Hlavním cílem outsourcingu je snížení nákladů. Zvykli jsme si na outsourcing IT, stravování či účetnictví. Ušetřit je ale možné i v položce služební cesty.
Jako každý obor podnikání tak i zajišťování služebních cest ovlivňují různé faktory. „Na prvním místě bych zmínil nové technologie, které pronikají do všech sfér našeho života, tudíž i do cestování," říká Jan Štilec z cestovní kanceláře FLY UNITED, která se specializuje na cesty zaměstnanců. Zajišťování cestovních služeb se tak zrychluje díky internetu a nejnovějším technologiím.
„Prakticky lze říci, že klient může odcestovat pouze s pasem bez papírových dokumentů, tedy s elektronickou letenkou a rezervačním kódem na voucheru do hotelu. V dnešní době tak nejsou žádné větší rozdíly ve služebních cestách po celém světě. Rezervační systémy fungující on-line a globálně zaručují pro většinu zemí srovnatelné podmínky," říká Jarmila Bergerová z cestovní kanceláře Fractal – dalšího specialisty na služební cesty.
|
Podle průzkumu společnosti Hotel.cz, která se outsourcingem zabývá, vysílá své zaměstnance na služební cesty až 84 procent českých firem. Nejčastěji je to po České republice nebo do Německa a nejběžněji do čtyřhvězdičkových hotelů. Průměrné roční náklady firmy na pracovní cesty se pohybují v rozmezí 21 000–50 000 Kč. |
Již delší dobu se pod vlivem pokročilých technologií diskutuje o tom, jestli například možnost videokonferencí nesnižuje množství pracovních cest. V poslední době ale naštěstí pro cestovní kanceláře začíná převládat názor, že význam osobního setkání je neoddiskutovatelný. „Cest ubylo v době krize všeobecně, určitě ne však kvůli videokonferencím. Společnosti využívají služební cesty stejně jako dříve. Důležitá jednání, obchody i konference se i do budoucna určitě nebudou řešit formou videokonferencí," říká Jarmila Bergerová. Její slova potvrzuje i Jan Štilec: „Naše cestovní kancelář také nezaznamenala v tomto směru naprosto žádný úbytek pracovních cest. Potvrzuje se pravidlo, že k uzavírání obchodů a projednávání spolupráce s obchodním partnerem je osobní jednání nezbytné."
Komu se vyplatí outsourcing
Dalším trendem, který hýbe oblastí poskytování služebních cest, je snaha firem minimalizovat výdaje. Malá firma, jejíž pracovníci cestují jen velmi málo, si může díky různým on-line rezervačním systémům potřebné služby objednat sama. Vždy je ale třeba brát v úvahu i ztrátu času, kterou s sebou nevyhnutelně nese vyhledávání letenek, ubytování a dalších služeb. Jedná-li se však o středně velkou a větší firmu, pak se jednoznačně vyplatí zajišťování cestovních služeb, tedy letenek, ubytování, víz, půjčení aut či pojištění prostřednictvím jedné kvalitní cestovní agentury nebo cestovní kanceláře.
Nejčastější cíle českých zaměstnanců
|
„Navíc kromě zajištění služeb může travel agent nabídnout například help line, dojednávání speciálních cen a benefitů a především pak návrhy na řízení cestovní politiky. Všechny tyto služby či podpory vedou k hlavnímu cíli – tím jsou úspory nákladů vynaložených na pracovní cesty," vysvětluje Jan Štilec.
Úspora nákladů na služební cesty plyne už jen ze zkušeností pracovníků cestovní kanceláře. Úkolem specialisty je rovněž zajištění co nejvýhodnějších bonusů a slev přímo u dodavatelů. Příkladem mohou být speciální ceny, na které prostřednictvím svého objemu odebíraných služeb může odborník na služební cesty dosáhnout.
„Můžeme nabídnout nejen náš profesionální tým, který přesně ví, co a jak nejlépe zařídit, umíme porovnat ceny, služby, kombinovat a poradit v případě změn či nesnází na cestách. Jsme klientům k dispozici 24 hodin denně, náš on-line systém SmartTerminal je zcela unikátní, dáváme tím velkou úsporu času a peněz všem zákazníkům, samostatné vyhledávání variant letů, transparentnost cestovních služeb v celé firmě, přehled faktur za jednotlivé služby, management věrnostních programů, otevřený účet pro firemní cestování," uvádí Jarmila Bergerová.
Kvalitní poskytovatel nabídne při dlouhodobé spolupráci pravidelné zprávy cestovní politiky klienta, ve kterých jsou dopodrobna analyzovány veškeré cestovní výdaje za kontrolované období a zároveň slouží jako nástroj pro vyjednávání výhodnějších podmínek pro dané služební cesty u koncových dodavatelů, jako jsou například jednotlivé aerolinie.
Dlouhodobou spoluprací může firma dosáhnout nejen nižších cen. Kromě toho je poté administrativně jednodušší plánování i samotná organizace služebních cest. Navíc také získá přístup do on-line systému, ve kterém pracovníci firmy vidí data o všech realizovaných i plánovaných rezervacích.
Kam se jezdí?
„Nejčastějšími destinacemi zůstávají evropské země – například Francie, Německo, Anglie. Velmi se ale nyní rozrůstá poptávka do Ruska a asijských zemí, především do Číny a Vietnamu. Průměrně stejně zůstává cestujících na území Severní Ameriky nebo Afriky.
Délka služebních cest obvykle závisí na náročnosti pracovního programu klientů," informuje Bergerová. A Jan Štilec doplňuje: „Pokud máme na mysli čistě travel business čili zajišťování služebních cest, pak výběr destinací i délka pobytu jsou závislé na obchodních aktivitách příslušné firmy. Například naše cestovní kancelář zajišťuje cestovní služby pro více než 500 firem a ty obchodují především se zeměmi od nás na východ. Ale jiná cestovní kancelář může mít korporátní klienty, kteří cestují spíše do západních zemí nebo do Afriky."
Kamila Ondráčková