Přichází nový a rychlý způsob, jak si objednat jednací místnost

Portfolio činností cestovní kanceláře OK-TOURS se v těchto dnech rozšířilo o další zajímavou aktivitu. Od začátku října je tuzemským zástupcem projektu MeetingPackage.com, tedy platformy zprostředkovávající nabídku kongresových prostor organizátorům akcí MICE. O detailech jsme hovořili s Marcelou Bělovskou, která v cestovní kanceláři OK-TOURS za rozvoj projektu odpovídá.

Začněme „od Adama“. Co přesně MeetingPackage.com je a co nabízí?

Když to řeknu velmi stručně, MeetingPackage je on-line rezervační systém pro objednávání jednacích místností. Takový Booking.com pro meetingové prostory. Je určena komukoli, kdo si potřebuje rychle objednat prostory pro své jednání, konference, teambuildingy nebo kongresové akce. Představte si, že jste v Londýně a rychle potřebujete najít místo, kde se sejdete se svými obchodními partnery na jednání. Za hodinu potřebujete mít schůzku na dvě hodiny. Na stránkách MeetingPackage.com rychle najdete, co je volné, přímo v lokalitě, kterou hledáte. Místnost si zarezervujete, zaplatíte platební kartou a než dojedete z letiště, tak máte místnost nachystanou na jednání. Stránky jsou globální, takže prostory si můžete zarezervovat ve většině zemí světa pro skupiny již od 5 lidí.

A kdo za projektem stojí?

Tuto finskou startupovou společnost založil v roce 2014 eventový nadšenec Joonas Ahola. Centrála je tedy v Helsinkách, nicméně firma rychle globálně expanduje. Dnes najdete zástupce MeetingPackage.com v Anglii, Itálii, Španělsku, Německu a nyní přišlo na řadu i Česko a mě velmi těší, že to byla právě naše cestovní kancelář, kdo dostal důvěru pro vytvoření přítomnosti tohoto rezervačního systému na našem území.

Jak k tomu vůbec došlo? Já osobně jsem měl ­OK-TOURS zafixovánu především jako prodejce letenek, dodavatele služeb v segmentu business travel a v menší míře jako cestovní kancelář nabízející služby v leisure segmentu, mj. i seniorům. Ale o tom, že jste činní i na poli MICE, jsem neměl ponětí…

Je to jednoduché – i v cestovním ruchu platí, že kdo chvíli stál, stojí rázem opodál. A to jsme nechtěli. Proto i naše cestovní kancelář se neustále rozvíjí a její rozvoj je dán aktuálními trendy na trhu. V posledních letech jsme se tak více zaměřili na oblast MICE, ke které ostatně od služebních cest není vůbec daleko – pronájem konferenčních prostor bývá v případě korporátního cestování velmi často součástí aranžmá. A kontakt s MeetingPackage.com jsme navázali přesně v době, kdy jsme hledali nástroj, který by nám pomohl proces rezervace těchto prostor zefektivnit. Tato globální platforma byla pro nás jasnou jedničkou – oslovila nás jednak dynamikou svého rozvoje, díky které tři roky po svém vzniku působí už ve čtyřech desítkách zemí, ale také revoluční jednoduchostí a efektivitou, kterou nabízí svým uživatelům. Potenciál tohoto on-line rezervačního systému nás tak oslovil, že jsme se rozhodli přivést jej na český trh.

Jak přesně tedy MeetingPackage.com funguje?

Je to opravdu až geniálně jednoduché. Na jedné straně jsou poskytovatelé jednacích místností, sálů, konferenčních a kongresových prostor, kteří do systému vkládají své nabídky, na straně druhé pak jakýkoli uživatel, ať už firemní, nebo i soukromý jednotlivec, či profesionální pořadatelé akcí MICE. Hotely a konferenční centra sice po mnoho let usilovaly o zvýšení obsazenosti svých kapacit, zároveň ale byl knihovací proces z hlediska zákazníka ve většině případů zdlouhavý a složitý. V průměru strávil zájemce sedm hodin na zajištění jednoho meetingu. Ve většině případů musel zákazník poslat několik e-mailů nebo uskutečnit několik telefonických hovorů, jen aby zjistil, že prostory neodpovídají cenově jeho poptávce nebo prostě nejsou v daném termínu k dispozici. Díky MeetingPackage.com má klient nabídku koncentrovanou do jednoho místa, může vybírat dle svých potřeb a vše velmi jednoduše rezervovat. V reálném čase vidí zákazník v systému dostupné konferenční prostory, nabídky může srovnávat dle cen a dalších kritérií a k objednání vybrané varianty mu stačí tři kliknutí. Tím šetříme hotelům čas a minimalizujeme riziko, že by v průběhu procesu přišly o klienta. Klíčem k jednoduchosti je přitom fakt, že kontakt zákazníka a poskytovatele služeb je přímý.

V tom vidím určitou paralelu třeba s aplikacemi v oblasti sdíleného ubytování. Na první pohled by se mohlo zdát, že si jako cestovní kancelář tímto napřimováním dodavatelsko-odběratelských vztahů řežete větev sami pod sebou…

Toto napřimování vazeb je realita, s kterou se musíme naučit žít, respektive využít ji ve svůj prospěch. Firmy, které si cestovní aranžmá svých zaměstnanců řešily na vlastní pěst, tady byly, jsou a budou. Tak proč jim práci nezjednodušit? Díky MeetingPackage.com navíc dosáhnou úspor, protože platí jen za to, co si objednají, nejsou jim účtovány žádné dodatečné servisní či jiné poplatky. Na druhé straně platforma skvěle poslouží i cestovním kancelářím a profesionálním organizátorům akcí MICE.

Jenže firmy dnes mají často zavedena pravidla v oblasti cestovní politiky svých zaměstnanců. Vzhledem k jednoduchosti platformy předpokládám, že to je něco, co asi nemůže zohlednit, že?

Náhled výsledků vyhledávání meetingových prostor v Londýně

To bychom asi u většiny korporátních zákazníků rychle skončili. Je to přesně naopak – každý klient může svůj přístup do systému nastavit dle svých interních pravidel a veškeré rezervace jsou pak v souladu s nimi. Samozřejmou funkcionalitou platformy je i transparentnost, takže zákazník má přehled o tom, jaké služby čerpá, kolik za ně utrácí apod.

V názvu platformy je „package“, tedy „balíček“. Znamená to, že lze jejím prostřednictvím rezervovat víc než jen pronájem prostor?

Přesně tak. V rámci zjednodušení a snadné vzájemné porovnatelnosti nabídek nabízíme několik různých balíčků, kde si zájemce může vybrat požadovanou délku jednání, typ občerstvení, tzv. coffeebreaks, může si přiobjednat další cateringové služby, obědy, večeře a podobně. Navíc může snadno doobjednat další služby s meetingem spojené. Všechny ceny jsou pak velice snadno porovnatelné a transparentní, protože vždy je kalkulována cena na jednoho účastníka.

Výhody pro korporátního zákazníka i pro profesionálního organizátora akcí MICE jsou mi jasné, ale v čem je spolupráce s MeetingPackage.com výhodná pro hotely a konferenční centra? Vždyť stejně jako na internetu, v kongresových katalozích a dalších prostředích svádějí i v rámci této platformy boj o klienta…

To je pravda, přesto si myslím, že výhody jsou zřejmé. Předně jde o to, že se díky naší působnosti ve čtyřech desítkách zemí světa a našim marketingovým aktivitám dostávají nabídky konferenčních prostor k širšímu a zároveň přesně cílenému okruhu potenciálních klientů, než jaký může oslovit jednotlivý subjekt. Koneckonců cílem majitelů MeetingPackage.com je, aby se tato platforma stala do roku 2020 celosvětově nejpoužívanějším nástrojem pro rezervování meetingových prostorů. Majitelům prostor tak šetříme čas a náklady. Mimochodem – rezervační rozhraní MeetingPackage.com může být integrováno přímo do webových stránek každého jednotlivého poskytovatele konferenčních prostor.

A druhou oblastí, v které mohou provozovatelé konferenčních kapacit hledat výhody, je reputace. Naše platforma je postavena na naprosté transparentnosti publikovaných nabídek. Firmy, které tímto průhledným způsobem nabízejí své služby, jsou pro zákazníka důvěryhodnější, což se ve finále projeví ve vyšší obsazenosti jejich konferenčních prostor a vyšších tržbách.

Foto: OK-TOURS

Petr Manuel UlrychC.O.T. media
šéfredaktor časopisu COT a portálu iCOT.cz
petr.ulrych@cot.cz