pro:

Internetový prodej produktů CK (B2C)

Web s nabídkou produktů vámi vybraných CK, s možností strukturování nabídky v rámci celého webu (např. tvorba top nabídek, stránek zaměřených na konkrétní destinace atd.);

Redakční systém umožňující práci s grafickou a obsahovou podobou webu

Agenturní prodej produktů CK (B2B)

Jednoduchou a výkonnou vyhledávací masku pro tvorbu nabídek pro klienty s možností porovnání jednotlivých produktů, rychlým odesláním na e-mail klientovi nebo exportem do tiskových sestav (např. souhrnná nabídka více produktů pro možnost výběru, leták do výlohy atd)

Realizaci marketingových aktivit

• Nástroje pro kontinuální práci s on-page faktory v rámci SEO
• Tvorbu newsletterů z vybraných produktů CK a jejich rozesílka s vyhodnocením úspěšnosti jednotlivých kampaní
• Uživatelské účty klientů s možností tvorby automatických nabídek dle předvolených kritérií klientů
• Možnost implementace dalších marketingových nástrojů, např. pro remarketing atd.

Správu obchodních případů a fakturaci

• Backoffice umožňující systematizaci a evidenci obchodních případů od poptávky přes rezervaci a vytvoření smlouvy až po fakturaci
• Evidenci klientů a všech informací souvisejících s jejich poptávkami, objednávkami, smlouvami atd.
• Tvorbu a evidence faktur, pokladních dokladů a jejich export do vybraných účetních systémů

Rozsah a cena řešení

Většina cestovních systémů funguje v režimu SaaS (sofware jako služba) a k jejich používání nepotřebujete nic jiného než webový prohlížeč a připojení k internetu. Pořizovací investice se pak pohybují v řádech několika set až tisíců korun v rámci měsíčních licenčních poplatků v závislosti na vybraném cestovního systému a jeho konkrétní variantě.

Budoucnost

Z logiky věci bude jakýkoli cestovní systém vždy komunikovat s cestovní kanceláří, respektive s rezervačním systémem, ve kterém CK pracuje se svými produkty. Zde se dostáváme k zásadní problematice, která bude vždy ležet v základech jakéhokoli cestovního systému a do značné míry určovat jeho kvalitu – konsolidace produktů CK, jejich aktualizace a další práce s již konsolidovanými produkty CK.

Domnívám se, že spolupráce s většinou rezervačních systémů, které lze nalézt na českém, slovenském a maďarském trhu, je bezproblémová a umožňuje konsolidaci dat v potřebné kvalitě. To však neznamená status quo, které by představovalo ideální stav. Při (velmi zjednodušeném) srovnání možností, které nabízejí rezervační systémy např. v Německu, máme společně – cestovní systémy a CK – záměrně nepíši rezervační systémy, vždy je to o přístupu a obchodní politice CK – možnost posunout se v efektivitě provizního prodeje o kus dále. Za všechny zmíním pouze jednu konkrétní nevyužitou příležitost. Je jí de facto neexistence spolehlivých webových služeb pro tvorbu customizovatelných IBE, ať už pro využití v B2B, nebo B2C prodejních kanálech.

Rezervační systémy –
orientační mapa pro CK

Pokud již cestovní kancelář má, nebo chce mít, více než stovky klientů za rok, musí si pro udržení pořádku evidovat nakoupené a prodané kapacity v nějakém rozumném systému. Pod jedním termínem se ale skrývá řada představ.

Podívejme se, z čeho se tedy rezervační systémy skládají:

• Základem mnoha systémů je evidence nejrůznějších nakupovaných či vlastních kapacit. Tuto evidenci řeší Inventární modul či Inventory. Je to sklad informací a služeb, připravených pro dalších zpracování.
• Nad evidencí dostupných kapacit s různým způsobem zajištění (garance, alotment i na vyžádání) pracuje kalkulační modul. Ten umožní jednak sestavovat balíčky služeb – zájezdy (doprava + ubytování + další služby) a pro různé kombinace na základě nastavení cenové politiky (marže) počítá koncové ceny.
• Jádrem rezervačního systému je rezervační modul založený na evidenci obchodních případů. Zde je uchováno co, kdo a kdy si rezervoval, zakoupil či poptal.
• Finanční modul se stará o záležitosti financí. Vystavuje faktury, eviduje platby. Většinou mají systémy vlastní pokladny či párování výpisu z bank.
   

Vedle těchto modulů, které naleznete u každého rozumného rezervačního systému, existují i pokročilejší moduly a funkce, jako je např. Yield management (práce s cenou a pře-obsazeností pro maximalizaci zisku), či Business inteligence (statistiky prodeje, pohled na data, získávání znalostí o trhu a vytváření automatických inteligentních zásahů).

Rezervační systémy a doba webová

Výše uvedené agendy jsou přístupné jen zaměstnancům cestovní kanceláře pod heslem v on-line aplikacích nebo se u starších systémů musejí instalovat přímo na váš počítač. Vedle těchto agend jsou však k dispozici další části, které jsou graficky variabilnější a viditelné pro koncové zákazníky či provizní prodejce a partnery. Mluvíme o webové části rezervačního systému. Ta plní následující úlohy:

• vyhledání zájezdu či služby,
• prezentace zájezdu či služby,
• on-line rezervace zájezdu či služby,
• on-line zaplacení,
• on-line odbavení.
   

Webová část může mít specializované sekce, kam se návštěvník dostane jen pod heslem. Jsou to sekce např. pro registrované klienty, sekce pro provizní partnery, roomingové sekce pro partnery v destinaci atd. Webová část je marketingovým výkladem pro zákazníky a partnery a musí být dobře přístupná také pro roboty, které registrují obsah ve vyhledávačích (SEO).

Pokročilé systémy mají vlastní redakční modul, který veřejné stránky i specializované sekce spravuje, a u každé cestovní kanceláře tak může grafika vypadat jinak, anebo může prezentace upřednostňovat jiné aspekty produktu.

S rezervačním systémem bývají propojené mobilní aplikace. Každá mobilní aplikace řeší nějaký aspekt systému pro úzkou koncovou skupinu uživatelů – běžní klienti, klienti s odbavením, delegáti, partneři, manažeři atd.

Spolupráce – cesta rychlého růstu

Aby rezervační systém nebyl osamělý a veškerá data nemuseli zástupci cestovní kanceláře plnit jen ručně, je zvláště poslední dobou zvykem propojovat se do světa, do jiných systémů. Cestovní kancelář tak získá užitečný zdroj dat a polotovarů pro své vlastní produkty či zdroj cizích produktů a služeb pro své prodejní kanály.

K propojení máme řadu nástrojů:

• GDS systémy: Vyhledáte a rezervujete z velké nabídky třeba i stovek tisíc zařízení. Partnerem a dodavatelem je pro vás přímo GDS systém.
• Chanell manažery: Jste propojeni s hotelem, se kterým uzavíráte konkrétní či rámcové smlouvy a veškerá komunikace pak jde již čistě elektronicky.
• Individuální API: Propojení na systémy pojišťoven, dopravců, účetní systémy atd., stavěné většinou na míru daného partnera.
• Konsolidační systémy pro agentury: Váš produkt se ihned objeví na stovkách webů či na tisících prodejních míst. Z jednoho systému můžete provizně prodávat služby a produkty velkého množství partnerů, se kterými máte provizní smlouvu.

Rozsah a cena řešení

Systémy naleznete jako hotové krabicové řešení v nákladech kolem 100 000 Kč za základní licenci nebo jako pokročilé, na míru implementované řešení v řádu statisíců či milionů Kč.

Krabicové řešení je levné a rychlé k nasazení. Využívá šablon webu i tiskových dokumentů, kde se zpravidla vymění logo a barvy. Pokročilé řešení vychází z analýzy procesů zákazníka a jejich optimalizace s vidinou nových možností nasazovaného systému. Ve výsledku dochází k přizpůsobení systému přesně potřebám zákazníka. Web u takových nasazení je unikátní a marketingově přesně zaměřený na cílové skupiny.

Budoucnost

Budoucnost patří systémům, které maximálně ušetří vaší práci a umožní pružně reagovat na vývoj trhu. Přinesou potenciálním zákazníkům nové služby a přidané hodnoty. I malá či nová cestovní kancelář se dnes může ve velmi krátké době vyšvihnout mezi etablované kanceláře a prosadit se se svým produktem.

Jen si to představte, systém se sám naplní zajímavými nabídkami, ve zlomku sekundy se vše zkalkuluje, nabídky se v reálném čase zobrazí ve všech prodejních kanálech a je možné rezervovat. Později, dle aktuálního stavu prodeje a predikce dalšího vývoje, sám zlevňuje nebo zdražuje. Každému zákazníkovi pošle ihned odbavení, poděkování a malý multimediální dárek (například ve formě interaktivní mapy). Dnešek tuto realitu již přináší. Pokud chcete v dnešním světě plném změn uspět, je třeba jít s dobou. To platí i při výběru rezervačního systému.

Jan Duffekobchodní ředitel společnosti Darkmay, která se od roku 2008 věnuje vývoji cestovního systému CeSYS pro český, slovenský a maďarský trh

 

Ing. Tomáš NovosadMagicWare, s.r.o.

analytik ve společnosti MagicWare, s.r.o., zaměřené na systémy v cestovním ruchu a předseda internetové sekce Asociace cestovních kanceláři ČR

tomas.novosad@ackcr.cz
Tel: +420 222 260 999
www.magicware.cz