Válka v Iráku, epidemie SARS a globální ekonomický pokles – to vše dohromady vyvíjí na průmysl cestovního ruchu obrovský tlak. A trh kongresové a incentivní turistiky není žádnou výjimkou. Ale těžké časy vyžadují kreativní řešení. Prezidentka Mezinárodní asociace kongresových center Internatinal Association of Convention Centres – AIPC) Barbara Mapleová argumentuje tím, že válka vytvořila profesionálům v kongresovém průmyslu nové výzvy a že je zapotřebí je řešit.
Útoky na Spojené státy z 11. září poslaly kolem světa šokovou vlnu. Totální rozsah a vizuální intenzita teroristických útoků na New York a Washington nechaly kongresové a konferenční profesionály ve světě, v němž neměli žádný pevný bod, o který by mohli opírat rozhodnutí o budoucích obchodech. „Události z 11. 9. byly překvapením – každý si je musel vyhodnotit sám a rozhodnout se, jak reagovat bez jakékoliv reálné zkušenosti,“ řekla Barbara Mapleová. „Od té doby jsem zažili mnoho různých dopadů, ale s většinou z nich jsme se naučili žít. Mezi nimi jsou odklady při rozhodovacích procesech a uzavírání kontraktů, změny v klientských vztazích a vzrůstající očekávání, týkající se bezpečnosti a přístupnosti. Všeobecný názor v průmyslu je takový, že mnohé z těchto změn jsou následky ekonomických podmínek a vleklých problémů v dopravě, které mají beztak svůj původ spojen s politickými zmatky.“
Válka proti Iráku má ale od základu naprosto odlišný charakter. Příčina je jednoduchá – viděli jste ji přicházet na velkou vzdálenost a podle toho jste mohli reagovat. „Výsledkem jsou nové firemní a asociační taktiky, které mohou ztížit vedení obchodů beze změn v kontraktech a procedurách služeb. Zároveň tu existují další faktory, jako je například délka a intenzita konfliktu a politické následky, vyplývající z různých perspektiv války, a ty zůstávají nejasné,“ řekla Barbara Mapleová.
Čas je meč se dvěma ostřími. Zatímco by na jedné straně měli mít plánovači akcí a organizátoři dostatek času na přepracování smluv, aby mohli reagovat a chránit se proti následkům války v Zálivu, na straně druhé argumentuje Barbara Mapleová, že „některé organizace vyvinuly zejména ve Spojených státech restrikční zásady, namířené proti cestování, a ty limitují možnost plánovačů akcí podpořit návštěvnost“. A zase tu je spousta dohadů. Bude výsledkem amerického útoku dlouhodobá destabilizace regionu? Anebo se Washingtonu a Londýnu podaří vytvořit nový a mnohem demokratičtější Střední východ? Na to odpoví až čas, ale mezitím se budou muset služby, licenční dohody a další smluvní ujednání mezi profesionály kongresového průmyslu a jejich klienty přeformovat tak, aby vyšly vstříc měnícím se požadavkům.
Tak co mají organizátoři a plánovači akcí udělat pro to, aby v co největší možné míře zajistili, že se obchod bude rozvíjet jako obvykle?
AIPC doporučuje, aby členové předních konferenčních center v první řadě nelitovali času, kontaktovali své klienty a zeptali se jich na to, o co stojí a čeho se obávají. „Každá akce a každý klient má své vlastní potřeby a požadavky a existuje několik obecných pravidel, která se na tyto nové podmínky dají aplikovat,“ píše Barbara Mapleová. „Nikdy předtím jsme neměli takovou potřebu dobré komunikace v rámci průmyslu spolu s duchem spolupráce jako nyní. Pokud máme zajistit, aby byly odpovídajícím způsobem respektovány potřeby klientů, je komunikace a spolupráce naprosto nutná. Jde jen o to, uvážit specifické požadavky každé části obchodu – jen tak budeme schopni udržet stabilní kurz v těchto rozbouřených vodách.“
AIPC doporučuje, aby její členové podnikli řadu kroků, pomocí nichž se připraví na budoucí výzvy. Tyto kroky mimo jiné zahrnují:
• Přehodnotit kontrakty a licenční ujednání tak, aby odpovídaly současným okolnostem a aby identifikovaly klíčové oblasti, které by mohly být důležité při eventuálním poklesu návštěvnosti nebo rušení akcí, vyplývajících z dopadů spojených s válkou.
• Připravit akční tým lidí, kteří se budou zabývat klienty s obavami o bezpečnost nebo s těmi, kteří budou chtít přizpůsobit smlouvy o akci nebo služby.
• Revidovat procedury používané při nepředvídatelných událostech a opatření pro případ krize tak, aby byly na výši doby a aby byly schopny pokrýt potřeby personálu i klientů.
• Revidovat a aktualizovat informace o bezpečnostních programech tak, aby byly vhodné pro klienty, kteří mají v této oblasti obavy.
„Až vybředneme ze současných potíží a budeme potřebovat znovu nastolit lepší úroveň globálního porozumění a spolupráce, budou akce kongresového a konferenčního průmyslu důležitější než kdy jindy. Jakožto kongresová centra budeme v tomto procesu hrát důležitou roli. Musíme zajistit, abychom byli připraveni vyjít vstříc dodatečné poptávce, kterou vytvoří specifické dopady (konce) války,“ uzavřela Barbara Mapleová.
Kip Bauersfeld