Vyplatí se využít na organizaci služebních cest specializovanou cestovní kancelář, nebo si zařídit cestu vlastními silami? Toť otázka, na niž se stále častěji hledá odpověď v současné době globální recese.
Z médií slýcháme nebo čteme, jak tržby podniků cestovního ruchu klesají, jak některé hotelové řetězce a letecké společnosti krachují, protože neunesou tíhu složité ekonomické situace. Jak firmy redukují počty služebních cest nebo je dokonce ruší a mění tak způsoby zavedené komunikace. Některé velké firmy a nadnárodní korporace, tuzemské univerzity či špičková zdravotnická zařízení začaly omezovat cesty svých manažerů z centrál do poboček a naopak. Naopak častěji využívají videokonferenčních systémů, jak vyplývá z údajů společnosti CNC, jednoho z největších dodavatelů těchto systémů. Nechaly si jej nainstalovat dokonce i Úřad vlády a Rádio Svobodná Evropa. CNC zaznamenává několikanásobný růst svých tržeb. Konferenční systémy spojují zvukem i obrazem komunikující strany ve vyšší kvalitě a navíc bez rušivých momentů oproti videohovorům z mobilních telefonů. Těžko ovšem nahradí osobní zkušenosti z návštěv konkrétních destinací, ubytovacích či stravovacích zařízení či setkání s místní kulturou, zvyky, dojmy z cestování a podobně.
I přesto nepřestanou zaměstnanci firem a institucí cestovat, ale firmy se nevyhnou otázce, zda je lepší rozhodnout se pro cestovní kancelář specializovanou na segment tzv. Business a Corporate Travel, nebo dát přednost sofistikovaným on-line rezervačním systémům leteckých společností, hotelů, pronajímatelů vozidel a své sekretářky nebo asistentky nechat surfovat většinu jejich pracovní doby po internetu, aby našly co nejvýhodnější nabídku.
On-line rezervační systémy jsou stále složitější. Jsou to vlastně roboti, kteří vyhledávají optimální letecká spojení, volné pokoje ve vybraných hotelech a penzionech nebo volná vozidla k pronajmutí. Žádný robot však není perfektní. Profesionála s bohatými osobními zkušenostmi znajícího dostupnost nejrůznějších míst ve světě nenahradí. Ani „chytrý“ robot navíc není schopen sledovat každodenní změny na trhu, přečíst si cestovatelské blogy a už vůbec si s ním nelze popovídat a detailně specifikovat, co firemní zákazník vyžaduje. Ten je limitován různými okénky a předem nastavenými údaji vloženými do systému. Někdy i trochu tápe a přemýšlí, zda přece jen neexistuje ještě nějaká cenově i časově výhodnější možnost dopravního spojení, zda neexistuje hotel či penzion dle jeho představ. Roboti zatím ještě nedokáží sami od sebe objevit například penzionek v blízkosti místa jednání, protože není v takovémto systému zařazen; problém by pro ně asi byl i zajistit cestu pro větší skupinu manažerů. I přesto, že jsou vyvíjeny nejrůznější a v podstatě jednoduché a srozumitelné programy usnadňující práci zejména sekretářkám a asistentkám firem, přesto stále zůstávají nepostradatelnými pomocníky telefony či e-maily s nesčetnými požadavky a dotazy.
Specializované cestovní kanceláře vyvíjejí pro své zákazníky také speciální software monitorující všechny zakázky včetně statistik využívání konkrétních leteckých společností, hotelů a dalších poskytovatelů služeb. Za určité období vždy vyhodnotí cestovní politiku firem a doporučí i výhody z využívání služeb. Monitorují zároveň možnosti využití různých věrnostních programů leteckých společností a hotelů. Je to i současný trend – více dbát těchto výhod a co nejvíce je využívat. Jen program OK Plus Corporate společnosti České aerolinie v současné době eviduje více než 5 500 firem ze 33 zemí (údaj ČSA). Za 15 000 mil mohou členové získat dokonce i zpáteční bonusovou letenku. Pokud chtějí firmy své míle převést na účet jiného člena, není to problém. Obdobné výhody nabízejí i pro věrnostní programy letecké aliance SkyTeam, jejímž jsou ČSA také členem. Specializované cestovní kanceláře zřizují též asistenční služby či různé „hot“ linky fungující 24 hodin denně. Klienti tak mají možnost kdykoliv vyřešit svůj problém, což on-line rezervační systémy ještě neumí. Tyto cestovky mohou svým zákazníkům navrhnout i běžně nedostupné tarify od vybraných dopravců. Navíc dokáží zákazníkům navrhnout optimální cestovní politiku, která je pro firmy v době snižování nákladů na služební cesty nanejvýš užitečná.
Jaký způsob tedy firmy na našem trhu preferují? Středně velké a velké firmy, působící na zahraničních trzích a vytvářející i tzv. cestovní management, zpravidla již spolupracují s některou ze specializovaných cestovních kanceláří. Velké firmy a instituce s několika stovkami zaměstnanců sice mají ve svých organizačních strukturách zpravidla zvláštní cestovní oddělení. Ani ta ale nezařizují komplex všech služeb, ale obracejí se v mnoha případech na služby profesionálních cestovek. Některé instituce, a to zejména ty školní, vesměs neřeší žádný cestovní management. Cestovní služby si zařizují jednotlivci sami v rámci daných finančních limitů. Služební cesty pak vyúčtovávají u příslušných ekonomických oddělení. Svoji úlohu zde hrají také předpisy vyžadující fakturované platby, což je příležitost pro vy– užití nabídky cestovních kanceláří a agentur. To on-line rezervační systémy přes svoje operativní výhody bohužel většinou neumožňují. Instituce státní správy mají s organizací služebních cest své postupy zavedené. Řeší je jejich cestovní oddělení nebo pověřená osoba, které se zabývají organizováním služebních cest a rozhodují o tom, jaké služby cestovní kanceláře firma využije a jaké si zajistí sama. A co živnostníci nebo menší firmy? Ti bývají ve svém rozhodování sice opatrnější, ale zato jsou pružnější a jsou schopni ihned zaplatit letenku či rezervovaný hotel napřímo, většinou svou kreditní kartou či jinými typy platebních nástrojů.
Jakým způsobem nadále služebně cestovat? V USA podle posledních údajů prý využívá on-line rezervačních systémů ke svým cestám téměř 75 procent firem. Zatímco tento trend je vzestupný, u nás tak přesná čísla ještě nejsou k dispozici. Jedno však je jisté – firmy hledají kombinaci obou způsobů s typickou českou vynalézavostí tak, aby jejich počet nebyl dramaticky omezován, ale zároveň aby se ušetřilo na zbytečných nákladech s nimi spojených. Ne nadarmo se říká, že „kdo šetří, má za tři“. Jak toto přísloví budou firmy aplikovat v praxi, záleží už jen na nich.
Text: Ing. Jana Valentová
Ilustrace: B S K