Šéf ICCA: Nabídka Prahy je silná, ale…

Do Prahy v dubnu zavítal na inspekční cestu výkonný ředitel Mezinárodní kongresové a konferenční asociace (ICCA) Martin Sirk, aby se osobně přesvědčil o potenciálu města, které se uchází o pořádání kongresu ICCA na rok 2016. Byl také jedním z přednášejících na semináři „Jak úspěšně získávat mezinárodní kongresy", který uspořádalo Prague Convention Bureau. Při této příležitosti poskytl Martin Sirk COT business exkluzivní interview. Zajímalo nás samozřejmě, jak vnímá šance Prahy v klání o prestižní kongres ICCA.

Máte v Praze, kromě účasti na semináři, ještě nějaký úkol?

Ano, v Praze jsem na inspekční cestě v rámci kandidatury města na kongres asociace ICCA v roce 2016. To je naše každoroční akce, naposledy jsme měli v Evropě něco přes 1 000 delegátů ze 70 zemí a v roce 2016 by to mohlo být ještě o něco více. Praha je v nejužším výběru s Kuchingem, hlavním městem Sarawaku, členského státu Malajsie, který se nachází na ostrově Borneo. Svět máme rozdělený na 5 re­gionů a naším pravidlem je, že neděláme kongres dva roky za sebou ve stejném z nich. Tedy každý ze zbývajících čtyř se může vždy přihlásit. Tento rok máme kongres v Šanghaji, následuje Antalie v Turecku a rok poté Buenos Aires. A pak to bude buď Praha, nebo Kutching.

Jak dlouho se v Praze zdržíte a co taková inspekční cesta obnáší?

Moje návštěva trvá dva a půl dne. Způsob, jakým provádíme „průzkum na místě" v případě kongresů pro naši asociaci, je dost odlišný od jiných kongresů, protože účastníci výběrového řízení jsou zároveň členové ICCA. Naší filozofií je, že chceme poskytnout co nejlepší zpětnou vazbu, co nejvíce konzultací, rad a odborných znalostí těm destinacím, které nabídku podaly. Chceme je tak odměnit za námahu a práci, kterou kandidatuře věnovaly. Ve finále vybereme pouze jednu destinaci, a tím pádem bude někdo zklamaný a my se chceme ujistit, že nebude zklamaný až tak moc a že získá něco, co mu pomůže vylepšit konkurenceschopnost s nabídkami na jiné odborné kongresy. Nejméně polovinu svého času zde strávím rozhovory s Convention Bureau a organizačním týmem. Pokusím se jim předat co nejvíce rad a postřehů, které mohou ještě vylepšit konečnou nabídku. Zmiňuji úspěšné příklady z minulých let, probereme společně návrhy a nápady, bavíme se o tom, jak je dále rozvinout, aby byly ještě lepší nebo měly ještě větší význam. Téma, o kterém samozřejmě mluvit nebudu, je obsah nabídky konkurenční destinace. Co chceme my, jsou dvě brilantní nabídky, ze kterých si jednu vybereme. Po mé návštěvě může pražský tým nabídku upravit, pokud chce, a zapracovat nové myšlenky a nápady. Ale i tak už je to nabídka na velmi vysoké úrovni.

Jak probíhá rozhodovací proces a kdy se o destinaci pro rok 2016 rozhodne?

Organizační tým přestaví v květnu svou nabídku na prezentaci členům představenstva ICCA a to rozhodne svým hlasováním. Členů je 16, ale pouze 15 má hlas – já sám žádný nemám, protože představenstvu poskytuji odborný náhled a rozbor nabídek. Oni porovnávají obě nabídky a ode mě mají ještě zprávu, ve které se snažím upozornit na rozdílné silné stránky nabídek. A rozhodnutí je pak učiněno téměř okamžitě. O destinaci pro rok 2016 se rozhodne 20. května.

Už jste navštívil Kuching?

Ano, tam jsem na své inspekční cestě už byl.

Jaký je rozdíl mezi oběma nabídkami? A co si o nich myslíte?

O tom tady nebudu mluvit. Mohu říct jen to, že nabídka Prahy je na opravdu dobré úrovni. Pražský organizační tým se velice moudře nesnažil o vytvoření nabídky, aniž by požádal o pomoc. Hovořili s dalšími členy ICCA, kteří již podobným výběrem prošli, pokusili se pochopit běžné chyby, dobré a osvědčené nápady a podobně. V organizačním týmu jsou například i lidé z lékařské nebo vědecké komunity zde v Praze, kteří se začlení buď jako přednášející nebo jako ti, kteří mohou poskytnout své znalosti a schopnosti z organizací jiných kongresů. Organizační tým jednoznačně rozlišil, že tito lidé jsou přidanou hodnotou a pro nás je vždy zajímavé slyšet nápady dobrých přednášejících.

Někdy obdržíme nabídky, kde je jasné, že zájemci vůbec nepoložili ani tynejjednodušší otázky, což by jim ušetřilo mnoho času a námahy. Takže jak jsem již řekl, nabídka Prahy je silná nabídka, ale pokud už jste v nejužším výběru, nic jiného než opravdu dobrá nabídka se ani neočekává. Kongresový průmysl je velmi vyzývavé odvětví a zúčastnit se výběrového řízení je docela statečná věc, protože se ocitáte pod mikroskopem a lidé o vás budou hovořit ještě deset let po kongresu, ať v pozitivním nebo negativním slova smyslu. Takže co se reputace kandidujícího města týče, příležitosti jsou obrovské, stejně jako je velmi vysoké riziko.

Co je pro vytvoření úspěšné nabídky důležité?

Jedna věc, kterou jsem zmínil i na dnešním semináři, je uvědomit si důležitost týmové spolupráce. Pokud by pražský privátní sektor více spolupracoval, byly by tu mnohem větší šance vyhrávat nabídky, které přicházejí. Ještě bych chtěl zdůraznit, že je třeba oddělit spolupráci a soutěžení. Někdy je příliš brzká soutěživost na škodu a může ztratit městu kongres jako takový. V kongresovém průmyslu to není o tom, že dobrý dojem z pohledu turismu vám vyhraje výběrové řízení na kongres. V podstatě každý, kdo pořádá kongres nebo konferenci, se zajímá hlavně o strategické cíle své organizace a potřeby svých delegátů. Takže je důležité soustředit se na to, co může organizace velkého kongresu Praze a českému businessu obecně přinést, jak může návštěva tisíců delegátů ovlivnit kongresový průmysl v České republice.

A co by tedy takový kongres Praze mohl přinést?

V mé prezentaci a během diskusí jsem podotkl, že není dobré nahlížet na kongres jen jako na počet „odespaných" nocí a útratu delegátů v obchodech a restauracích. To je velmi jednoduchý způsob měření a co do kapitálu, kongresy jsou určitě na předních místech v otázce útrat, takže jsou samozřejmě cenné a prospěšné. Co je ale velmi zřídka započítané, je navázaní kontaktů, množství zkušeností, potenciální spolupráce mezi delegáty a zvláště pak mezi zahraničními a místními delegáty, kteří mají příležitost tento potenciál uchopit a využít. Velká skupina našich členů jsou společnosti specializující se na kongresy a další setkání a zejména pro ně je důležitě vidět, jak Praha umí fungovat „naplno" a jaké má možnosti. Oni tak mohou na vlastní oči vidět, že město je schopné opravdu fungovat, ne jen slibovat. Takže je tu nejen přímý ekonomický dopad a obchodní potenciál pro delegáty, ale pak i ta nehmatatelná, nicméně velmi důležitá stránka přenosu znalostí a zkušeností. A to může jednoznačně hostujícímu městu umožnit posunout se z hlediska konkurenceschopnosti o několik stupínků nahoru.

Který kongres z posledních let nejvíce splnil vaše očekávání?

Organizační tým, který odvedl báječnou práci, připravil předloni kongres v Lipsku v Německu. Měli naprosto jasný strategický cíl nejen povýšit město v očích zahraničních účastníků, ale změnit jeho postavení v rámci celého německého kongresového průmyslu. Chtěli sdělit něco o schopnostech měst v bývalém východním Německu, protože tato města, včetně Lipska, měla v očích západní Evropy velmi nízkou reputaci. A oni byli schopní zásadně změnit názor celé země i západního světa. Měli velkou podporu médií ve správnou dobu, největší německý deník Bild věnoval Lipsku jako kongresové velmoci dvě strany, a to na základě tohoto kongresu. Organizátoři představili různé inovativní přístupy, například k přepravě delegátů hromadnou dopravou, měli obrovskou PR podporu, kreativně uchopili logistiku a plánování, což opravdu hodně posílilo dlouhodobou konkurenceschopnost na celém německém trhu, odkud plyne spousta zakázek. Zároveň byli schopni představit město, ve kterém většina z delegátů nikdy předtím nebyla. Vše bylo do detailu promyšlené a byl to opravdu projekt, který prospěl celému městu.

Text a foto: Ema Pellarová