Od 90. let minulého století vznikaly nejrůznější druhy ubytovacích a stravovacích zařízení. Na některé z nich si už ani nevzpomeneme, jiné prosperují dodnes. Co je příčinou toho, že některé jsou úspěšné, oblíbené, a tedy také ziskové a jiné nikoli? Hlavním faktorem je bezesporu spokojenost zákazníků.
Jak ale vzniká spokojený zákazník? Tím, co činí úspěšné podniky úspěšnými, je dokonalá znalost hostů a jejich potřeb a schopnost vyjít jim vstříc. V minulosti byla tato schopnost pouze věcí lidí. Dnes mají pomocníka, který do velké míry eliminuje často tak zhoubný „lidský faktor“. Je jím podnikový software.
Všechna hostova přání
V čem může software pomoci provozu hotelu? Podívejme se nejprve na požadavky recepce. Jenom namátkou: automatické účtování telefonních hovorů, rezervaci prostor a služeb, Pay-TV, klíčové kartové systémy, webové rezervace a podobně. Recepční by však měl být schopen například i regulovat topení dle obsazenosti pokoje nebo posílat tržby za konzumaci v jiných střediscích na účet ubytovaného hosta.
Informační systém prostě musí umět zabezpečit základní činnosti hotelu, jako příjem objednávek, příchod a odchod hostí, automatické nastavení ceny včetně slev. Musí také zajišťovat ekonomické úkony, například plánování a účtování služeb, uzávěrky, statistiky, přehledy a podobně.
Prostě kvalitním pomocníkem pro pracovníky ubytovacích zařízení je systém, který jim dokáže být nápomocen ve všech činnostech, které by je zdržovaly od jejich hlavní práce – péče o hosty. Jako výborná pomůcka pro dokonalou péči slouží například uchovávání informací o hostech, kteří byli v hotelu již ubytováni. Termín jejich posledního pobytu, počet přenocování, nastavení ceny za pokoj. Ale také interní informace, jako speciální požadavky konkrétního hosta.
Pro číšníky i kuchaře
Poněkud jinou kapitolou jsou gastronomické provozy. Jejich požadavky na funkčnost informačního systému jsou jiné než v případě hotelů, ačkoli v mnohém se mohou prolínat či doplňovat.
Hlavními oblastmi, které zde musí systém pokrývat, jsou skladové hospodářství, receptury a kalkulace jídla, vícestupňová kontrola provozu, generování přehledů a pokladní prodej. Neméně důležité je i plánování denního menu, či nejrůznější statistiky a sestavy. Mnohá zařízení však požadují také nadstavbu v podobě věrnostního systému, sledování limitů stravy nebo řízení výroby zboží.
Při úvahách o pořízení systému pro stravovací zařízení je dobré se zamyslet také nad tím, aby s ním byly schopni bez problémů pracovat i lidé, pro něž software není „denním chlebem“. Jde například o číšníky, kteří by s ním měli být schopni pracovat i bez proškolení. Kvalitní systém má také být schopen přizpůsobit se potřebám konkrétního provozu a současně by nemělo činit potíže propojit jej se systémy provozů souvisejících, například pro řízení welness zařízení nebo třeba akvaparků či zábavních podniků, kde bývá gastronomie také součástí služeb.
Zajímavé možnosti poskytuje využití dotykových displejů, kuchyňských terminálů, PDA zařízení pro číšníky, čtecích zařízení na karty hostů, snímačů čárových kódů, výčepních automatů či kamerových systémů v běžném gastronomickém provozu. Důležitá je samozřejmě i schopnost propojení specializovaného systému pro gastronomický provoz s ekonomickým systémem.
Výběr není jednoduchý
V současné době již tedy není na pořadu dne otázka, zda informační systém pro ubytovací nebo stravovací zařízení ano či ne. Problém se omezuje na to, jaký systém vybrat. Pokud se tedy budete rozhodovat o pořízení systému, je dobré, kromě jeho funkčnosti a ceny, neopomenout ani zákaznickou podporu, kterou jeho dodavatel poskytuje. Servis by měl spočívat nejen v udržování provozuschopnosti a v odstraňování chyb, ale i v reakci na změny u zákazníka, v realizaci specifických dodatečných vývojů a úprav podle jeho požadavků a v poskytování čtyřiadvaceti hodinových hotline služeb a konzultací. To nám však může garantovat pouze stabilní dodavatel, který má dobré jméno, nezanedbatelnou historii a dostatek referencí.
Milan Juřen, Asseco Solutions
Systémy Horec a BlueGastro