Jaké globální trendy hýbou světem kongresového a incentivního turismu? A projevují se i na českém trhu? Při hledání odpovědí na tyto otázky jsme si na pomoc vzali mimo jiné i loňskou zprávu analytika Roba Davidsona zpracovanou pro veletrh EIBTM a některé jeho teze nechali komentovat tuzemskými profesionály v cestovním ruchu.
Lékařské kongresy na vzestupu
Z dlouhodobého hlediska patří mezi největší pořadatele kongresů a konferencí lékařské společnosti a firmy z automobilového průmyslu. Pro loňský a letošní rok předpovídali experti růst poptávky ze strany pořadatelů lékařských kongresů, respektive růst průměrného počtu účastníků těchto akcí. U automobilového průmyslu bylo naopak očekáváno jen velmi mírné oživení poptávky po MICE produktech.
S tím do určité míry souhlasí i Ivo Miksa ze společnosti GUARANT International, který říká: „Naši klienti z řad lékařských společností plánují své konference na dlouho dopředu, takže snížení nebo oživení poptávky pozorujeme spíše na počtu účastníků a na výstavě a doprovodných akcích. Můžeme konstatovat oživení a ústup od prudkého šetření minulých let, nicméně návyky získané fiskální zdrženlivostí budou přetrvávat i do budoucna." Na lokálním trhu se přitom podle něj světové trendy projevují jen s malým zpožděním, zato však s vyšší účinností. „Za perspektivní obory, které již dnes rostou, považujeme vědu a výzkum, lékařské akce, medicínu a služby pro seniory a sektor služeb všeobecně," uvádí Miksa a všímá si i dalších trendů: „Jednoznačným trendem je přechod našich zákazníků od nadšeneckého, v dobrém slova smyslu amatérského přístupu k organizaci MICE akcí a zejména kongresů k profesionálnímu, poučenému a ekonomicky dlouhodobě udržitelnému přístupu jak k ekonomice akcí, tak i k fungování asociací, které jsou našimi klienty. V tomto duchu slavíme úspěchy s naší nabídkou asociačního managementu – tedy dlouhodobé spolupráce s klienty."
Tlak na ceny
Firmy z oboru MICE, stejně jako subjekty zabývající se služebními cestami, se musely v minulých letech přizpůsobit ztenčeným rozpočtům svých firemních klientů a hledat cesty, jak přežít situaci, kdy firmy uvalovaly restrikce na cestování svých zaměstnanců. Již v loňském roce ale část firem přistoupila k uvolnění těchto pravidel, další uvolňování očekávali experti pro letošní rok. Na druhou stranu ale předpovědi hovořily o tom, že i letos bude pokračovat tlak organizátorů akcí na ceny. To ostatně potvrzuje i Jan Kratina, šéf hotelové skupiny CPI Hotels: „Naše skupina sice vykazuje neustálý růst počtu účastníků konferencí, ale je pravda, že se poptávka skutečně posunula směrem k nízkonákladové nabídce. Například dříve delegáti bydleli v jednolůžkových pokojích, dnes z úsporných důvodů dávají přednost dvoulůžkovým. Naštěstí roste celková návštěvnost, což zvedá obsazenost hotelů v Praze, a pokud roste poptávka, dá se reálně předpokládat, že ceny za ubytování i kongresové služby v blízké době porostou." Jedním dechem ale dodává, že je třeba brát v úvahu velkou citlivost hotelového trhu na veškeré světové dění, nelze tedy čekat dramatický skok. „O úrovni průměrných cen před čtyřmi lety si ještě nějakou dobu budeme muset nechat jen zdát," konstatuje Kratina.
„Dříve si velké firmy kupovaly nejvybranější catering, dnes už hledají levnější varianty. Firmy stále výrazněji tlačí na poskytování služeb zdarma, například objednávají kongres s tím, že pronájem sálu chtějí zdarma. Přestože očekáváme pozvolný růst cen, nepočítáme s výrazným dopadem na ziskovost. Nesmíme totiž zapomínat na neustálý růst nákladů, například na energie nebo lidské práce," komentuje dění v oboru generální ředitel CPI Hotels.
Michal Chour: „V současné době lze říci, že vidíme zvýšenou poptávku po konferencích, což nám umožňuje zvedat cenu. Klienti si ve větší míře žádají služby na vysoké úrovni, tedy kvalitnější menu, vyšší kategorii pokojů a podobně. Dále pak vidíme, že již existují dvě skupiny klientů – ti, kteří rezervují i s ročním předstihem, a zároveň ti, kteří zašlou požadavek jen s měsíčním předstihem."
Radek Dohnal, ředitel TOP Hotelu Praha, vidí situaci takto: „Po útlumu v letech 2008–2010, kdy se organizátoři snažili pořádat akce ve svých prostorách a objednávali pouze skromný catering, se pomalu vracejí k tomu, že akce přenechávají profesionálům." A k cenové problematice říká: „Již v druhé polovině letošního roku jsme navštívili a ještě navštívíme důležité zahraniční veletrhy. Zvýšení cen pro příští rok se dá očekávat. Problém však je v Praze. Ceny ubytování jsou ve srovnání s ostatními hlavními městy přímo směšné." Jak ale podotýká, tento problém si však poskytovatelé těchto služeb musí řešit sami. Kriticky se osobně staví k podpoře, které se cestovnímu ruchu dostává ze strany pražského magistrátu: „Když vidíme, co regiony dělají pro rozvoj cestovního ruchu a na veletrhy již zástupci krajů nejezdí ‚na výlet‘, ale tvrdě pracovat, je mi z přístupu Magistrátu hlavního města Prahy smutno. Částečně si za to ale můžeme sami, jelikož námi volení zástupci nemají dle mého názoru tu správnou sílu."
Další zkracování
Prognózy světových expertů hovořily o tom, že bude pokračovat trend zkracování průměrné délky konferenčních akcí, ale také zkracování průměrné doby od poptávky do realizace akce. S tím souhlasí i Petr Denk z Agentury NKL Žofín: „Trend zkracování doby mezi poptávkou a realizací mohu potvrdit. Především se to však z našeho pohledu týká slavnostních galavečeří, které se v paláci Žofín pořádají. Logicky to vyplývá ze skutečnosti, že pořadatelé nejdříve zajišťují prostory pro konání konference či kongresu a až poté prostory pro doprovodné akce. Z toho také plyne výše uvedená doba mezi poptávkou a realizací. Ta se u kongresů a konferencí pohybuje průměrně v délce jednoho roku, naopak právě u galavečeří je tato doba přibližně poloviční…"
Incentivní programy: tající ledy
V oblasti incentiv se již nějaký ten pátek hovoří o globálních trendech v podobě zkracování průměrné délky cesty, tlaku na návratnost investic a ve zjednodušování aranžmá akcí. Navíc jen málokterá incentivní akce se dnes podle zahraničních odborníků obejde bez alespoň kratší pracovní části.
Pro Evropu byl pak předpovídán mírný nárůst průměrné ceny za účastníka a rovněž mírný nárůst podílu incentivních akcí pořádaných v zahraničí, byť v nepříliš vzdálených destinacích. O komentář k těmto předpovědím jsme požádali Petra Šimka ze společnosti Motiv Prague. „V podstatě s těmito trendy souhlasím, až na průměrný nárůst ceny na účastníka," říká Petr Šimek. Klienti si podle jeho zkušenosti stále hlídají ceny a mají tendenci vyžadovat za stejný objem finančních prostředků exkluzivnější program. „Kvůli tomu poptávají více destinací a více agentur v těchto jednotlivých destinacích, aby si mohli porovnat ceny a zvolit dle jejich pohledu nejefektivnější variantu," všímá si Šimek. „Po obdržení poptávky ihned poptáte hotely, restaurace a místa na galavečeře, a zjistíte, že tato místa poptává již několik dalších agentur. Někdy nejenom tuzemských, ale i přímo ze zahraničí," popisuje současnou realitu a k rozhodování na základě nejnižší ceny říká: „Všichni však víme, že nižší cena může znamenat i nižší kvalitu poskytovaných služeb." Z dalších trendů pak zmiňuje stále častější dotazy klientů na možnost vracení DPH. „V oblasti konferencí, a to u farmaceutických firem, narážíme na striktní restrikce ohledně kategorie hotelů – klienti požadují maximálně čtyřhvězdičkové hotely, mají stanoveny maximální limity na večeře na osobu a zákaz jakékoli živé zábavy při těchto večeřích, a to včetně galavečeří," dává nahlédnout do další oblasti podnikání společnosti Motiv Prague její jednatel a do jisté míry tak popírá jeden z globálních trendů zmiňovaných výše. „Myslím si nicméně, že trh se trochu rozhýbal. Zlaté časy z přelomu tisíciletí se však už nevrátí," uzavírá svoji úvahu Petr Šimek.
Internet, internet a zase internet
Zprávy ze světa hovoří o tom, že fenoménem posledních měsíců je silná poptávka po kvalitním připojení k internetu po celou dobu konání konferenční akce. Podle zprávy Roba Davidsona dokonce prý převyšuje poptávku po nejnovějších technologiích v oblasti MICE. K tomuto tvrzení se staví poněkud rezervovaně Jaroslav Veselý ze společnosti ProMoPro, podle kterého již účastníci kongresů berou možnost kvalitního připojení jako samozřejmost a kapacita připojení prý většinou ve všech konferenčních lokalitách koresponduje s možným počtem účastníků konference. „Problémy, kdy se posiluje kapacita připojení, nastávají pouze u akcí, kde se počítá se silnou účastí médií," vysvětluje Veselý.
Pokud jde o technologie obecně, používají se podle Jaroslava Veselého víceméně stále stejné, pouze se prohlubuje a rozšiřuje rozsah jejich využití. „Některé kongresy by množstvím použité techniky a vybavením uspokojily i náročná divadelní představení," konstatuje Veselý. „Velkým trendem je soustředění všech příspěvků řečníků v centrální přípravně a jejich zasílání na přednášky do obslužných počítačů v jednotlivých sálech přes vnitřní datovou síť," uzavírá šéf společnosti ProMoPro.
Sociální sítě už i v MICE
Facebook, Twitter a další sociální sítě se v cestovním ruchu jako takovém velmi rychle rozprostřely a dnes jsou vcelku běžnou součástí komunikačního mixu cestovních kanceláří, hotelů, restaurací i dalších subjektů. Sílu sociálních sítí si podle zahraničních odborníků čím dál víc uvědomují i provozovatelé kongresových zařízení. Zajímalo nás, jak je tomu u tuzemských podniků. „Sociální sítě pro konference téměř vůbec nevyužíváme. Jedná se o segment, který musí reflektovat na velmi specifické požadavky ze strany klientů a parametry akcí včetně zařazení hotelu dle kategorie, nákladů, dostupnosti či místa konání předchozích konferencí," odpověděl na náš dotaz Michal Chour, ředitel pražského Radisson BLU Alcron Hotelu a dodal: „To je velmi omezující při hledání a víc než sociální sítě klient ocení specializovanou webovou stránku, kde může rychle vyfiltrovat hotely dle svých požadavků." Milan Pavelka, ředitel marketingu OREA HOTELS, byl stručnější: „Social Media Marketing aplikujeme, používáme LinkedIn, Facebook a Twitter. Zvolili jsme strategii oddělených účtů hotelů a jednoho globálního pro brand."
Boom virtuálních meetingů pominul?
Mezi odborníky se vždy vedly vášnivé spory o výhody a nevýhody telekonferencí. Je pravda, že virtuální meetingy byly v minulých letech na vzestupu a že nejednomu organizátorovi konferenčních akcí přidělávaly vrásky na čele. V poslední době se ale mluví o tom, že poptávka po klasických konferencích a konferencích virtuálních se dostává do rovnováhy. Mnozí dřívější horliví propagátoři telekonferencí si prý začínají uvědomovat, že v určitých chvílích je osobní setkání nenahraditelné. Na druhé straně pak některé firmy zabývající se pořádáním konferencí svým klientům v určitých momentech dokážou doporučit spíše virtuální meeting a nabídnou i potřebnou technologii k jeho uspořádání. To je i případ společnosti Carlson Wagonlit Travel, která svým klientům loni poprvé nabídla přístup do Cisco Telepresence salonků ve 22 destinacích po světě.
Český trh ale zatím tak daleko nedospěl. Ředitel tuzemského zastoupení CWT Jiří Homolka na téma telekonferencí poznamenal: „Je pravda, že se některé firmy k telekonferencím a virtuálním meetingům uchylují, jiné ale preferují osobní setkání s tím, že jejich četnost ale snižují. Technologie pro tento způsob jednání na trhu jsou. U nás konkrétně však zatím spíše telekonference ve spojení s webexem."
Zelené konference
Zejména v USA, ale i v dalších vyspělých částech světa si firmy čím dál více uvědomují svoji společenskou odpovědnost, důsledkem čehož je třeba růst poptávky po tzv. zelených MICE akcích, případně po akcích, z kterých má určitý profit i místní komunita. O názor na tento trend jsme požádali Václava Hříbala z pražského hotelu Adria, který se pyšní unijní ekoznačkou Květina. „Jsme mile překvapeni zájmem o naše ekologické aktivity. Již není výjimkou, pokud od nás klient, který poptává naše konferenční či jiné služby, vyžaduje informace o našem provozu a jeho dopadu na okolní prostředí," odpověděl Václav Hříbal. „Tento trend nejvíce pozorujeme ze strany nadnárodních společností, které mají svůj původ v zemích, kde k podobným programům mají blíže (Skandinávie, Německo, Spojené království, popřípadě USA) nebo společností, které se chtějí či musí profilovat jako firmy se zelenou politikou, protože široká veřejnost jejich obchodní aktivity považuje za ‚ne úplně‘ ekologické, jako jsou chemie nebo těžba nerostných surovin," vysvětlil Václav Hříbal. Společenská odpovědnost podle něj nicméně stále není hlavní faktorem k výběru daného hotelu. „Ekonomická situace ve světě se projevuje i v MICE segmentu. V posledních letech je klient orientován na cenu a výdaje za ostatní služby. Šetří se na gastronomii, ale i na pronájmu za konferenční techniku. Již není výjimkou, kdy klient vyžaduje použití vlastní konferenční techniky. Nicméně, v letošním roce opět pozorujeme nárůst poptávky v MICE segmentu oproti rokům, kdy ekonomická krize teprve začínala," uvedl Hříbal.
S dětmi na konferenci?
Podle některých expertů jsou trendem posledních let kombinace rodinné dovolené a služebních cest. Tedy roste prý například počet žen, které s sebou na služební cesty vozí své děti. „Tento trend vůbec nepozorujeme, s výjimkou toho, že si klient prodlouží pobyt dřívějším příjezdem či pozdějším odjezdem v řádu dní," říká Michal Chour z Radisson BLU Alcron Hotelu. „Výjimečně s hostem v tomto případě někdo cestuje. Účastníci kongresů se ale mohou dostat do destinace, kterou neznají a poté se do ní mohou vrátit i na dovolenou s rodinou," vysvětluje Chour. Fakt, že kombinování konferenčního či služebního turismu s rodinnou dovolenou není právě běžné, neznamená, že by hotely takové poptávce neuměly vyjít vstříc. „Kombinace služebních cest a rodinné dovolené podporujeme samostatnými produkty pro tento segment a projektem Baby Friendly Hotels," vysvětluje například Milan Pavelka z OREA HOTELS.
Text: Petr Manuel Ulrych
Foto: Thinkstockphotos.com