Virtuální setkávání – náhražka i trend

Základem přežití či dokonce úspěchu je udělat z nouze ctnost. A tak nejeden profesionální organizátor kongresů nyní nabízí svým (bývalým i budoucím) klientům, že pro ně zorganizuje videokonferenci. S tím, že nejen upozorňuje, že bez profesionální pomoci si organizace videokonferenci sama buď nezařídí vůbec, nebo jen s neúměrným vypětím a méně profesionální kvalitou. Jako stimulant k poptávce následuje samozřejmě výčet výhod, které videokonference oproti té klasické má. A přinejmenším v nabídce jednoho z nejznámějších PCO, výčet předností videokonferencí vysoce převažuje nad parametry klasických setkání. Ne, že by ty výhody neexistovaly. Jenže evidentní potlačení nevýhod virtuality, resp. výhod osobních setkání, svědčí o přehození kormidla na novou vlnu. Na nejbližší léta – nebo natrvalo?

Kongresy a konference

Předseda Asociace cestovních kanceláří ČR Vladimír Dolejš charakterizuje současný stav: „Kongresy – a především mezinárodní kongresy – jsou, jak víme, především formou setkávání určitých profesních, společenských, sociálních či odborných skupin za účelem prohloubení osobních kontaktů, prezentací novinek, vývoje a vizí rozvoje v té které odborné či zájmové oblasti. Je evidentní, že v době, kdy je cestování zcela eliminováno uzemněním letadel, semafory s různými barvami na protilehlých stranách a v neposlední řadě i obavami cestovatelů o osobní zdraví, není možné tyto akce uspokojivě pořádat. Tedy alespoň ne tak, jak jsme je donedávna znali. Jako schůdná varianta náhrady především různých druhů menších konferencí s omezeným počtem účastníků se jeví tzv. distanční konání konferencí. Aplikace jako Microsoft Teams, Cisco Webex Meetings atp. jsou bezesporu zajímavou a kvalitní náhradní formou konání těchto akcí.“

Výhody virtuálních setkání

Když odmyslíme hygienické aspekty, je výhodou především úspora. Času i nákladů. Odpadá doprava, ubytování, catering, většina společensko-zábavních apod. aktivit. Účastnit se může každý odkudkoliv, kde je k dispozici potřebné spojení. Jako aktér i jako účastník. Jednotlivá vystoupení lze vyšperkovat větší dávkou podpůrného materiálu – a hlavně si je i následně přehrát, tedy polapit to, co třeba uniklo, i absolvovat paralelně probíhající přednášky. Vladimír Dolejš k tomu dodává: „U některých jednání či solitérních konferencí, kdy se setkávají v menším počtu účastníci z různých koutů státu či světa, přináší distanční forma evidentní výhodu ‚osobního setkání a diskuse‘ při značné úspoře času jejich účastníků.“

Nevýhody

Pro poskytovatele osobních služeb spojených s konferencemi (zvláště pak pro hotely) znamenají virtuální konference nutnost radikální změny podnikatelského záměru, přinejmenším z toho rozsahu, v jakém se konferenční business v poslední době rozvinul. To bude nejvíc bolet. Ale ani sami účastníci nemusejí všechny výše uvedené úspory pokládat vždycky za výhru. Ani sebelepší video nenahradí setkání naživo. Snižuje se schopnost podvědomě vnímat přesvědčivost spíkra, sledování v domácím prostředí může vést k rozptýlené pozornosti – a po sítích se nedá přenést to fluidum, které generuje vzájemné přelétání a jiskření myšlenek. A hlavně odpadají skutečná osobní setkání. Mnoho kongresistů již dávno přiznávalo, že nejužitečnější částí konference jsou kuloáry. A to již vůbec nerozebírám, že vytržení z obvyklého prostředí a starostí má také něco do sebe.

Co dál

Dvakrát se do stejné řeky nevstoupí, ani až se zdravotní situace zcela zklidní. Virtuální realita přebíjí tu skutečnou v bezmála všech oborech, a když už se v konferenčním světě zahnízdila, tak z něj rozhodně neodejde. Jenže kyvadlo dějin působí neomylně, takže čím víc je dnes virtuality, tím víc zítra lidé zatouží po lidskosti, nota bene po období stresů koronavirového lockdownu. Lze tedy předpokládat, že se postupně ustálí modely, kombinující přednosti obou způsobů pořádání konferenčních akcí. Krásně to vyjádřil Vladimír Dolejš: „Má vize konání kongresů a konferencí v době pokoronavirové je proto taková, že se opět budou konat velké a střední akce za fyzické účasti účastníků, doplněné distanční účastí řečníků a dalších osob. Žádaní přednášející budou mít takto možnost kvalitně přednášet ‚živě‘ a diskutovat s účastníky v Evropě, Asii a Americe v průběhu jednoho dne, což je úžasná zpráva. Na druhé straně ale nemohou úplně nahradit osobní setkání kongresových účastníků, protože lidé se chtějí nejen vzájemně vidět a slyšet, ale také osobně setkávat a poznávat. A to je dobrá zpráva.“