Kongresový průmysl v posledních letech nejen roste, ale především se zrychluje. Kapacity se zvětšují, dostupnost zajímavých a netradičních destinací se zjednodušuje a sociální sítě se stávají neodmyslitelným nástrojem moderního networkingu. Co se však spíše zpomaluje, je schvalovací proces kongresových akcí, který v konečném důsledku krátí i čas, který mají organizátoři na přípravu.

To je jen pár hlavních trendů provázejících segment MICE, které je možné v současnosti vypozorovat. Poslední pár let je v oblasti kongresového průmyslu možné považovat za období růstu a renesance této oblasti cestovního ruchu, která byla od finanční krize na úbytě. Ostatně jako všechna ostatní odvětví. Nyní je situace opačná. Podle předních odborníků v odvětví cestovního ruchu bude hlavním trendem příštích let jednoznačně růst a expanze kongresových akcí, a to nikoliv pouze na regionální úrovni, ale i v globálním měřítku. Predikovaný vývoj však musí bezpodmínečně doprovázet i zvyšování kapacit. To neznamená pouze výstavbu nových hotelů a dalších ubytovacích zařízení či kongresových hal, ale i další doprovodné infrastruktury. A to nejen v již tradičních a oblíbených kongresových destinacích, ale i v těch nových či neobvyklých, které jsou v současnosti na vzestupu. A právě netradičnost bude v následujících letech hnací silou, která dokáže velké kongresové akce dostat do neobvyklých míst plných lokálně specifických zajímavostí, které mají nezanedbatelnou přidanou hodnotu pro delegáty a další účastníky.

Výhled je veskrze pozitivní

V predikcích budoucího vývoje kongresového průmyslu se objevuje jistý posun. V současnosti již dle některých není jediným určujícím faktorem rozpočtem omezená celková velikost kongresových akcí, ale optimálně sestavená listina účastníků a delegátů. To znamená, že je na akci potřeba přivést dostatek profesionálů daného oboru, aby to destinaci, pořadatelům i samotným delegátům, v rámci navazování kontaktů a získávání nových poznatků, něco přineslo. V návaznosti na toto tvrzení očekávají odborníci segmentu MICE z celého světa nejen nárůst celkového počtu kongresových akcí, které se budou pořádat, ale i nárůst jejich velikosti z hlediska počtu delegátů, kteří je reálně navštíví. A to bez ohledu na finanční zátěž takového počínání.

Vzhledem ke skutečnosti, že kongresy patří počtem dní mezi nejdelší a počtem účastníků obvykle i největší akce segmentu MICE, musí se do budoucna neodmyslitelně zvyšovat i jejich celkový rozpočet. V globálním kontextu je do budoucích let očekáván meziroční nárůst rozpočtu kolem dvou procent, což není nijak závratné číslo vzhledem k předpokládané expanzi segmentu. Ještě střídmější je poté například i výhled růstu rozpočtů kongresových akcí v regionu Střední a Jižní Ameriky, kde se nepředpokládá meziroční nárůst vyšší než jedno procento. Pokud si však vedle sebe postavíme všechny zmíněné predikce budoucích dní kongresového průmyslu, je zde na první pohled možné odhalit jistý nesoulad. Zatímco velikost a počet jednotlivých kongresových akcí i počet delegátů má významně růst a rozvíjet se, zvýšení finančních prostředků zajišťujících jejich hladký průběh nebude schopno na základě uvedených předpokladů dostatečně pokrýt všechny potřebné náklady.

Pořadatelé a organizátoři kongresových akcí se ve svých odhadech nechávají do jisté míry strhnout současným úspěšným obdobím a nechtějí si připustit, že daná čísla spolu poměrně výrazně nekorelují. Je skutečně otázkou, zda je predikovaný stav tohoto odvětví z dlouhodobého hlediska udržitelný. Realita se může totiž ukázat jako mnohem tvrdší. Počet plánovaných kongresových akcí nedosáhne takové výše, nebo se bude muset poměrně výrazně zvýšit pracovní rozpočet. Která z těchto možností je pravděpodobnější snad ani není nutné zdůrazňovat.

Nárůst celkového počtu kongresových akcí však s sebou v globálním kontextu nese ještě jednu důležitou skutečnost. Výrazně se zvýší konkurence v rámci známých a populárních destinací. Pořadatelé a organizátoři kongresů budou muset být nejen mnohem proaktivnější ve svém plánování a organizaci, ale budou muset kvůli zajištění všech potřebných kapacit a přijatelné cenové politiky myslet mnohem více do budoucna, než činí nyní.

Kongresové akce se kvůli své velikosti plánují obvykle několik let dopředu, což znamená, že je aktuální vývoj situace v odvětví neovlivňuje do takové míry, aby se v predikcích na příští rok očekávaly tak výrazné změny, jako v ostatních odvětvích segmentu MICE. A to i přesto, že by si to někteří přáli. Realizační doba kongresu se nemůže v příštích letech výrazně snížit, jelikož zajištění hladkého chodu akce obnáší zdlouhavá vyjednávání smluvních podmínek mezi pořadatelem a hotely zajišťujícími ubytování či další kapacity pro delegáty a účastníky. Kratší čas tohoto vyjednávání s sebou nese menší míru flexibility, co se týče destinace a data konání kongresové akce, čímž může dojít ke zvýšení cen za ubytování a v konečném důsledku nepředpokládanému a nežádoucímu nárůstu rozpočtu.

Prostoru není nikdy dost

Všechny zmíněné trendy staví do výsadní pozice ve vyjednávání provozovatele hotelových řetězců a ubytovacích zařízení. Jsou to právě oni, kdo svými nabízenými cenami za ubytování a jejich flexibilitou výrazně ovlivňuje konečný rozpočet, se kterým se musí pořadatel nebo organizátor kongresové akce vyrovnat. Trendem posledních let, který by měl v příštím roce rovněž zažít ještě výraznější rozvoj, je přitom individuální booking ubytování samotnými delegáty pomocí on-line nástrojů vytvořených a aplikovaných v rámci všeobecně a jednotně dojednaných podmínek kongresové akce. To znamená, že obstarávání ubytování již nemusí být plně v režii pořadatele, ale ten pouze vyjedná podmínky, za kterých si samostatně vyřídí ubytování samotní delegáti. To vnese do oblasti více individualismu a samostatnosti. Jak se mění pracovní trh a jeho demografické složení, většinové složení budou v následujících několika letech tvořit zejména delegáti generace Y narození po roce 1980, kteří mají poněkud odlišné pojetí trávení času na pracovních cestách a konferencích.

Pojem bleisure, který pojetí pracovních cest a představ o návštěvě kongresových akcí zmíněné generace vystihuje naplno, již dnes není nikomu neznámý. Spojení pracovního a soukromého života v rámci jedné cesty do zajímavé destinace s sebou nese několik tendencí. V následujících letech by se měla zvýšit poptávka po zajímavých a neobvyklých ubytovacích zařízeních, což má již nyní za následek výstavbu nových a méně luxusních hotelových řetězců v rámci velkých hotelových skupin. Luxusním a resortním hotelům dle všeho odzvonilo, zatímco ubytovacím zařízením střední třídy a velikosti se bude dařit mnohem více. A to i přesto, že navyšování ubytovacích kapacit v hlavních a nejpopulárnějších kongresových destinacích by se mělo v příštím roce spíše zpomalit. To však neznamená, že by se výstavba úplně zastavila. Jen se přesunula do neobvyklejších destinací, které mohou svou osobitostí a silnou lokální zajímavosti naplnit již zmiňované požadavky. Navíc zde pravděpodobně nebude taková konkurence jak ze strany tradičních turistických návštěvníků, tak pořadatelů dalších akcí segmentu MICE. Přesun do netradičních či vzdálených míst však rovněž logicky závisí na cenách letenek, které do daných destinací mohou pořadatelé vyjednat. Pořadatelé a organizátoři kongresových akcí sledují velmi bedlivě současný vývoj cen dopravy do různých částí světa, aby odhalili ekonomicky nejvýhodnější destinaci pro své potřeby.

Tato rozhodnutí však mohou činit pouze na základě kvalitních analytických dat, jejichž dostupnost, ideálně od lokálních spolupracovníků, je klíčovou výhodou pro samotnou destinaci a její kongresový potenciál. Čím více dokáže cílová destinace generovat kvalitní a ověřená data, na jejichž základě se mohou organizátoři rozhodovat, tím větší šanci na pořádání kongresových i dalších akcí segmentu MICE si daná destinace vytváří.

Většina se však shoduje, že na všem se dá vždy nějak domluvit, protože potřeba spolupráce je žádána z obou stran.

Foto: Shutterstock.com

Poznámka marketingového ředitele Guarant International Iva Miksy k růstu počtu akcí a pojetí bleisure

Růst akcí kopíruje se zpožděním vývoj ekonomiky. Zvyšuje se objem peněz investovaných podporujícím průmyslem a sponzory, ale toto navýšení naráží na dva limity. Jedním limitem je časově prostorové omezení. Druhým limitem jsou, např. v lékařských konferencích, limity nastavené EFPIA. Některé farmaceutické firmy začínají aplikovat etická omezení. Problémem je, že etická omezení nastavená na vlastní konference jsou aplikována na asociacích. Úplně rigidní aplikování může vést k tomu, že se budou rušit společenské programy a networking, které znamenají 30–50 procent důvodů konání konferencí.

Proti spojování business a leasure dnes působí tlaky na efektivitu a ekonomiku. Našim zaměstnancům, kteří často cestují, se snažíme vyjít vstříc, aby při dlouhých cestách měli i čas na relaxaci a poznání dané destinace. Narážíme ale na limity toho, co se dá ekonomicky považovat za efektivní a samozřejmě na to, co lze zaúčtovat z hlediska daňových nákladů. Častějším trendem ale dnes je, že dochází ke zkracování konferencí a tlaku na jejich vyšší efektivitu. Je poměrně časté, že pětidenní konference má jenom třídenní výstavu, a tato výstava je tím pádem ekonomičtější. Do budoucna navíc nabudou na důležitosti celkové náklady. Nejenom ty, které jsou viditelné v rozpočtu, ale i takové náklady, jako např. vlastní náklady účastníků na dopravu, jejich čas strávený na cestě či náklady na mimokonferenční čas v dané destinaci.