Lidová rčení mají něco do sebe. Když jsem tak seděl s diktafonem v ruce v kanceláři novopečeného ředitele odboru veletrhů agentury CzechTourism Mojmíra Mikuly, napadla mě ta známá sentence o novém koštěti, co dobře mete. Mojmír Mikula pracuje v odboru veletrhů šest let, zažil veletrhy různé úrovně, různé kvality a různého druhu organizace a nyní se rozhodl svoje zkušenosti zúročit. Pustil se do řešení problémů, které se v minulosti už také řešily, ale zřejmě ne tak radikálně. Vždycky šlo o nějakou kosmetickou úpravu, která však nikdy nevedla k patřičnému výsledku. Na počátek září má Mojmír Mikula přichystánu schůzku se třiceti nejvýznamnějšími vystavovateli, kteří s agenturou CzechTourism pravidelně jezdí, a na této schůzce všechny tyto změny představí a projedná.
A protože každá medicína se podává po kapkách, začneme od změn méně podstatných a skončíme těmi, které znamenají opravdový průlom.
Lepší pulty, jednotné přihlášky
Změny, které se podaří dotáhnout do konce a které nejsou tak podstatné, by se mohly podařit už před podzimními veletrhy. K méně závažným změnám patří například úpravy pultů. CzechTourism používá expozici, která se využívá v různém rozsahu, řekněme od 25 až po 300 metrů čtverečních. Součástí této expozice byl výstavní pult, který každá realizační agentura, organizující pro CzechTourism veletrh, dělala trošičku jinak. Teď se chce CzechTourism pokusit pulty sjednotit a přizvat designéry, kteří by pult doupravili tak, aby působil přátelštěji, vypadal profesionálněji, bylo vidět méně běžných konstrukčních prvků a upravila se boční grafická plocha.
„Domnívám se, že veletrh je především o osobním jednání lidí,“ argumentuje Mojmír Mikula. „Vystavovatelé, kteří kladou důraz na velikost grafické plochy, nemají tak docela pravdu. Malé grafiky vystavovatelů (nemluvím teď o grafice celého stánku) nemají zásadní vliv na jejich úspěšnost na veletrhu. Úspěch na veletrhu tvoří vyslaná osoba a její kvality, její komunikační schopnosti, její schopnost vyjít před pult, stát vedle pultu, povídat si s lidmi, oslovovat je, přesvědčovat je a dávat jim do rukou brožurky. A na základě toho, že je potřeba zajistit lepší výhled z těchto informačních jednopultů do stran, jsme se rozhodli, že trochu natvarujeme boční grafický panel, aby byl od pultů lepší rozhled do stran.“
Další zcela novou věcí je vývoj kombinace sezení a infopultu integrovaných do jednoho celku, který se bude používat na odborných veletrzích cestovního ruchu – konkrétně na těch, kam jezdí skuteční odborníci, je jich relativně méně a vystavovatelé o ně mají zájem. Podle Mojmíra Mikuly mezi takové veletrhy patří například IMEX ve Frankfurtu nebo RDA v Kolíně nad Rýnem. „Na těchto odborných veletrzích je zapotřebí vystupovat trošičku otevřeněji a nestavět před sebe bariéry. Vystavovatelé chtějí infopult, ale zároveň mají zájem na tom, aby expozice působila přátelsky a moderně a aby tyto odborné návštěvníky podvědomě zvala. Znamená to, že bychom jim neměli pokud možno klást překážky ke vstupu do expozice, na druhou stranu není dobré použít takovou strategii na veletrzích, kam chodí hodně veřejnosti.“
Tato jednotka bude zhruba vypadat jako stolek s pěti židlemi, s výrazným vysokým límcem, který bude označovat název vystavovatele, bude tam i panýlek pro grafiku. „Jelikož tato jednotka zabere více místa než jednotlivý pult a ulička, tak v případě nutnosti to budeme na jednotlivých veletrzích řešit tak, že přiobjednáme více plochy a naši expozici uprostřed rozdělíme uličkou pro návštěvníky. Tím získáme další dvě strany pro tyto prostory k sezení. Nikdo by neměl být zastíněn jiným vystavovatelem,“ vysvětluje Mojmír Mikula. Tyto návrhy budou hotovy na počátku září.
„Pokusíme se také sjednotit vzhled a formu přihlášek. Pracuje pro nás v průměru pět realizačních agentur, které nám staví expozice. Vystavovatelé se občas ocitají ve zmatku tím, že každá přihláška od každé agentury vypadá jinak, obsahuje jiné podmínky pro vystavovatele a k tomu se ještě přikládá manuál pro vystavovatele CzechTourismu. Vystavovatelům připravíme jednotný formulář, který bude vypadat pro všechny veletrhy úplně stejně, pouze se obmění logo agentury, která veletrh připravila a její adresa. V té přihlášce bychom také rádi zmínili, čím agentura CzechTourism na daný veletrh přispívá.“ Jednotná přihláška na rok 2005 bude připravena do konce srpna.
Nejlepší počet jsou dva
Zásadnější změna, která by měla pomoci vyřešit největší trápení na veletrzích, se týká počtu účastníků v expozici. Většinou je jich více než objednaných metrů plochy. Pak tu jsou různí „návštěvníci“ a „kamarádi“ vystavovatelů, kteří se po stánku pohybují a překážejí. „Budeme to řešit tak, že jak my, tak všechny realizační firmy budou vystavovatelům účtovat nikoliv za objednané čtvereční metry, ale za přítomné osoby,“ objasňuje jeden z nejradikálnějších kroků Mojmír Mikula a dodává, že nejvýhodnější počet osob na jednu expozici je 2. „Účast dvou osob v současné době odpovídá ceně za 4 čtvereční metry. Tyto dvě osoby budou mít k dispozici přibližně tak velký sektor. Koresponduje to i s mým názorem, že pro úspěch na veletrhu je potřeba vyslat komunikativní osobu, která tam chce udělat kšeft, chce reprezentovat, a ten, kdo tu osobu vysílá, bude vědět, kolik jej vyslaná osoba stála.“
„Mějme na paměti účel expozice, vše je budováno a organizováno pro kontakt s návštěvníky. Nejedná se o setkání českých subjektů za hranicemi.“ Mojmír Mikula vychází z toho, že pro úspěšnou účast na veletrhu je zapotřebí dvou lidí, jeden člověk to několik dní za sebou obtížně zvládá. Je potřeba si dojít na toaletu, najíst se, sednout si a dát si kávu, oddechnout si. Proto je toho názoru, že by od každého vystavovatele měly jezdit dvě osoby, aby se mohly vystřídat, aby lidé byli stále čerství a plni elánu. Pokud pojede pouze jedna osoba, bude poskytnuta vpravdě symbolická sleva 2 000,- korun z celé účasti. Pokud pojedou tři osoby a více, bude za každou osobu fakturováno přibližně 30 % ceny navíc. „Je to z toho důvodu, že každá další osoba, která se pohybuje v expozici, zabírá místo v uličkách, pohybuje se ve skladu, přetěžuje služby caterera, který je dimenzován na určitý počet osob a v neposlední řadě obtěžuje vystavovatele v okolních sektorech,“ říká Mojmír Mikula. Od tohoto opatření si slibuje, že udrží alespoň kontrolu nad počtem přítomných osob v expozici, bude možno lépe stanovit potřeby caterera, velikost skladů, komunikací a tak dále.
Pane, váš čas vypršel
V souvislosti s tímto tématem se samozřejmě vynořuje celá řada dalších otázek. Jsou to například návštěvy starostů, hejtmanů, radních pro cestovní ruch a návštěvy jiných vystavovatelů. Zcela logicky přicházejí návštěvníci veletrhů, se kterými je nutno něco projednat, pozvat je ke stolu, odborní partneři vystavovatelů. „Abychom celou věc nekomplikovali, domnívám se, že na to stačí docela jednoduché pravidlo: všechny tyto osoby budeme nazývat ,návštěva v expozici’ a návštěva v expozici by se neměla zdržet déle než tři hodiny. Tři hodiny by měly stačit k naprosto vyčerpávajícímu jednání a k vyřízení návštěvy. Pokud by vznikla jiná potřeba, vždy je k dispozici manager CzechTourismu, který má rozhodovací pravomoc a je schopen individuální situace řešit,“ míní Mojmír Mikula.
Regiony by měly mít tah na branku
Mezi podstatné změny patří i změna politiky vůči krajům a regionům. V současné době platí CzechTourism na čtyřech vytipovaných veletrzích cestovního ruchu krajům tři čtvereční metry plochy. Spoluúčast krajů na těchto veletrzích je jeden metr čtvereční. CzechTourism stojí o to, aby krajské úřady a významné regiony na veletrhy jezdily, protože velice vhodně doplňují kvalitními materiály celkovou nabídku České republiky a dokážou navnadit k návštěvě České republiky. To samo o sobě ale nestačí. Je zapotřebí, aby na expozici byl také člověk, který využije návštěvníkova okouzlení a je schopen nabídnout mu konkrétní produkt, zařídit ubytování, výlety a tak dále.
„Proto naše budoucí podpora od ledna 2005 bude vypadat tak, že rozšíříme počet veletrhů, kterých se podpora regionů bude týkat, ale zmenšíme částku, kterou ty regiony budeme podporovat,“ vysvětluje Mojmír Mikula podstatu tohoto kroku. „Čtyři veletrhy se rozšíří na šest a místo tří čtverečních metrů budeme platit jeden, takže spoluúčast kraje bude tři metry. Pokud si dotyčný kraj s sebou vezme komerční subjekt a objednají si dohromady 8 čtverečních metrů, zaplatíme jim 3 čtvereční metry. Podpora bude zaměřena na kraj, kterému tyto tři metry uhradíme. Pokud si kraj s sebou vezme dva komerční subjekty a objedná si 12 metrů, dostane od nás čtyři metry čtvereční. Dál už se ta podpora nebude zvyšovat z toho důvodu, že by si některé kraje s sebou vzaly třeba 15 spoluvystavovatelů a my bychom se nevešli do rozpočtu, který na tuto podporu máme vyčleněn.“
A zde je oněch šest veletrhů, na které se vztahuje podpora agentury CzechTourism: Vacantie Utrecht (11. – 16. 1.), CBR Mnichov (19. – 23. 2.), Vacances Brusel (3. – 7. 2.), TUR Göteborg (17. – 20. 3.), TT Varšava (22. – 24. 9.) a TUC Lipsko (16. – 20. 11.).
Skoro to vypadá, že zahraniční veletrhy s agenturou CzechTourism budou o hodně profesionálnější.
Dean Valášek