Málokterá oblast cestovního ruchu podléhá trendům tolik jako kongresová a incentivní turistika. Projevuje se v ní vývoj v oblasti technologií, je citlivá na mezinárodní bezpečnostní situaci, reaguje na demografické i sociální změny. A jako lakmusový papírek signalizuje, v jakém stavu se nachází světová ekonomika. Jde zkrátka o „risky business“. Předpovědi odborníků pro letošní rok jsou ovšem vcelku příznivé.
Trh v oblasti kongresové a incentivní turistiky systematicky sleduje profesor Rob Davidson z westminsterské univerzity. Na jeho pravidelnou zprávu o aktuálním stavu odvětví a očekávaných trendech vždy napjatě čekají odborníci z celého světa. Následující řádky jsou alespoň stručným výtahem z jejího aktuálního vydání.
Kongresové akce se obecně dělí na ty pořádané jednotlivými firmami a akce organizované asociacemi, svazy a dalšími spolky. Kupříkladu v USA vygeneroval v roce 2004 konferenční business spolu s výstavami a incentivami cca 122 mld. USD. Dvě třetiny z toho připadly na akce pořádané asociacemi. Odborníky proto neponechává v klidu skutečnost, že zájem o asociační setkání stagnuje, někde dokonce mírně klesá. I v příštích letech se budou asociace potýkat s rostoucími problémy při získávání účastníků pro své akce. Podle odborníků je to dáno sílícím fenoménem nedostatku času. Stále více členů asociací raději věnuje svůj (často velmi drahý) čas vlastnímu podnikání než cestování po světě a vysedávání po konferencích. Organizátoři kongresových akcí se proto budou muset napříště mnohem více snažit, aby členům asociací ozřejmili hodnotu, kterou účastí získají. Podle společnosti Conferon, největší nezávislé americké firmy zabývající se plánováním kongresů, se tento problém týká především „generace X“, tedy mladých profesionálů. Ti mnohem častěji než jejich rodiče podceňují význam osobního kontaktu a sázejí spíše na nové komunikační technologie.
Webová kamera je pro mnohé pořadatele konferencí zlým snem |
Z výše napsaného plyne, že poroste role specializovaných „Convention and Visitor Bureaus“ (CVB), tedy institucí propagujících kongresové možnosti v jednotlivých destinacích a poskytujících servis organizátorům kongresů. Na tom, že tyto instituce musejí přicházet s novými nástroji a strategiemi, jež pomohou organizátorům kongresů v boji o čas možných účastníků, se shodli i delegáti na loňské konferenci Destination Marketing Association International. Role CVB spočívá zejména v organizování vlastních marketingových kampaní či podpoře kampaní organizátorů kongresů, případně v zapojení místních podnikatelů a investorů do plánované akce. To vše by mělo vyústit ve větší atraktivitu akcí a promítnout se ve větším počtu účastníků.
Tlak na snižování nákladů
Přestože světová ekonomika v posledních měsících vykazuje relativně slušné výsledky, i nadále bude podle světových expertů pokračovat tlak na snižování nákladů souvisejících s pořádáním kongresových akcí. Tento trend se týká především akcí pořádaných firmami. Řada z nich se přitom jen nechce předvádět pompézními akcemi v situaci, kdy jiné společnosti kvůli horším výsledkům zeštíhlují. Obecně pak platí, že víc než dříve je sledována výše výdajů a jejich efektivnost. Firmy zabývající se incentivní turistikou jsou jednou ze skupin, které se snažily z této situace vyjít se ctí. Přijaly sice úsporné strategie, ovšem takové, které s sebou nenesou zničující snížení kvality.
Nové trendy v incentivní oblasti
• akce jsou kratší
• program zahrnuje více volnočasových aktivit, zejména nákupních možností
• v kurzu jsou menší akce – firmy pečlivěji volí, koho na incentivní cestu vyšlou
• akce jsou stále častěji organizovány o víkendech
Zajímavá zjištění vyplynula také z průzkumu realizovaného loni časopisem Corporate Meetings & Incentives. Respondenti na otázku, jak jejich firmy řeší otázku nákladů na incentivní programy, reagovali následovně:
• 54 % snižuje výdaje na místě
• 45 % volí z méně nákladných destinací a levnějších druhů ubytování
• 41 % dává přednost bližším destinacím
• 36 % zve méně účastníků
Návratnost investic
V letošním roce bude pokračovat také tlak na návratnost investic. A to jak v oblasti incentiv, tak u kongresového businessu. Prezident Society of Incentive and Travel Executive Bill Boyd v loňském červnovém vydání časopisu Special Events uvedl: „Oblast incentivní turistiky je i nadále pod přísným dohledem, pokud jde o výkony. Vyšší management v podnicích žádá nástroje, které by mohly kvantifikovat návratnost investic do incentiv.“
Toto musejí mít organizátoři incentivní turistiky na paměti. Je to pro ně příležitost. Onen zvýšený zájem o návratnost investic znamená, že firmy sahající po incentivních programech je chápou jako obchodní nástroj, který je schopen v konečném součtu generovat zisk. Na straně druhé jde o výzvu. Podnikatelé v incentivní turistice musejí systematicky přesvědčovat firmy, které incentivy zatím podceňují, o významu svých produktů a o měřitelnosti jejich přínosu.
Extrémní sporty jsou jedním ze způsobů, jak do incentivních |
Více dobrodružných prvků
Již ze samotné povahy příslušníků generace X vyplývá, že víc než dřív musejí incentivy reflektovat aktuální trendy v životním stylu. Jedním z nich je sílící touha po dobrodružství a neobvyklých zážitcích. Tedy velká příležitost pro firmy nabízející „extrémní“ aktivity. Ve světě, ale i u nás roste skupina těch, kteří vyhledávají tzv. extrémní incentivy zahrnující drsné outdoorové aktivity a adrenalinové zážitky. Tyto programy jsou navrženy tak, aby povzbudily soutěživost mezi účastníky. Ti se pomocí her a soutěží naučí více kreativně přemýšlet a také čelit rizikům, což následně zužitkují při své práci na čím dál více konkurenčním trhu.
Tyto stimuly se zaměřují na velmi aktivní skupinu mladých profesionálů, zvláště na dravé zaměstnance obchodních a marketingových oddělení, kteří žijí pro vzrušení a vydávají ze sebe maximum.
Příklady extrémních incentiv:
• automobilové soutěže a kurzy závodního ježdění
• lety ve větroních
• heliskiing
• závody v horkovzdušných balonech
• kiteboarding (druh surfování, při kterém jsou účastníci taženi drakem připomínajícím padák)
• olympijský trénink pod vedením úspěšného sportovce
• lyžařské závody
• škola rodea
• canyoning
• skydiving (sólový nebo tandemový)
• šnorchlování s rejnoky
• vzpěračský kurz
• rafting na divoké vodě
• paragliding
S adrenalinovými incentivami má zkušenost i leckterá tuzemská firma. Na dotaz, zda mohou firemní akce, jejichž součástí jsou adrenalinové aktivity, ovlivnit kvalitu práce, odpovídá Hynek Dvořák, manažer projektů společnosti Yellow Point: „Při akcích s adrenalinem se lidé dostanou do situací, které jsou naprosto odlišné od všeho, co zažívají například v kanceláři. Právě změna prostředí a neobvyklé činnosti pak vedou k tomu, že se lidé na pracovní záležitosti začnou dívat z jiného úhlu. Běžně se stává, že vyřeší i věci, kterým dlouho nemohli přijít na kloub. Adrenalinové aktivity dávají navíc lidem, kteří jsou přes týden celý den zavření v kanceláři, možnost odreagování, uvolnění, koncentrace na jiná témata. Na takové akci se do lidí vlije ,čerstvá šťáva’ a najednou mají nové nápady, což může zase pomoci v práci – třeba při vymýšlení strategických a koncepčních záležitostí společnosti. Vzhledem k tomu, že vše probíhá v týmu, mají zaměstnanci šanci se lépe poznat a mohou se dozvědět také mnohé o sobě.“
Z demografických trendů ve světě ovšem vyplývá, že v budoucnu se budou muset organizátoři incentivních programů zaměřovat nejen na generaci X, ale i na čím dál početnější skupinu aktivních seniorů.
Sociální a environmentální odpovědnost
Rob Davidson přišel s možná trochu nečekaným zjištěním, že nová generace účastníků kongresových a incentivních akcí se stále méně hodlá smiřovat s poněkud samoúčelnou a často rozmařilou spotřebou charakterizující tyto události. Tento trend je obzvláště patrný v okamžiku, kdy se akce koná v některé méně rozvinuté zemi nebo když jsou účastníci přímo či nepřímo konfrontováni s některou znevýhodněnou skupinou lidí. Podle Davidsona existuje mnoho případů z nedávné doby, kdy kongresové a incentivní akce poskytly účastníkům příležitost interakce s místním obyvatelstvem a šanci pomoci jim. Ve své zprávě zmiňuje například dobročinné aukce nebo peněžní sbírky, které mezi sebou uspořádali účastníci akcí a jejichž výtěžek putoval ve prospěch místních škol nebo nemocnic. Stejně tak šlo o podporu projektů na zlepšení životního prostředí v místě, ale třeba i o fotbalová utkání s místními dětmi.
V době, kdy si každá firma zakládá na své pověsti, jsou takovéto aktivity také užitečným zdrojem podkladů pro PR aktivity.
Všudypřítomné SPA
Organizátoři incentivních akcí do svých programů stále častěji zahrnují lázeňské produkty. Tedy nikoli lázeňské pobyty, jak je známe z České republiky, jde ale o to, co se pod pojmem „spa“ rozumí například v anglosaském světě. Je přitom jedno, zda jsou účastníky incentivního programu muži nebo ženy. Spa je pro mnohé hotelové hosty i pořadatele kongresových akcí již samozřejmou součástí hotelové nabídky. Podle výzkumu zpracovaného loni časopisem Convene považuje 90 % zadavatelů kongresů umístění tohoto zařízení v hotelu za důležité. ¨
Viděno z opačné strany, také firmy si uvědomují, že směrování incentiv do míst vybavených spa je moudrou investicí, která přispěje k pocitu blaha jejich zaměstnanců. Kombinací zdravé stravy, cvičení, zkrášlovacích procedur a seminářů o relaxaci, odbourávání stresu a aromaterapii může pobyt ve spa pomoci k odpočinku těla i ducha, díky čemuž jsou pak zaměstnanci po návratu do pracovního procesu výkonnější. Je jednoznačně patrné, že mají-li organizátoři kongresů a incentiv k dispozici větší rozpočty, rádi tyto procedury nabízejí. S lázeňskými prvky v incentivách je ale třeba zacházet uváženě, neboť do hry vstupují kulturní faktory. Pro některé skupiny klientů je nežádoucí, aby se kolegové poznali svlečení…
Při plánování incentivních akcí hledají manažeři stále častěji levnější destinace |
Brainstorming v ústraní
V žargonu pořadatelů kongresů a incentiv se poměrně nedávno objevil termín „retreats“. Dříve se jím označovaly situace, kdy se člověk ze shonu každodenního života na chvíli stáhnul do ústraní, aby se věnoval náboženskému rozjímání či meditaci. Nyní je tímto slovem označován specifický druh meetingů, kterých se obvykle účastní vrcholový management.
Tyto schůzky se ale liší od pravidelných manažerských porad. Namísto toho, aby účastníci jako obvykle rychle procházeli předem daným programem, zabývají se na „retreats“ dlouhodobými problémy, koncepčními záležitostmi a úvahami o budoucnosti firmy. Očekává se, že se v hlavách manažerů budou rodit tvořivé myšlenky. Retreats jsou ideální příležitostí pro seznámení nových členů managementu s cíli organizace, jejími regulemi a zvyky. Někdy bývají obohaceny o outdoorové aranžmá. Zcela zásadní je při těchto příležitostech čas pro vzájemnou interakci, neboť retreats jsou i teambuildingovou aktivitou.
Pro pořádání těchto setkání jsou nadmíru vhodná odloučená zařízení a destinace. Jde o jednu z nových příležitostí pro destinační managementy a organizátory incentiv, kteří ovšem musejí znát speciální nároky na tento typ akcí.
Blíž k domovu
Výrazným trendem v oblasti kongresů a incentiv je podle analytiků pokles počtu akcí pořádaných ve vzdálených destinacích. Má to řadu příčin. Účastníci touží po lepší vyváženosti pracovního a soukromého života, takže chtějí trávit méně času mimo domov. Lidé jsou čím dál pohodlnější, takže již jen málokdo touží trávit deset a více hodin cestováním na konferenci. Poněkud zarážející je zjištění, že roste počet lidí cítících nejistotu při cestování letadlem. Naopak nepřekvapí snaha o snížení nákladů spojených s cestováním. Řada firem také argumentuje poklesem produktivity, pokud je personál pryč delší dobu. Výsledkem je, že se až 95 % incentivních akcí koná na stejném kontinentu, na kterém daná firma působí.
Incentivní nebo koncentivní?
Více než dříve bývají incentivní akce spojovány businessem či účastí na kongresu nebo konferenci. Objevil se tak nový termín – meetcentives (meetings + incentives) nebo concentives (conventions + incentives). Cílem je účastníky v průběhu jedné akce motivovat, komunikovat s nimi a trénovat je. Pokud jde o poptávku po službách, příliš se neliší od klasických incentiv, rozdíl je pouze v nárocích na konferenční prostory a audiovizuální techniku. Trendu spojování incentivních a kongresových akcí nahrává i to, že „holé“ incentivy se v mnoha zemích stávají předmětem zájmu berních úřadů…
Petr Manuel Ulrych, zdroj: The EIBTM Industry Trends & Market Share Report 2005
Foto: © isifa/Ablestock