Příležitosti a výzvy MICE

Svět technologií otvírá nové možnosti pro pořadatele a návštěvníky eventů. Pod jejich vlivem prochází celý sektor velkými proměnami. Účastníci akcí chtějí být vtažení do děje, očekávají, že za svůj čas a peníze investované do návštěvy akce obdrží adekvátní hodnotu. Díky technologiím je také o něco jednodušší eventy pořádat. Jejich rostoucí počet napříč odvětvími dokazuje, že jsou stále v oblibě. Jak využít současné trendy, aby vaše akce byly ještě lepší?

Síla komunit

Rostoucí počet eventů provází jejich specializace. V případě konferencí a workshopů můžeme pozorovat jejich prorůstání s určitou konkrétní komunitou, začínají se čím dál více zaměřovat na úžeji pojaté téma, kolem kterého se komunita sdružuje. Takové akce obvykle z komunity vyrůstají a jsou její nedílnou součástí. Podobně různé teambuildingové akce už nejsou pouze doménou firem a jejich zaměstnanců. Konají se profesní srazy napříč oborem, oblíbená jsou různá setkání nezávislých profesionálů pracujících tzv. na volné noze.

Síla komunity se projeví mimo jiné v momentě, kdy dojde na generování nápadů či financování akce. Crowdsourcing v těchto případech funguje naprosto ukázkově. Hledáte témata a řečníky na konferenci? Zeptejte se komunity. Nebo ještě lépe nechte potenciální návštěvníky hlasovat o svých návrzích. Potřebujete dopředu zajistit rozpočet akce? Zkuste některý z nástrojů pro crowdfunding.

Sdílení a dostupnost služeb

Pokud pochopíme komunity, dostane naše uvažování o MICE nový rozměr. Podobně je to s ekonomikou založenou na sdílení. Jako pořadatelé zůstáváme nositeli vize, rozvíjíme svou platformu, ale stavíme ji už nově na spolupráci s dalšími lidmi.

V tomto směru nám pomůže tzv. collaborative economy. Díky četným službám, jako je například ubytovací portál Airbnb, můžeme výrazně zefektivnit naše fungování a dát účastníkům akce více svobody. Současně se můžeme spoléhat na zavedené služby s vlastními propracovanými reputačními systémy a my se můžeme soustředit na vlastní akci.

Aplikace pro hladší průběh

Na trhu existuje celá řada webových a mobilních aplikací, které usnadňují pořadatelům a účastníkům život. Některé z nich jsou dokonce k dispozici zdarma. O co se jedná? Ve velké většině najdete systémy, které řeší předprodej vstupenek a sestavení programu do formy on-line prezentace nebo obsahují základní marketingové funkce, jako například automatické upozornění návštěvníka prostřednictvím e-mailu.

Data o návštěvnících a jejich zpětnou vazbu můžete využít k budování dlouhodobého vztahu, ať už bude cílem udržení návštěvnosti vaší akce, nebo budování vztahu s vaší pořadatelskou firmou a vaší korporátní klientelou.

Pokročilejší systémy navíc umožňují sestavení personalizovaného programu, vkládání poznámek v průběhu akce, hlasování účastníků, sdílení informací s dalšími účastníky, plán budovy atd.

V souvislosti s těmito systémy je dobré připomenout, že jejich tvůrci myslí také na partnery akce. Jejich prezentace v rámci aplikace může mít různé formy od banneru až po interaktivní upozornění na displeji.

Chytré technologie myslí za nás

Chytré technologie ale dokážou mnohem více. Koncept „geofence“ může přinést do pořádané akce nový rozměr. Jedná se v podstatě o virtuální vymezení prostoru, ve kterém se akce koná. Účastníci jsou díky svému mobilnímu telefonu upozorněni, když se ocitnou mimo. Stejně tak se nemusejí starat o vstupní identifikaci, protože tu za ně obstará tato technologie automaticky. Účastníci uvnitř „ohrádky“ jsou také snadno identifikovatelní pro pořadatele, kterým může na jejich zařízení posílat podle potřeby zprávy s aktuálními informacemi a upozornění na nadcházející body programu.

Real-time data a CRM

Vše se děje tady a teď. Současné technologie umějí dodat okamžité informace o délce fronty u vstupu, dokážou monitorovat návštěvnost jednotlivých přednášek, ale umějí také monitorovat spokojenost účastníků s dosavadním průběhem eventu.

Samozřejmostí je monitoring a vyhodnocení ohlasů na sociálních sítích. Díky tomu se můžete snadněji dopracovat k identifikaci názorových lídrů a vašich potenciálních ambasadorů.

Rozesláním on-line dotazníku na mobilní zařízení účastníků ještě v průběhu akce zajistíte jeho vyšší návratnost. Data o návštěvnících a jejich zpětnou vazbu můžete využít k budování dlouhodobého vztahu, ať už bude cílem udržení návštěvnosti vaší akce, nebo budování vztahu s vaší pořadatelskou firmou a vaší korporátní klientelou.

Sociální sítě jako základ konverzace s účastníky

V průběhu akce nezapomeňte upozornit účastníky, jaký hashtag má akce. Určitě se najde hned několik účastníků, kteří budou posílat do světa tweety přímo z akce. Ať už ty pochvalné, nebo méně pozitivní. Vy ale budete vše sledovat, takže můžete okamžitě reagovat a dopřát účastníkům pocit, že se o ně skutečně zajímáte.

Konverzace na sociálních sítích nahradí v mnoha případech e-mail. Mohou také posloužit k výměně názorů samotných účastníků a usnadní jim networking. Sociální sítě nejsou pouze Facebook či Twitter. Existují specializované služby, které jsou zpravidla součástí aplikací určených pro návštěvníky eventů, umožňující konverzaci mezi přítomnými účastníky akce.

Mimochodem, profesní sociální sítě typu LinkedIn vám umožní najít správnou komunitu, pokud pořádáte akci zaměřenou na specifickou cílovou skupinu, která je v běžné populaci těžko dostupná.

Zážitky, ale ne otrava

Znáte to, řečník na pódiu vás vyzve, abyste se spolu s ním protáhli, nebo si s ním zazpívali. Toto pojetí zážitkové účasti už je tak trochu přežité. Zážitky ale být musejí. Účastníci, nikoli už jen návštěvníci, si chtějí něco odnést. Nechtějí jen pasivně sedět a vstřebávat myšlenky. To by totiž mohli dělat ze své kanceláře a díky on-line technologiím sledovat průběh akce na svém monitoru.

Říká se tomu workation a spočívá to v tom, že vezmete svou komunitu na nějaké pěkné místo mimo pracovní svět. Náplň akce však může být pracovní, vzdělávací. Jen kulisy se promění v něco více inspirujícího. O programu a průběhu můžete nechat hlasovat.

Video na mnoho způsobů

Záznamy z akce, sestřihy nebo on-line přenos, to vše už je dnes samozřejmost. Co ale zkusit využít video na jiný způsob? Pokud přenesete svou akci do exteriérů, můžete vsadit na video-mapping, čili projekci videa na objekty v prostoru (např. budovy). Vytvoříte tím úžasné efekty a nezapomenutelné zážitky.

O dronech čili miniaturních helikoptérách, už jste nejspíš slyšeli. Zkuste si dron pronajmout a vysílat na LCD panelu záběry hlediště z ptačí perspektivy.

Wearable technologie a MICE?

V tomto případě se jedná o technologie, které si jednoduše oblečete na své tělo. Typickým příkladem jsou tzv. chytré hodinky nebo Google Glass (interaktivní brýle). Jejich uplatnění je zatím nejviditelnější ve sportu, zdravotnictví a samozřejmě herním průmyslu.

Do budoucna můžeme určitě očekávat jejich pronikání do MICE. Stačí, aby se například zmiňované chytré hodinky rozšířily mezi více lidí, a vy můžete své informace posílat účastníkům jejich prostřednictvím, podobně jako se to dá udělat pomocí mobilního telefonu. Podobně si určitě sami dokážete už dnes představit využití interaktivních brýlí pro projekci a sdílení vizuálních zpráv.

Ač by se zdálo, že MICE, zejména některé jeho složky, pod vlivem technologií skomírají, opak je pravdou. Technologie mohou přinést nové rozměry s důrazem na intenzivní prožitky účastníků. Jen je potřeba změnit pohled na eventy, opustit pasivní model akcí určených pro masové publikum a zaměřit se na menší, personalizované akce spojené s kvalitním obsahem. Osobní setkání zůstává stále nedostižné navzdory všem moderním technologiím. Skoro bych si troufl tvrdit, že ve světě zahlceném informacemi zůstává opravdovým balzámem.