Zhruba čtvrtina obchodních cestujících si občas dopřeje ten luxus a stráví noc na služební cestě v hotelu, přestože by se mohli bez problémů ještě v den jednání vrátit domů. Jde o zneužití služebních cest a „okradení“ zaměstnavatele, nebo má taková praxe i nějaká pozitiva? A lze s tímto fenoménem nějak účinně bojovat? Na tyto otázky zřejmě neexistuje zcela jasná odpověď.
„My jsme schopni systém postavit tak, abychom těmto zbytečným nákupům předešli,“ říká Marko Vidic z cestovní kanceláře BCD travel.
Hotelový portál HRS nedávno provedl průzkum mezi tisícovkou svých zákazníků ve Velké Británii, aby zjistil jejich model chování během služebních cest. Výsledky byly pro mnohé překvapivé – ukázalo se, že nezanedbatelná část obchodních cestujících má tendenci zůstávat na služební cestě přes noc i v těch případech, kdy by se mohli bez větších problémů vrátit týž den domů. Většina britských firem má politiku nastavenu tak, že nocleh v místě jednání je obvyklý u cest autem, které trvají alespoň tři hodiny jedním směrem. V případě cest letadlem pak musí let jedním směrem trvat alespoň dvě a půl hodiny. V praxi to znamená, že návrat týž den je automaticky předpokládán u služebních cest do destinací jako Berlín, Madrid, Milán nebo Amsterodam.
Obchodní cestující přiznávají: „Je občas příjemné nebýt jednu noc doma.“
„Je ohromující zjistit, že šéfové očekávají, že se jejich zaměstnanci cestující do zahraničí, kde absolvují celodenní jednání, ještě ve stejný den vrátí domů,“ uvedl ředitel zastoupení HRS pro Spojené království Jon West a dodal, že zahraniční cesty mohou pro mnoho zaměstnanců znamenat poměrně velkou zátěž a mohou mít vliv na jejich výkonnost. Respondenti, kteří se přiznali k tomu, že alespoň někdy firemní pravidla obejdou a zůstanou na zahraniční služební cestě „bezdůvodně“ přes noc, jako hlavní motiv obvykle uvedli, že „je prostě pěkné strávit noc v hotelu“, případně že „je občas příjemné nebýt jednu noc doma“. Zkrátka a dobře, potvrdilo se, že každý občas potřebuje dobít baterky či vypadnout z každodenní rutiny.
Pomoci mohou specialisté
Bylo by zřejmě naivní si myslet, že tento trend se týká pouze Spojeného království. Podobnou tendenci mají bezpochyby zaměstnanci všude ve světě. Mohou se tomu firmy nějak bránit? Na rovinu je třeba říci, že možností obrany není příliš mnoho. Už proto, že zaměstnanci dokážou být velmi vynalézaví. V poněkud jednodušší situaci mohou být firmy, které služební cesty objednávají přes zkušeného zprostředkovatele, obvykle specializovanou cestovní kancelář. Velmi ale záleží na tom, jak mají nastaven vnitropodnikový systém schvalování a objednávání služebních cest a zda berou svého zprostředkovatele jen jako dodavatele nebo jako partnera, s kterým mají sladěné systémy.
„My jsme schopni systém postavit tak, abychom těmto zbytečným nákupům předešli,“ říká Marko Vidic z cestovní kanceláře BCD travel. Zaměstnancům svých zákazníků, kteří si objednávají letenky či ubytování, nabízí cestovní kancelář alternativy. A disponuje také internetovými objednávkovými systémy, které vyžadují autorizace nákupu služeb nadřízenými, díky čemuž se na případné pokusy o bezdůvodné čerpání služeb rychle přijde. Dalším nástrojem k zajištění dodržování firemní cestovní politiky jsou podle něj tzv. charge karty, pomocí kterých obchodní cestující hradí ubytování. Zjistí-li se, že si zaměstnanec objednal ubytování, přestože k tomu nebyl z pohledu firemní politiky oprávněn, úhrada ubytování půjde na jeho vrub. „Bez spolupráce obou stran však zneužívání služebních cest nelze stoprocentně zabránit,“ zdůrazňuje Marko Vidic.
Pracovní cesty jako benefit
Otázka druhá je, zda je vždy efektivní s tímto diskutabilním obcházením firemní cestovní politiky bojovat a zda náhodou občasný únik zaměstnance z každodenní rutiny nemá i pozitivní stránky. Jistě, pokud si někdo dopřává „zbytečné“ ubytování na každé své pracovní cestě (průzkum HRS mimo jiné ukázal, že průměrný obchodní cestující stráví na služebních cestách 13 nocí do roka), je něco špatně a firma by se měla minimálně zamyslet nad nastavením svého systému.
Jinak je tomu ovšem v případě opravdu občasného „úniku z reality“. Portál HRS zjistil, že obchodní cestující těch pár hodin navíc věnují zejména různým formám relaxace (a jak známo, zrelaxovaný zaměstnanec je výkonnější) a socializačním aktivitám. Ve výsledku tak firma může na služebních cestách svých zaměstnanců vydělat hned z několika úhlů pohledu. Je tedy na zváženou, zda tyto pobyty mimo firmu nepovažovat za určitý druh benefitu či teambuildingu (to v případě, že se na pracovní cestu vydávají alespoň dva lidé z firmy). Nehledě na to, že generace Y, která začíná služebním cestám dominovat, je charakteristická stíráním rozdílu mezi prací a zábavou. I během pobytu v hotelu tak může dnešní zaměstnanec na služební cestě odvést větší kus práce, než kdyby se ihned po jednání vracel k rodinnému krbu.
Navigace, letenka v mobilu, překladač i ověřovací notifikace z banky: internet v zahraničí dnes rozhoduje o pohodě celé cesty. Výběr připojení přitom není věda, záleží jen na tom, kam jedete, na jak dlouho a kolik dat spotřebujete. V EU většinou stačí běžný...
