Profesionálnísestavení a příprava prezentace projektu, například za účelem žádosti ogrant nebo pro dotační a podpůrné programy, je často největším problémempro ty, kteří takový projekt připravují. A to se týká veřejné i komerčnísféry. Hovořili jsme na toto téma s Václavem Dančem, ředitelem agenturyRoy Billing, která je zaměřena na public relations a poradenství v marketingovékomunikaci a přípravou různých projektů pro své klienty se intenzívně zabývá.
Co to znamená, připravit projekt?
Je to vlastně jednoduché: utřídit záměry projektu a návrh jeho provedenítak, aby informace tvořily celek obsahově i formálně a aby srozumitelněa zajímavě prezentovaly myšlenky autorů například těm, kteří jej mají financovatanebo s takovým projektem jinak spolupracovat. Princip je stejný, jedná-lise o projekt, který oslovuje sponzory nebo reklamní partnery ve sportuči kultuře nebo o projekt, který usiluje o získání státní nebo mezinárodnípodpory, například z dotačních nebo podpůrných fondů. S tím, koho a pročoslovujeme, se však pochopitelně mění nároky i formy prezentací projektů.
Není to tak trochu úředničina, splnit všechny ty formální požadavkyprojektu dle často složitých zadání?
Vždycky je v každém projektu kus úředničiny, chcete-li to tak nazvat,ale bez toho to nejde. I když začnete například skvělou grafickou nebostrhující komponovanou živou prezentací, jak je tomu často u sportovníchnebo kulturních akcí, dříve či později se dopracujete k tomu, že musíteříci druhé straně, kdo na tom projektu bude dělat, kolik to bude stát,jaký je harmonogram, jaká je kontrola, jaký je tok financí, pohlédnou naprojekt z účetního a daňového hlediska atd. A pokud jdete s projektem napříkladpro státní dotaci, pak je ta „úředničina“ součástí definice formy určitětaké proto, aby všichni žadatelé měli stejnou osnovu. Jaké noty do ní napíší,to je však na nich samotných a na jejich know-how, struktura ale musí býtsrovnatelná pro všechny. A tady je právě místo pro profesionální agenturu,která přípravu projektu a řádné sestavení jeho prezentace udělá pro autorya ty, kteří projekt uskuteční. A udělá jej tak, aby projekt nevyhořel natom, že byl neúplný, formálně chybný nebo prostě vypadal tak škaredě, žeby ho nikdo ani nevzal do ruky, když ho vidí ležet na stole. Naším úkolemje tedy pomáhat formulovat myšlenky autorů, třídit je a doplňovat do obrazu,který má oslovovanému o projektech ukázat: co, kdo, proč a samozřejmě zač.Musí být zřetelné, co projekt přináší, a to v obecně prospěšném projektustejně jako v reklamním, public relations nebo promotion. Závěrem k téúředničině: podívejte se, kolik projektů je vyřazeno „pro formální nedostatky“.Stalo se to dokonce účastníkům výběrového řízení na ředitele veřejnoprávnítelevizeą To by mě opravdu naštvalo, kdyby mne nebo našeho klienta někdohodil pod stůl s tímhle rezultátem.
Takže je i prostor pro tvůrčího ducha?
Samozřejmě, jde o spojení hlavní myšlenky projektu nápadu, tvůrčíhopřístupu a požadovaných formalit. To ale neznamená, že není prostor prodobré texty, ilustrace, typografii nebo multimediální prezentace. Náš úkolje však dbát na správnost, úplnost i kreativitu a to vše dát do rovnováhy.Na druhé straně nesmíme několik základních myšlenek utopit v padesáti odstavcíchtextu. My musíme pomoci nápadům a potřebám naší zakázky proplout nástrahamipožadavků a splnit je. Kreativita nemůže být samoúčelnou prezentací agentury.Musíme mít na paměti, proč pro klienta pracujeme, jaký je cíl naší práce.
Dá se zjednodušeně říci, jaké typy projektů nejčastěji připravujete?
V této práci jsou, z našeho pohledu, v současnosti dva hlavní proudy:za prvé to jsou marketingové komunikační projekty, nejčastěji sportovnínebo kulturní, které mají za úkol vytvořit komunikační prostředí pro sdělenítoho, pro koho se projekt připravuje. Jde o to sestavit jej tak, aby osloviljednoho nebo celou řadu partnerů, firem, institucí i médií. A ne vždy sejedná jen o „komerční“ např. reklamní projekty. Pojmy „komerční“ a „nekomerční“jsou dnes už hodně zavádějící. Zdaleka ne vše, co je připravováno jakotzv. komerční, musí být špatné. Na druhé straně ne vše si může na sebevydělat, i když by si to mnozí přáli. To, co si na sebe neumí vydělat přímo,může být ale natolik šikovné, že si právě vytvoří „projekt“, který prostředkynebo jinou podporu pomůže obstarat. A to je velké umění, přál bych vámvidět některé žádosti o sponzoring, které chodí firmám na stůl. Protožeděláme rovněž některým obchodní partnerům poradenské audity jejich sponzoringovýchpublic relations a reklamních projektů, vím, o čem mluvím. Samozřejmě,vedle těch smutných a tragických, je pak celá řada drzých a očividně podvodnýchžádostí. Věřte, že lidem, kteří o sponzoringu ve firmách rozhodují, zvláštěv charitativní rovině, není co závidět. Mluvím o tom proto, protože pronaši práci je důležité mít srovnání a zpětnou vazbu od těch, pro kterése projekty připravují. Máme to štěstí, že můžeme srovnávat a učit se unás i v zahraničí, a to již od počátku 90. let, kdy se tyto služby u násteprve rodily.
Tou druhou rovinou jsou projekty pro veřejnou sféru, které se připravujínejčastěji jako žádosti o granty nebo jiné formy státní nebo mezinárodnípodpory. Nyní se velmi soustřeďujeme také na mezinárodní a zvláště evropsképrojekty, které i k nám do České republiky mohou přinášet finanční prostředkynebo know-how. Právě v těchto případech je však příprava projektů formálněnáročná a komplikovaná a je třeba v nich spojit často řadu obecních, státníchi komerčních subjektů, často v mezinárodním měřítku. Věřím, že tady jepro naše služby prostor i do budoucna. Řada našich partnerů si to již uvědomilaa to nás samozřejmě těší. Pro nás to také znamená stálé sebevzdělávánípro všechny naše pracovníky i pro externí odborníky z různých oborů, sekterými spolupracujeme.
Specifickými projekty jsou i ty, které spojují veřejnou sféru a firmy,to je často právě v oblasti cestovního ruchu, kde se zájmy firem mohoukombinovat se zájmy obce nebo regionu a obě strany si musí umět pomoci.Logickým doplněním je pak zpracování projektů, které se snaží zajistitpodporu firmám ze státních nebo mezinárodních podpůrných programů a grantovýchfondů. Tyto práce jsou mnohde doprovázeny zpracováním případových studií,účelových publikací včetně potřebné fotodokumentace nebo statistickýchúdajů a průzkumů.
Na závěr chci však říci jedno: bez ohledu na množství práce i formalit,které se s každým projektem pojí, je nutno mít na mysli stále základnímyšlenku: co chceme a proč to děláme. A to platí pro člověka, obec i profirmu.
Roy Billing s.r.o., Zelený pruh 95/97, 140 00 Praha 4
Tel.: 02/27 02 74 25, Fax: 02/27 02 74 26
e-mail@roybilling.cz
www.roybilling.cz