Dnes už si prakticky neumíme představit jedinou oblast podnikání, která by se obešla bez podnikového softwaru. Výjimkou nejsou pochopitelně ani ubytovací zařízení, zejména hotely.
Aby software pokryl veškeré potřeby hotelu, měl by především řešit požadavky recepce. Namátkou: automatické účtování telefonních hovorů, rezervaci prostor a služeb, Pay-TV, klíčové kartové systémy, webové rezervace a podobně. Měl by však být schopen například i regulovat topení dle obsazenosti pokoje nebo posílat tržby za konzumaci v jiných střediscích na účet ubytovaného hosta. Multijazyčnost či schopnost komunikovat s jinými systémy už dnes také nejsou ničím výjimečným.
Systém musí umět zabezpečit základní činnosti ubytovacího zařízení, např. příjem objednávek, příchod a odchod hostů, automatické nastavení ceny včetně slev. Musí také zajišťovat ekonomické úkony spojené s chodem zařízení, například plánování a účtování služeb, uzávěrky, statistiky, přehledy a podobně.
Jedním z hotelů, který téměř od počátku své existence využívá hotelový informační systém, je renomovaný pětihvězdičkový bratislavský hotel Albrecht. Jeho Deputy Director Lukáš Lančarič k tomu uvádí: „Udržet si pět hvězdiček není jednoduché. K tomu potřebujete mít lidi, na které se můžete spolehnout, a samozřejmě i kvalitní software.“
Prostě kvalitním pomocníkem pro dnešní management i pracovníky ubytovacích zařízení je systém, který jim dokáže skutečně pomoci ve všech činnostech, jež by je zbytečně zdržovaly od jejich hlavní práce – péče o hosty. Jako výborná pomůcka pro dokonalou péči slouží například uchovávání informací o hostech, kteří byli v hotelu již ubytováni. Termín jejich posledního pobytu, počet přenocování, nastavení ceny za pokoj. Ale také například speciální požadavky konkrétního hosta.
„Znalost toho, co host potřebuje a co mu udělá radost, je velmi důležitá,“ vysvětluje Lukáš Lančarič. „Jeden náš zákazník například velmi ocenil, když jsme – díky záznamu v systému – dali při každé jeho návštěvě na jeho pokoj krabičku cigaret Camel.“
Pokud se budete rozhodovat o pořízení informačního systému, je dobré, kromě jeho funkčnosti a ceny, neopomenout ani zákaznickou podporu, kterou jeho dodavatel poskytuje. K tomu opět Lukáš Lančarič: „Náš hotel je na dodavatele našeho informačního systému napojen on-line. Pokud vznikne problém, není potřeba, aby technik přišel k nám. Stačí zavolat kompetentní osobě, vysvětlit problém a ten se odstraní na dálku prostřednictvím napojení z centrály. Také veškeré inovace systému nám zasílají přímo do našeho systému, který nás poté upozorní, že si máme aktualizaci stáhnout. Výhodou je i Hot Line, kde nám přidělení zaměstnanci dodavatele systému poradí v kteroukoli hodinu,“ dodává.
To vše vám však může dlouhodobě garantovat pouze stabilní dodavatel, který má ve svém oboru dobré jméno, nezanedbatelnou historii a dostatek referencí.
Hana Janišová, Asseco Solutions