Po prázdninové pauze se na konci září roztočil kolotoč pravidelných Klubových dnů Asociace cestovních kanceláří České republiky. V kinosále nedávno otevřeného Království železnic na pražském Smíchově, největší modelové železnice u nás, se členové ACK ČR mohli seznámit s aktuální problematikou datových schránek.
Ve vaší schránce možná už pár dní leží důležitý dopis od živnostenského či finančního úřadu. A možná už také začala běžet nějaká lhůta, po jejímž uplynutí vám začne nabíhat penále z prodlení. Hloupost? Že poštu vybíráte denně? Tak schválně – zkuste to znovu. Ovšem klíč od kastlíku nechte na věšáku. Místo toho usedněte k počítači a zkontrolujte svoji datovou schránku! Že ji nemáte? Ale ano, na začátku listopadu byly totiž datové schránky automaticky z moci úřední aktivovány všem, kteří tak již dříve neučinili z vlastní vůle.
V oblasti zřizování, aktivace a používání datových schránek panovalo v uplynulých měsících mnoho nejasností, řada podnikatelů tuto novinku považovala za jakési nutné zlo. Změnit tento pohled se na zářijovém Klubovém dnu pokusili Martin Vránek a Jana Jirmanová z České pošty, tedy z instituce, která tuto novou formu garantované komunikace s orgány veřejné moci technicky zajišťuje. Program byl de facto seminářem, při kterém se účastníci dozvěděli to nejdůležitější a dostali odpovědi na své často velmi konkrétní a na první pohled zapeklité otázky. Výběr z toho nejdůležitějšího přinášíme na následujících řádcích.
K čemu a komu slouží
V první řadě konstatujme, že datové schránky jsou ze zákona povinny používat orgány veřejné moci, tedy ústřední správní úřady, města, kraje, ale třeba také zdravotní pojišťovny, samosprávné komory a mnohé další instituce. Ze zákona mají datovou schránku zřízenu také právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, dobrovolně si ji pak může nechat zřídit i kterákoli další právnická či fyzická osoba. Jde o elektronické datové úložiště určené k doručování dokumentů od orgánů veřejné moci a k provádění podání vůči nim. Prostřednictvím datové schránky tak lze například podat daňové přiznání – jde o plnohodnotnou a navíc bezplatnou variantu papírového podání. Datová schránka umožňuje přijímat a odesílat zprávy, zjišťovat stavy odeslaných zpráv, přijímat doklady o dodání a doručení a také ověřovat, zda daný adresát má datovou schránku. Orgány veřejné moci mají ze zákona povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky, pokud ji má druhá strana zřízenu. Ostatní subjekty mají povinnost dokumenty do své schránky pouze přijímat, pro odesílání mohou použít i jiných cest. V této souvislosti je třeba připomenout, že zpráva zaslaná do datové schránky se desátým dnem od dodání považuje za doručenou, přestože ji adresát nečetl. Obsah schránek je proto třeba pravidelně kontrolovat. V případě zasílání zpráv orgánům veřejné moci se zpráva považuje za doručenou v okamžiku jejího dodání do schránky.
„Datová schránka není e-mailová schránka a nejedná se také o dlouhodobé datové úložiště,“ upozornila na Klubovém dnu Jana Jirmanová. A to přesto, že velikost datové schránky je neomezená. „Obsah datových zpráv ve schránkách je po 90 dnech od doručení automaticky mazán, je na každém uživateli schránky, jak si doručené zprávy zarchivuje,“ konstatovala Jirmanová. Kromě klasických metod jako uložení na disk či jiné médium připadá v úvahu také služba datového archivu České pošty, kam lze data za úplatu uložit.
Prostřednictvím datových schránek lze v tuto chvíli komunikovat pouze s orgány veřejné moci, systém neumožňuje komunikaci mezi fyzickými či právnickými osobami navzájem. Jakmile se ale systém dostatečně osvědčí, bude umožněna i komunikace mezi jednotlivými uživateli schránek, počítá se také s možností zasílání elektronických faktur. V této budoucí etapě bude používání systému zpoplatněno.
 Datověschránková osvěta v podání Martina Vránka a Jany Jirmanové |
Do datových schránek není možné zasílat libovolný obsah, přílohy mohou být pouze ve formátu PDF. Maximální velikost přílohy je 10 MB. S ohledem na bezpečnost systému jsou zakázány všechny spustitelné přílohy.
Jak do schránky vstoupit
Do datové schránky se lze dostat dvojím způsobem – přes webové rozhraní z jakéhokoli počítače připojeného na internet, případně přes rozhraní spisových služeb, kteréžto je vhodné zejména pro opravdu velké podniky. Přístup do schránky je možný pouze po zadání přihlašovacích údajů, které uživatelé obdrželi, pro zvýšení bezpečnosti je možné použít také digitálních certifikátů (digitálních podpisů). Systém podle zástupců České pošty neklade přehnané nároky na hardware, postačí běžný počítač s připojením na internet. Pokud jde o software, nutný je prohlížeč PDF souborů a nainstalovaný 602 XML Filler Plugin.
Přístup do datové schránky má v klasickém případě pouze její uživatel, který obdržel od České pošty přístupové údaje. Ten však může k práci se schránkou pověřit další osoby a určit také tzv. administrátora, který má stejná práva jako vlastník datové schránky. Vránek s Jirmanovou účastníkům Klubového dne doporučili přesně těmto osobám vymezit kompetence při práci s datovými schránkami v popisu jejich pracovní činnosti.
Doplňkové funkce
Datové schránky nabízejí několik užitečných funkcí, které práci s nimi usnadňují. Jde například o možnost zasílání upozornění na příchozí zprávu na libovolný e-mail či prostřednictvím SMS na mobil či již zmíněné uchovávání zpráv v datovém trezoru. Leckomu se může hodit služba automatizované konverze dokumentů, tedy převod listinných dokumentů do elektronické podoby pro možnost jejich zaslání do datové schránky, případně proces opačný. Tuto službu, která připadá v úvahu tehdy, je-li nutno k podání odeslanému do datové schránky ještě přiložit originál či ověřenou kopii dokumentu, jenž existuje jen v listinné podobě (nebo je-li třeba mít k dispozici v listinné podobě ověřenou kopii dokumentu, který byl doručen do datové schránky), poskytují všechna kontaktní místa CzechPOINT. A je zpoplatněna 30 korunami za každou konvergovanou stránku.
Veškeré informace o datových schránkách lze najít na www.datoveschranky.info .
Text a foto: Petr Manuel Ulrych