KPI: Nejdůležitější ukazatele výkonnosti

Máme tu nový rok a vy sami určitě budete chtít vědět, jak jste si v uplynulých měsících počínali, a to nejen pro srovnání s vaší konkurencí. Ale hlavně si chcete udělat představu o tom, jaký bude letošní rok. Standardně plánujeme rozpočet na další rok někdy mezi zářím a listopadem, ale ani v lednu není úplně pozdě.

Naším cílem je pracovat s věrohodnými informacemi, umět si vše spočítat a mít jistotu, že to, co plánujeme vydělat, dává smysl a je rentabilní. K tomu samozřejmě slouží nejen podklady z účetnictví (ať už ve formě finančního účetnictví nebo manažerského účetnictví), ale také revenue management, potažmo jeho klíčové ukazatele, často se vyskytující pod zkratkou KPI (key performance indicators), kterými měříme výkonnost hotelu v oblasti tržeb.

A k čemu takové klíčové ukazatele výkonnosti slouží? Mohou vám jako revenue manažerům a vlastníkům či provozovatelům hotelů, hostelů, penzionů, ale i kempů či podnikatelům v Airbnb poskytnout cenné informace ohledně stavu vašeho zařízení a nasměrovat vás k tomu, kdy a jakou revenue strategii použít. Na základě toho pak můžete maximalizovat finanční výsledky vašeho podniku. Vždyť jde stejně pořád jen o to prodat ten správný pokoj tomu správnému hostu, a to ve správnou chvíli a za správnou cenu v odpovídající kvalitě. Samozřejmě přes ten správný prodejní kanál a s co nejnižšími náklady.

Většina hotelových manažerů vám není schopna říci, jak se u nich v hotelu vyvíjí míra obsazenosti za poslední týden ve srovnání s předcházejícím tříměsíčním obdobím, aniž by k tomu nepotřebovala určitý report od revenue manažera. Takoví hoteloví manažeři si pouze myslí, že ve svém hotelu umějí používat KPI, bohužel realita je úplně jiná. Dle našich zkušeností přes 50 procent hoteliérů nemá ve svém hotelu klíčové ukazatele výkonnosti vůbec definované a někteří se na ně dívají jednou za měsíc. Pokud ale chcete dosáhnout vámi vytyčených cílů, nezbývá vám nic jiného, než sledovat KPI dennodenně a hlavně je umět v čase srovnávat. Tady jsou ty nejdůležitější z nich.

Počet volných pokojů

Jako správní revenue manažeři byste měli v jakémkoliv okamžiku vědět, kolik pokojů máte volných. To spočítáte jako celkový počet pokojů bez obsazených a nedostupných (Out of Order) pokojů. Znepokojit by vás tento ukazatel měl ve chvíli, kdy je jeho hodnota ve srovnání se stejným dnem v minulém roce výrazně vyšší nebo je vyšší než předcházející tříměsíční průměr.

Obsazenost

Míra obsazenosti (neboli obsazenost) hotelu odkazuje na počet pokojů obsazených hosty v určitou chvíli. Vypovídat může o efektivnosti hotelu vzhledem k využití volných pokojů a může být také použita ve spojení s ostatními ukazateli k maximalizaci revenue (tržeb). Měli byste přesně vědět minimální míru obsazenosti, která je pro vás ještě profitabilní. Vyjadřuje se jako procento a počítá se vydělením počtu obsazených pokojů celkovým počtem pokojů.

Average daily rate neboli průměrná (denní) cena sděluje hotelovému managementu průměrný příjem z jednoho obsazeného/zaplaceného pokoje. Nezapočítávají se sem další položky jako např. příjem z room service a dalších využitých služeb. Vypočítá se jednoduše jako celkové tržby obdržené za daný den vydělené počtem obsazených pokojů. Jde o jeden z nejužitečnějších hotelových ukazatelů, umožňující srovnání mezi konkurenčními hotely v okolí. Pohledem na tento ukazatel byste také měli být schopni odhadnout, kdy nezlevňovat ceny jen kvůli zvýšení míry obsazenosti. I zde byste měli přesně vědět minimální průměrnou cenu, kterou musíte udržet, abyste byli profitabilní. Zpozorněte ve chvíli, kdy je vaše míra obsazenosti vyšší než v tříměsíčním průměru, ale vaše průměrná cena je v tomto období nižší.

RevPAR

Revenue per Available Room neboli tržba generovaná každým jedním fyzicky dostupným pokojem, nehledě na to, zda je v danou chvíli obsazen, je ukazatel užitečný zejména k měření celkové finanční výkonnosti všech pokojů v hotelu, ne jen těch obsazených. Vypočítá se buď jako celkové tržby z pokojů vydělené počtem dostupných pokojů, nebo znásobením ADR a míry obsazenosti. V ideálním případě je tento ukazatel roven míře obsazenosti, což znamená, že všechny vaše dostupné pokoje jsou zaplněny. Znepokojit by vás toto číslo mělo ve chvíli, kdy je váš denní RevPAR níže než byla stejná hodnota loňský rok nebo za poslední tři měsíce.

RevPOR

Revenue per Occupied Room se podobně jako ADR zabývá generováním tržby ze skutečně obsazených pokojů. Rozdíl je však v tom, že zde se počítá s tržbou vyplývající i z dalších využitých služeb, jako je room service, praní a žehlení prádla nebo spotřeba minibaru. Spočítá se jako celkové tržby generované obsazenými pokoji dělené počtem obsazených pokojů.

GOPPAR

Gross Operating Profit per Available Room je dalším z neméně důležitých ukazatelů výkonnosti, který se zabývá hrubým provozním ziskem z hlediska všech pokojů, nejen těch obsazených. Spočítat jej můžete, když vydělíte hrubý provozní zisk počtem všech pokojů, což vám řekne něco o celkovém výkonu vašeho zařízení napříč všemi zdroji revenue.

Pokud chcete dosáhnout vámi vytyčených cílů, nezbývá vám nic jiného, než sledovat KPI dennodenně a hlavně je umět porovnávat v čase.

TRevPAR

Total Revenue per Available Room se stejně jako RevPAR soustředí na množství revenue vytvořeného z každého jednoho pokoje, ať už obsazeného, nebo ne, navíc ale počítá s celkovými tržbami z každého daného pokoje, tedy začleňuje také útratu v restauraci, v baru nebo na room service. Spočítá se jako celkové tržby se všemi okolními příjmy dělené počtem všech pokojů v hotelu.

NRevPAR

Net Revenue per Available Room na rozdíl od výše uvedeného TrevPAR počítá s čistým revenue, tedy s celkovými tržbami z daného pokoje po odečtení nákladů spojených s jeho prodejem. Umožňuje získat pohled na čistý výnos plynoucí z jednoho prodaného pokoje.

ARPA

Average Revenue per Account je ukazatel výkonnosti, který zobrazuje průměrnou výši revenue generovanou jedním zákazníkem, tedy jeho zákaznickým účtem v určitém časovém období. Počítá se většinou na měsíční nebo roční bázi a hotelovým manažerům a majitelům ukazuje průměrnou hodnotu existujících zákazníků. Ukazatel spočítáte jako měsíční hodnotu revenue vydělenou počtem zákaznických účtů v daném měsíci.

EBITDA

Earnings Before Interest, Taxes, Deprecia­tion and Amortization je ukazatel, který v poslední době nabírá na důležitosti. Demonstruje každodenní provozní ziskovost hotelu po odečtení variabilních nákladů, jako jsou úroky, daně a opotřebení majetku. Tento ukazatel je speciálně užitečný ve chvíli, kdy srovnáváte výkon hotelů v různých regionech nebo kategoriích. Spočítá se jako celkové tržby oproštěné od výše uvedených nákladů.

Které z KPI jsou pro vás ty pravé?

Definovat ty správné ukazatele a sledovat je v reálním čase není zase až tak namáhavé, jak byste si mohli myslet. Pochopitelně když máte po ruce ten správný systém. Řídit hotel bez pomoci klíčových ukazatelů je podobné jako byste řídili auto bez všech těch kontrolek na palubní desce. Když totiž nebudete sledovat ručičku ukazující, že vám došel benzín, budete mnohem častěji platit za odtahovou službu, když vám skutečně dojde. Stejně tak bez sledování důležitých ukazatelů výkonnosti se vám mnohem častěji stane, že přijdete o zisk a zvýšíte své výdaje.

Správné KPI tedy zvolíte takto:

  • Krok 1 – Zvolte ty nejdůležitější informace, které chcete dostávat
    Denní reporty, které budete sledovat, se tak musejí zabývat pouze čísly, která jsou pro vás absolutně nezbytná pro řízení vašeho hotelu. Měli byste být schopni obdržet 80 procent potřebných dat během 10vteřinového pohledu.
  • Krok 2 – Nastavte cíl pro každý ukazatel
    Každý vámi zvolený ukazatel musí mít jasně daný cíl. Jen tak můžete v čase měřit svůj úspěch. Není od věci si nastavit cíle pro časové úseky jako je týden a měsíc.
  • Krok 3 – Nastavte upozornění pro hodnoty ukazatele
    U každého ukazatele byste si měli zvolit minimální a maximální hodnotu, a ty si hlídat.
  • Krok 4 – Zvolte osobu, která se bude starat o zasílání reportů
    Zvolte si ve svém týmu zodpovědnou a zkušenou osobu, která vám bude zasílat revenue reporty s již vyznačenými místy, která stojí za vaši pozornost. Pro každý zvolený ukazatel byste měli obdržet report na denní, týdenní, měsíční a tříměsíční bázi.
     

Malá zkouška nakonec

Představte si, že musíte na měsíc odjet na opuštěný ostrov, odkud můžete denně pracovat pouze po dobu 10 minut. Na začátku každého dne dostanete jednu minutu přístupu k internetu, kdy jsou vám zaslány vámi zvolené KPI. Poté máte 8 minut na to, abyste je zanalyzovali a rozhodli se, jaké pokyny dáte svému týmu. Na jejich zprostředkování máte opět jednu minutu přístupu k internetu. Pokud tuto situaci s vámi vytyčenými ukazateli nezvládnete, je třeba zaměřit se znovu na jejich užití nebo zvolit jiné.

foto
Radka TelyčkováHow-To-Increase-Revenue Advisor a Hotel Coach ve společnosti Pomáháme hoteliérům
 

Nejnovější články z rubriky Expert

Foto: Unsplash

Letecké společnosti se zavázaly k respektování práv spotřebitelů

Šestnáct významných leteckých společností na evropském trhu se přihlásilo k větší transparentnosti, lepší informovanosti a včasnému odškodnění cestujících v případě zrušení letu na základě iniciativy Evropské komise. Ta v prosinci 2020 upozornila orgány pro spolupráci v oblasti ochrany spotřebitele (CPC, Consumer...

Číst více
Foto: Shutterstock.com

Events Club Fórum v Česku

Czech Convention Bureau, které je součástí agentury CzechTourism, a Kongresové centrum v Praze se staly hlavními partnery a hostiteli zcela nové obchodní platformy Events Club Fóra. Cílem projektu je vytvoření jednoho hlavního MICE fóra, které se bude každoročně...

Číst více
Foto: Shutterstock.com (montáž: COT group)

Instagram: 5 taktik pro zvýšení zájmu o obsah

Pravidelná komunikace na Instagramu je pro úspěch nejenom na této sociální síti klíčová. Jak komunikovat nebo jaké kroky ideálně zvolit, aby obsah zaujal a cílové publikum s ním interagovalo? Nabízím vám 5 ověřených tipů, jak postupovat.

Číst více