Jak může destinace využít svůj potenciál na kongresovém trhu, jak uspět v dnešní tvrdé konkurenci, jaké jsou současné trendy a další otázky týkající se oblasti konferenčního a kongresového cestovního ruchu, to vše bylo tématem úspěšného edukačního semináře, který se konal 9. února v pražském hotelu Marriott. Akce přilákala více než sto účastníků činných v kongresové turistice nejen v Praze, ale také v regionech. Prague Convention Bureau, které bylo hlavním organizátorem této jedinečné akce, pozvalo několik špičkových odborníků ze zahraničí, aby se podělili o své letité zkušenosti se zástupci místních subjektů činných v MICE průmyslu.
Seminář zahájil Bruce Redor ze společnosti GainingEdge, poskytující služby od destinačního managementu přes studie kongresových center, podporu při kandidaturách na kongresy až po vzdělávání, který celou akci také moderoval. Ve své prezentaci se věnoval tématu současných trendů v oblasti korporátních a asociačních akcí. Zdůraznil, že vlivem celosvětové hospodářské krize roste tlak na přínos akce, efektivní využití a návratnost prostředků vynaložených na její organizaci. Vzhledem k nižším rozpočtům společnosti a asociace chtějí z každé akce vytěžit maximum a mnohem více je zajímá, jak a na co přesně budou jejich peníze využity. Zmínil rovněž rostoucí vliv globalizace, díky níž se zostřuje konkurence mezi destinacemi. S rostoucím počtem destinací je pro mnohé z nich stále těžší se udržet na špici. Kromě toho se také mění kritéria výběru. „Atraktivita destinace dnes již nehraje tak významnou roli jako to, zda daná destinace umožní organizátorům splnit cíle jejich akce. Tajemství úspěchu je, když má destinace vizi a produkt, který správně prezentuje, stejně jako účinný sales a marketing. Destinace, které vítězí, definují svůj cíl a všechny zúčastněné strany spolupracují, a to jak strany convention bureau a subjekty činné v kongresovém cestovním ruchu, tak orgány místní samosprávy či vlády," tvrdí Bruce Redor.
Ředitel Copenhagen Convention Bureau a místopředseda ICCA (Mezinárodní kongresové a konferenční asociace) Steen Jakobsen hovořil o přínosu kongresové turistiky pro Kodaň. „Přímý obrat z výdajů delegátů a organizátorů kongresů dělá téměř 1 miliardu eur ročně. Více než 20 000 pracovních míst v Kodani je přímo spojených s tímto odvětvím. Kongresy podporují výměnu znalostí, nových mezinárodních partnerství a zvyšují prestiž země," řekl Steen Jakobsen. Úspěch destinace podle něj velmi závisí na tom, jak aktivní je město při získávání kongresů a konferencí a zda má dobře definovanou strategii. Zdůraznil, že pokud má destinace ambici uspět na poli kongresového průmyslu, je nezbytné, aby měla dobře fungující convention bureau, které by navíc mělo mít vůdčí roli při rozvoji destinace a určení její další strategie. Stejně jako Bruce Redor i on vidí klíč k úspěchu v týmové práci všech místních subjektů činných v kongresovém průmyslu a ve spolupráci s veřejným sektorem. Obrovský význam má z jeho pohledu dlouhodobé financování convention bureau. Pokud rozpočet kolísá, je velmi těžké plánovat obchodní a marketingové aktivity a zajistit tak stálou aktivitu destinace na trhu. Roční rozpočet Copenhagen Convention Bureau činí 3 miliony eur a je tvořen z poloviny členskými příspěvky a z poloviny příspěvky z veřejného sektoru – od vlády, orgánů místní samosprávy a vedení města. Další důležitou podmínkou je vybudování kvalitního týmu stálých zaměstnanců. Nejúspěšnější convention bureaus tvoří týmy lidí, kteří zde pracují mnoho let. Jen prostřednictvím dlouhodobých vztahů s týmem convention bureau si klienti mohou vybudovat důvěru v danou destinaci. Copenhagen Convention Bureau má 15 stálých zaměstnanců, kteří zde působí řadu let. Co se týče úspěšnosti Kodaně coby kongresové destinace, v roce 2010 se v celosvětovém žebříčku kongresových destinací asociace ICCA umístila na 15. místě a v Evropě byla desátá.
Reprezentantka další úspěšné světové destinace Ulrike von Arnold, zástupkyně ředitele Vienna Convention Bureau a členka představenstva ICCA, potvrdila, že klíčem k úspěchu je podpora vlády a úzká spolupráce mezi leteckými společnostmi, letištěm, venues, cateringem, hotely a dalšími subjekty. „Vídeň je vedoucí kongresovou destinací mnoho let. A nebylo by tomu tak bez convention bureau – to garantuje ve Vídni jednotný přístup ke klientům," pronesla. Vídeň je vedoucí světovou kongresovou destinací od roku 2006 a convention bureau zde působí již 41 let. Zkušenosti s fungováním Vienna Convention Bureau potvrzují to, co řekl Steen Jakobsen. Podobná instituce nemůže fungovat bez stálého rozpočtu, který v případě Vídně činí 2,4 milionu eur ročně, a bez kvalitního týmu zaměstnanců. Vienna Convention Bureau zaměstnává 10 lidí, kteří zde pracují 10–25 let, a to je podle Ulrike von Arnold důvodem úspěchu této destinace. Vienna Convention Bureau je unikátní v tom, že nemá členy, kteří by platili pravidelné členské příspěvky. Již od roku 1955 je financováno z městské daně, kterou odvádějí hotely přímo do rozpočtu Vienna Tourist Board, jehož je VCB součástí. Tento zdroj dnes tvoří 60 procent jeho příjmů. Důležitou součástí činnosti VCB je sběr statistických dat z kongresového průmyslu, který se zde provádí již 10 let. Statistiky jsou nezbytné proto, aby bylo možné především regionálním politikům prokázat skutečnou hodnotu a přínos kongresového průmyslu a získat tak jejich podporu. Ve Vídni utratí každý delegát kongresu 645 eur za den, což významně přispívá k rozpočtu města. Vídeň se zaměřuje především na asociační konference a kongresy, které v současnosti tvoří 80 procent všech akcí, které se zde každoročně konají. Pouze 20 procent připadá na korporátní akce.
Dirk Elzinga, výkonný ředitel Convention Industry Consultants v Kapském Městě a bývalý generální ředitel Kongresového centra RAI v Amsterdamu, hovořil o řízení kongresových center a o významu kongresového centra pro úspěch destinace na kongresovém trhu. Věnoval se tématu financování kongresových center a roli, jakou zde hraje veřejný sektor. Zmínil zde také nutnost vybudovat dostatečné výstavní prostory, protože zejména velké medicínské kongresy zahrnují také doprovodné výstavy. A naopak, málokterý veletrh či výstava postrádá konferenční prvek. Zdůraznil také, že veletrhy a výstavy jsou pro destinaci významným zdrojem příjmů.
Caroline Mackenzie, ředitelka obchodního rozvoje v Congrex Holding BV, která se v rámci společnosti mimo jiné věnuje poradenství klientům při strategickém výběru destinace a spolupráci s convention bureaus a venues při realizaci skupinových rámcových dohod jménem klientů, se ve své prezentaci věnovala dnešním modelům řízení asociací a měnícím se trendům, které mají vliv na výběr destinace. Vyjmenovala také hlavní problémy, které výběr destinace negativně ovlivňují a možná řešení. Závěr své prezentace věnovala roli convention bureau coby jednotícího prvku, který je zárukou týmové spolupráce všech zúčastněných stran při organizaci akce a prostředníkem mezi organizátorem kongresu a místními subjekty z oblasti kongresové turistiky.
Za českou stranu na semináři vystoupili Ivo Miksa a Peter de Merlier, zástupci dvou významných hráčů na českém kongresovém trhu – společností Guarant International a CZECH-IN. Ti se věnovali zejména otázce, jak probíhá selekce při výběru destinace, a navrhli také akční plán pro Prahu.
Seminář byl prvním krokem, který má pomoci otevřít vrátka k hlubšímu pochopení problematiky kongresového průmyslu zástupci veřejných institucí a zvýšit povědomí o tomto významném oboru cestovního ruchu jak mezi subjekty činnými v turistickém ruchu, tak širokou veřejností.
Akci organizovalo Prague Convention Bureau ve spolupráci s oddělením Czech Convention Bureau agentury CzechTourism pod záštitou radního MHMP pro kulturu, památkovou péči, výstavnictví, cestovní ruch a zahraniční vztahy Ing. Václava Novotného. Partnery byly Letiště Praha, technologickým partnerem AV Media, mediálními partnery pak odborné vydavatelství C.O.T. media, deník E15 a televize Metropol.
Text: Martina Kvašová,
Prague Convention Bureau
Foto: Prague Convention Bureau