Čas a tedy peníze jsou jak vyhozené oknem, pokud si jdete rezervovat jednací prostory tradičním způsobem. Pro korporátní klienty, kteří nejčastěji využívají konferenční prostory pro své akce, to znamená pracné hledání meetingových prostorů ve městě určeném pro konferenci. Následuje individuální slepá poptávka každého jednoho konferenčního prostoru a čekání na odpověď.
Na druhé straně poskytovatel meetingového prostoru tuto poptávku obdrží a měl by na ni reagovat. Netuše, co přesně zadavatel očekává, zda ví, v jaké lokalitě se prostor nachází, zda prostory splňují veškeré jejich požadavky.
Průměrný čas, který tráví klient průzkumem možností, zasláním poptávky, zpracováním jednotlivých nabídek, porovnáním cen a zanalyzováním toho, která z nabízených možností je pro něho optimální, zabírá v průměru jednomu člověku 7 hodin.
Jednu poptávku zašle korporátní klient v průměru na 8 míst. Odběratelé třetích stran, například cestovky, pošlou poptávku v průměru na 15 míst.
Graf – Počet rozeslaných poptávek
Zdroj: MeetingPackage.com
Co to znamená na druhé straně? V průměru 20 poskytovatelů meetingových prostor, připravují nabídky, z kterých se pak akceptuje jedna. To je v souhrnu minimálně 20 hodin práce, které se mohly investovat jinam. Když si uvědomíte, že vám přijde třeba 10 takových poptávek, neděláte nic jiného, než vytváříte nabídky na akce, u kterých je méně než 5procentní pravděpodobnost, že se zrealizují.
Celková utilizace meetingových prostorů je zatím nízká. Je to především právě kvůli nedostatečným technologiím, které by umožňovaly snadný a efektivní způsob rezervace meetingových prostorů.
Tab. 1: Hlavní rozdíl mezi tradičními a on-line rezervacemi
| Tradiční rezervační kanály | On-line rezervace | |
| Rychlost | pomalá | rychlá |
| Odezva | během pracovní doby | 24/7 |
| Automatizace | žádná | ano |
| Cenotvorba | netransparentní | transparentní |
| Zážitek na místě | stejný | lepší |
| Věrnost zákazníků | založená na vztazích | založená na službách |
Zdroj: MeetingPackage.com
MeetingPackage.com na tuto díru na trhu MICE reaguje. Po dvouletém vývoji webové platformy od roku 2016 zrychluje, zefektivňuje a zprůhledňuje způsob, jak mohou klienti rezervovat své konferenční místnosti. A tím přináší pro firmy i výrazné úspory díky času, který mohou využít jinak než složitým staromódním poptáváním ideálních prostorů na meetingy.
MeetingPackage.com je globální platforma, která již dnes nabízí jednací místnosti ve většině zemí světa. Svou centrálu má meetingpackage.com v Helsinkách, nicméně další zastoupení, zajišťující především akviziční činnost, jsou dnes v Londýně, Miláně, Madridu, Rize či Berlíně a od prvního října je zastoupeno také cestovní kanceláří OK-TOURS v Praze.
Tento on-line rezervační systém pracuje přesně naopak než u běžných nabídkových systémů, které dnes jsou na trhu. Pomocí tří kliknutí jste schopni zacílit lokalitu, definovat hlavní kritéria a získat cenovou nabídku a obratem i balíček odpovídající vašim požadavkům a celou akci zarezervovat.
Tento snadný a rychlý proces pak ještě více ocení právě poskytovatelé meetingových prostorů, kteří do momentu, kdy jim přijde rezervace, nevěnovali dané poptávce žádnou práci. Tzv. win-win pro obě strany.
Foto: OK-TOURS
Vážení čtenáři, Váš oblíbený portál Celyoturismu.cz bude v horizontu 3 měsíců uzavřen. To podstatné z cestovního ruchu – vývoj, statistiky, analýzy, legislativní problematiku atd. – proto nově najdete na zpravodajském portálu Hospodářské komory ČR www.komoraplus.cz a také ve...
Ve středu 4. května se uskutečnila valná hromada Prague Convention Bureau, v rámci níž proběhla volba nového představenstva a členů revizní komise. Kongresový průmysl Prahy, který je oficiálně zastřešován právě Prague Convention Bureau, tak získal nové vedení.
Rozhovor s Lenkou Žlebkovou, ředitelkou Kongresového centra Praha, byl domluvený více než týden, na klidnější dopoledne prvního březnového pátku. Světové události ale na dohody tohoto typu ohled jaksi neberou. Setkali jsme se nakonec o několik hodin později....
