Posledních pár let bylo svědky tektonických posunů v globálním cestovním ruchu. Terorismus a obavy o bezpečnost, epidemie nemocí a ekonomické poklesy – to všechno bylo příčinou změn v tom, jak lidé cestují, kam cestují a jak a kde se rozhodnou potkat.
S tím, jak se zvyšuje konkurenční boj, nastupují nové technologie a ostře se sleduje úroveň zisků, vzrůstá potřeba, aby se konferenční průmysl adaptoval a dále prosperoval, protože jinak zůstane kdesi vzadu. Jakou formu by ta adaptace mohla mít? Co může konferenční průmysl očekávat na své cestě kupředu?
Virtuální schůzky a nová technologie
Vzájemné setkání lidí je primárním způsobem, jakým lidé uskutečňují obchod. V dnešní globální vesnici se zintenzivňuje konkurenční boj a je nutné udržovat kontakty, rovněž je zapotřebí dávat prostor tréninku a dalšímu profesionálnímu vzdělávání. Tato potřeba je vyšší než kdy jindy. Zatímco virtuální schůzky, které umožňují nové technologie, jsou dnes běžnou praxí, nic, jak říkají odborníci, nic nemůže nahradit osobní kontakt s klienty, kolegy a partnery.
S tím, jak vzrůstá počet vzdělaných a kvalifikovaných pracovníků (rozuměj: těch, jejichž primárním zaměstnáním je sedět u počítače a komunikovat s lidmi přes internet), vzrůstá také elementární potřeba lidí komunikovat spolu osobně. Pracovní místa vytvořená na základě počítačové komunikace vytvářejí pocit izolace, který je nutno odlehčit lidským kontaktem. A zároveň počet lidí, kteří komunikují pomocí technologií, jako je internet (například prostřednictvím e-mailů), vzrůstá bezprecedentním způsobem, což způsobuje, že vzniká čím dále tím větší potřeba přiřadit obličej k patřičnému jménu a dát svému protějšku nějaké reálné dimenze. Moderní technologie mají pramálo schopností, aby umožnily určité druhy aktivit, které jsou pro podnikání nezbytné, jako je například teambuilding, brainstorming nebo příležitostná spolupráce. Jak poznamenal jeden expert, dost těžko si můžete se svými kolegy prostřednictvím internetu zajít na pivo.
Všechny tyto věci vedou odborníky ke shodě v tom, že poptávka po osobním kontaktu zůstává silná, ale že díky novým technologiím, seminářům a prezentacím, které mívají formu jednostranné komunikace, jinými slovy aktivního mluvčího a pasivního příjemce, se stanou během času mnohem interaktivnějšími, protože nové technologie umožní příjemci říci také svůj názor. Bezdrátový přístup k internetu prostřednictvím notebooků, PDA a mobilní telefony umožňují účastníkům vzájemnou komunikaci i vzájemnou reakci mluvčích v reálném čase na požadavky protějšku, umožňují odpovídat na otázky a vyjadřovat názory a posilovat vzájemný dialog s druhou stranou během vyjednávání.
Jak říkají experti, na straně druhé je znát nárůst virtuálních kontaktů, které nahrazují osobní schůzky. Spolupráce po internetu, videokonference, webové prezentace a podobné akce se budou čím dále tím více stávat součástí normálního provozu. Stále častější využívání technologií je sice jisté, ale nové technologie neznamenají, že zmizí starý způsob toho, jak se věci dělají. Podívejte se třeba na vývoj technologie. Bylo rádio nahrazeno televizí nebo televize médii směrovanými přes internet? Samozřejmě že ne. Nahradil internet papírové noviny nebo poslala snad technologie DVD tradiční videokazety tam, kam dějiny dostrkaly blbouna nejapného? Ani v nejmenším. Místo toho nové technologie naše existující kultura pomalu přejímá a ony působí jako doplněk k technologii již existující. Obě mají tendenci rozvíjet se paralelně.
Tendence nových technologií doplňovat existující způsoby toho, jak se věci dělají, vedla experty k předpovědi, že akce jako webové vysílání se budou využívat k rozšíření rozsahu tradičních jednání tváří v tvář. To už se, popravdě řečeno, děje. Abych uvedl příklad: Nedávno mě informoval kolega z Londýna, že bude diskutovat na jedno důležité téma s prominentními profesionály z oboru na jedné londýnské rádiové stanici. Problém byl v tom, že já bydlím v Praze, což je docela dost daleko od lokálního londýnského signálu. Kolega mi řekl, abych si nedělal vrásky, že se program bude simultánně vysílat na internetu. Bylo to fantastické, na svém počítači jsem zapnul media player a mohl jsem si tady, v Praze, naladit živé londýnské vysílání.
Vzdělávání a spolupráce jsou dva klíče k úspěchu v moderním světě a experti předpovídají, že trénink založený na webu se stane životaschopnou a z hlediska nákladů efektivní alternativou pro některé druhy firemního vzdělávání. Zatím si ovšem flip chart a zpětný projektor zřejmě svá místa ve firemních zasedačkách udrží.
Registrace založené na webu a informační systémy používané při akcích zřejmě půjdou prudce nahoru. Podle většiny odhadů se registrační systémy využívají jen velmi málo, zatímco úroveň spokojenosti zůstává vysoká. Například při loňském veletrhu Luxury Travel Market v Cannes organizátoři použili přenosné zařízení, které umožnilo nákupčím naplánovat, sjednat nebo změnit jejich schůzky s prodejci. Projekt měl podle mého názoru ohromný úspěch a nesmírně zefektivnil proces schůzek.
Příliš mnoho hotelů?
Hotelová obsazenost je v potížích na mnoha místech po celém světě. Nadšení devadesátých let vedlo k překotné stavbě hotelů v mnoha destinacích, přesně včas na to, aby se dokončení staveb strefilo do cyklického ekonomického poklesu, hrůzných teroristických akcí, epidemií, válek a celosvětového útlumu cestovního ruchu. To všechno vedlo k poklesu hotelové ziskovosti. Světlejší stránkou věci je to, že se mnoho hoteliérů naučilo používat nové technologie, aby si zisky zvýšily a aby byli schopni zůstat v černých číslech i při zpomalení a rekordně nízké obsazenosti.
Experti po dlouhém a zkoumavém pohledu do svých křišťálových koulí věří, že ekonomika se sice postaví na nohy, ale základní nákupní trendy se posunuly a pravděpodobně se nevrátí zpět. Kombinace převisu nabídky a cenové transparentnosti nabízené na internetu bude pokračovat a vyústí v plošší hotelové ceny, což bude výhodou pro plánovače konferencí a nevýhodou pro marže, k velkému zármutku hotelů. Navíc firemní šetření bude zřejmě znamenat posun k nižšímu stupni trhu, protože firemní plánovači akcí budou chtít zvýšit efektivitu, ořežou některé kudrlinky a budou vyhledávat hotely s týmiž základními službami, ale o hvězdičku níže.
Nástup dobrovolných standardů
Tradičně si plánovači konferencí a setkání posílali klíčové informace hoteliérům a dalším dodavatelům na papíře. Například e-mailové specifikace se musí nejprve vytisknout a pak vložit do hotelového systému. Experti předpovídají, že vzniknou iniciativy zaměřené na standardy, jako je APEX (Accepted Practices Exchange) vedený Radou kongresového průmyslu. Ty poskytnou dobrovolné standardy, které v nadcházejících letech vysoce zlepší schopnost výměny čistě digitálních informací. Zavedení konzistentních kvalitativních standardů, jak je propaguje AIPC (International Association of Congress Centers) se sídlem v Bruselu, by mělo přinést také zlepšení v marketingu a v efektivitě řízení.
Technologie je tudíž motorem změn v průmyslu. Nové nástroje pomáhají plánovačům akcí nasměrovat jejich aktivity, personalizovat služby, zvyšovat interaktivitu a zlepšovat účinnost. Ale i když technologie rozšiřují geografický rozsah jednání, konferencí a informací, které přenášejí, potřeba setkávat se s lidmi tváří v tvář zůstává stejně silná, jako vždycky.
Kip Bauersfeld