Konferenční a kongresová centra na jedné straně a agentury, poskytující konferenční akce bez vlastního zázemí na straně druhé. Oba typy firem dělají vlastně totéž, jenže jinak. Konferenční centra musí umět přilákat klienty do své lokality, navnadit je atraktivitou prostředí, perfektním vybavením a službami. Agentury, které pro své klienty pořádají akce na klíč prakticky kdekoliv, musí být velmi flexibilní, zkušené a hlavně musí přesvědčit klienta, že pro ně není nic nemožné. Jak si takové agentury vedou? Některým z nich jsme položili tři otázky:
1. Zajišťujete akce jen na území České republiky, nebo i v zahraničí?
2. Pokud si můžete vybrat místo konference, v jakém typu zařízení se vám nejlépe pracuje?
3. Do jaké míry požadují vaši klienti mimokonferenční doprovodné programy?
Kde? Hlavně v Praze a okolí
Z ankety vyplynulo, že nejčastější destinací konferenčních akcí na klíč je Praha a její okolí, dále podle objednávky celá Česká republika. Konference v zahraničí jsou obvyklé, ale nepřevládají. Z hlediska vymezení vyvstává problém neexistence jasné hranice mezi konferencí a firemní akcí. Například Martina Baumruková z OK-TOURS podotýká, že se stále zvyšuje počet zákazníků, kteří požadují zajištění doprovodných outdoorových programů, takže takové akce umisťují samozřejmě do vhodných zařízení mimo Prahu. Radovan Douša z World Travel Consulting dodává, že v poslední době se zvyšuje požadavek na konání konferencí v lázeňských objektech s možností lázeňských procedur.
Agentura EUROPEAK se specializuje na firemní a incentivní akce, takže u ní převládají spíše outdoorové programy. Jsou ovšem i operátoři, kteří preferují akce v okolí svého působiště. Například CK Čebus zajišťuje převážnou většinu kongresů a konferencí na území jižní Moravy.
Akce v zahraničí zajišťují agentury také, ale pokud jsou objednavateli české firmy, objevují se tendence dávat z cenových důvodů přednost tuzemským destinacím. Některé agentury, jako je GUARANT International nebo AIMS International mají na zahraniční akce své dceřiné společnosti, joint ventures, popřípadě jim zahraniční akce zařizují zahraniční pobočky jejich mezinárodní sítě.
Ideální prostředí pro konferenci
Ve velké většině případů si lokalitu pro svůj kongres nebo konferenci určuje zákazník. Ale není tomu tak vždy, a tak mají agentury někdy volnou ruku. Pokud se týká preferencí jednotlivých typů zařízení, převládá všeobecně názor, že žádoucí jsou taková, „s nimiž máme dlouhodobě dobré zkušenosti při zajišťování akcí tohoto druhu a která nabízejí maximální rozsah služeb pod jednou střechou – tj. ubytování, konferenční prostory a potřebnou techniku, možnost nejen běžného stravování, ale i zajištění banketu, rautu či cateringu při doprovodných programech mimo místo konání konference.“ (OK-TOURS).
World Travel Consulting spolupracuje jednoznačně se zařízením, které splňuje 3 základní atributy: Kvalitní ubytovací a stravovací služby, požadované technické vybavení a zázemí pro doprovodné programy.
EUROPEAK dává přednost novému nebo nově zrekonstruovanému hotelu, většinou minimálně čtyřhvězdičkové kategorie. Podmínkou je větší počet konferenčních místnostní a konferenční/kongresový sál s minimální kapacitou 150 osob. „Hotel by měl nabízet také sportovní a relaxační zázemí, v ideálním případě jak v interiéru, tak v exteriéru. Bohužel podobných lokalit je v České republice (mimo velká města) stále nedostatek. Klienti totiž velmi často požadují lokality v přírodě, kde je klid na jednání a venkovní prostor na další doplňkové aktivity,“ říká Kamil Čepl z EUROPEAK.
Čtyř až pětihvězdičkové hotely preferuje i Simona Pánková z Polarex Travel Agency a stejně tak Veronika Velasová z Liberty International, která vyžaduje kompletní servis včetně možnosti nejrůznějších pokonferenčních aktivit, jako je bazén, bowling a tak dále.
Podobně i Aleš Pejsar z AIMS International Prague dává přednost zařízení s komplexní nabídkou služeb a zařízení, které mají s MICE klientelou zkušenosti.
Alena Stehnová z Congress Business Travel preferuje samozřejmě hotely s vlastním kongresovým zázemím, ale podotýká, že v případě velkých kongresových akcí v Praze mnoho možností není.
Trochu jiný přístup má Markéta Kukulová ze společnosti Czech Production: „Já osobně tíhnu k přírodě, tedy preferuji hotelové resorty v okolí Prahy na odlehlém místě. Samozřejmostí ve vybavení hotelu musí být nejlépe wi-fi či jiná možnost připojení k internetu v celém areálu, wellness a kardio centrum, vyhlášená gastronomie místní restaurace a zajímavé okolí pro možnost organizace společenských programů.“
„Vzhledem k tomu, ze se naše společnost zabývá především organizací teambuildingových a outdoorových aktivit, vyhledáváme především objekty umístěné v přírodě s možností využití všech vnějších prostor. Zároveň je dobré, když je objekt vybaven velkými vnitřními prostorami pro variantu nepříznivého počasí s dobrým technickým zázemím a variabilním uspořádáním židlí. Klienti vždy ocení sportovně-relaxační zázemí hotelu. Samozřejmostí je vlídnost a ochota personálu,“ napsala nám Tereza Erbenová ze Sekce8.
Brněnská CK Čebus zcela přirozeně spolupracuje s BVV – Kongresovým centrem Brno a s předními brněnskými hotely, jako jsou International, Continental, Myslivna a podobně. „Hodně ale záleží na požadavku klienta, na počtu účastníků a na rozpočtu. Samozřejmě se snažíme vždy vyjít klientovi maximálně vstříc a děláme maximum, aby byl spokojen a akce se vydařila. Někdy to ale není vůbec jednoduché. Jednou jsme zajišťovali kongres pro 1000 lidí, přičemž jsme měli zorganizovat výlet po jihomoravských památkách a nesměla chybět ani tradiční jihomoravská jídla. Najít v regionu prostor, kde bychom nakrmili 1000 lidí, bylo nemožné. Nakonec jsme je museli rozdělit, 500 lidí se najedlo v nějaké vesnici v takovém tom pro socialismus typickém kulturním domě a druhá skupina absolvovala totéž v sousední vesnici,“ svěřil se Václav Horák z CK Čebus Brno.
Doprovodné programy jsou samozřejmostí
Martina Baumruková konstatuje, že požadavky klientů na zajištění mimokonferenčních doprovodných programů jsou stále častější, především však se zvyšují nároky na rozsah nabídky těchto programů a na jejich sofistikovanost.
Podle Radovana Douši jsou doprovodné programy požadovány téměř vždy, ale připomíná, že v mnoha případech se jedná pouze o podmínku konání akce v místě, kde si mohou tyto možnosti zajistit sami účastníci akcí podle svých zájmů.
„Speciálně pro mezinárodní akce jsou tyto programy velice žádané, protože umožňují účastníkům poznat krásy Prahy a celé České republiky. Dále jsou často žádané i zájezdy do zahraničí, mnohdy s odbornou tematikou,“ napsala Kateřina Salomonovičová Vlčková z GUARANT International.
Kamil Čepl tvrdí, že je téměř pravidlem, že každá firemní konference je doplněna minimálně společenským večerem, který obsahuje tematický program. „Ve většině případů se však jedná o vícedenní akce, které jsou doplněny sportovními, teambuildingovými, vzdělávacími, relaxačními nebo dalšími aktivitami a programy,“ upřesnil Čepl.
Barvité doprovodné akce zařizuje svým klientům i společnost CzechProduction: „Percentuálně doprovodné programy žádá 80 % našich klientů. Hlavně se jedná o gala večeře s kulturním programem, organizované výlety, ale také sportovní akce typu – golfový turnaj, závody horských kol a v případě zahraničních akcí možnost návštěvy např. fotbalového zápasu španělské FC Barcelony nebo slavné anglické Chelsea,“ říká Markéta Kukulová.
Poněkud jiné požadavky mají zřejmě klienti vůči společnosti Liberty International, protože Veronika Velasová z této firmy nám sdělila, že „pokud organizujeme takovéto akce v ČR, tak se převážně jedná spíše jen o konferenční program. Oproti tomu pokud se podobná akce pořádá v zahraničí, tak mimokonferenční program zabírá 2/3 až 3/4 celkového programu.“
Opačné zkušenosti má Václav Horák z CK Čebus Brno: „Vždy máme požadavek na nějaký doprovodný program a snažíme se ho sestavit tak, abychom nabídli to, co je pro Jihomoravský kraj typické. Takže při tvorbě nabídky nezapomínáme především na památky UNESCO, na Macochu, Slavkov a hlavně nesmí chybět folklor a víno, což k našemu regionu neodmyslitelně patří.“
-dva-
Foto: © isifa / Ablestock