Práci samospráv zefektivní Usnesení.cz

Dnešní systémy určené pro práci volených orgánů měst a obcí jsou na hony vzdálené tomu, co bylo běžnou praxí ještě před pár lety. Heslem dneška je moderní cloudové prostředí a responzivní zobrazení obsahu na různých zařízeních pro potřeby zastupitelů či referentů obecních a městských úřadů.

Zapomeňte na ruční počítání zvednutých rukou při hlasování zastupitelstva či rady a vyhledávání e-mailů či papírových podkladů pro jednání. Minulostí je i ruční přepisování zvukových záznamů z jednání. To vše a mnohem více dnes zastanou chytrá řešení. Pokud byste pro své město či obec takovou technologii hledali, určitě si prostudujte možnosti systému Usnesení.cz.

Hlasování je jen jednou z mnoha aktivit, kterým se členové zastupitelstev a rad měst a obcí věnují. Současné technologie to musejí zohlednit – řeč už tak není jen o oddělených produktech (např. hlasovacích zařízeních), ale o moderních evidenčních systémech využívajících potenciál současných informačních technologií a automatizovaného procesního řízení. „Dnes už nestačí, že hlasovací systém urychlí hlasování v průběhu jednání. Od moderního systému se očekává, že umožní pohodlné sestavení programu všemi, kdo mohou ze zákona materiály k jednání předkládat, tedy zastupiteli i referenty samosprávy. Dále pak, že systém vygeneruje materiály i pozvánku na jednání, bude zastupitele informovat o případných aktualizacích materiálů, stejně jako to, že bude hlídat termíny plnění přijatých usnesení,“ vyjmenovává některé ze základních požadavků na hlasovací a evidenční systémy Petr Macoun ze společnosti NETsecurity, která stojí za systémem Usnesení.cz.

Co systém umí?

A právě zmiňovaný systém vyhovuje všem současným požadavkům samospráv. Jeho administrativní prostředí umožňuje sestavení podkladů, přípravu programu jednání, řízení jednání i diskuse a vlastní hlasování. Po ukončení jednání vygeneruje plný i anonymizovaný zápis z jednání a vyzve ověřovatele k ověření zápisu. Mimochodem k vlastnímu hlasování zastupitelů už nejsou potřeba žádná nákladná hlasovací zařízení, vše probíhá pomocí notebooků, tabletů či mobilního telefonu, tedy moderně.

Systém umí také indexovat obrazové či zvukové záznamy dle jednotlivých bodů jednání a vystoupení řečníků. NETsecurity ke svému základnímu systému nabízí i tři varianty konferenčních a diskusních systémů, díky kterým je možné pořizovat kvalitní nahrávky z jednání rad či zastupitelstev.

Za zásadní komponentu systému ­Usnesení.cz ale považuje Petr Macoun prostředí pro zastupitele. Jeho prostřednictvím jsou zastupitelům distribuovány materiály k jednání a lze v něm libovolně vyhledávat podklady i výstupy z jednání minulých. „Bez tohoto prostředí nemá žádný systém pro zastupitelstvo a radu či hlasovací systém velkou užitnou hodnotu. Takové řešení naopak často přináší zaměstnancům radnice další práci, neboť agenda se tvoří manuálně mimo hlasovací systém a vytvořený program se ještě navíc musí přenášet do hlasovacího zařízení. Také výstupy se často musejí přenášet mezi systémy. V Usnesení.cz vytvoříte pohodlně vše od A až po Z. Zákon o obcích říká, kdo je oprávněn předkládat materiály do rady či zastupitelstva. Jsou to zejména radní a zastupitelé, tedy převážně externí uživatelé, kteří potřebují se systémem pracovat a materiály v něm tvořit,“ vysvětluje Macoun.

Šetří čas i peníze

Z uvedeného vyplývá, že jednou z klíčových výhod Usnesení.cz je významná úspora času zaměstnanců, kteří mají administrativu spojenou s jednáními volených orgánů na starosti. „Po přechodu na naše řešení ušetřily samosprávy v průměru 16 hodin administrativní práce na jednom jednání rady či zastupitelstva,“ uvádí pro ilustraci Petr Macoun. Při jednom jednání zastupitelstva a třech jednáních rady za měsíc se jedná zhruba o 64 hodin práce. Vezmeme-li v úvahu, že průměrné náklady práce v Česku podle údajů Eurostatu přesahují 300 Kč za hodinu, každý si lehko spočítá, jakých úspor může město či obec použitím systému Usnesení.cz dosáhnout. Náklady na pořízení a provoz systému jsou totiž v porovnání s dosaženou úsporou minimální.

Základní verzi svého systému nabízí společnost NETsecurity všem městům a obcím zdarma, cena verze Premium, která je závislá na počtu uživatelů (členů volených orgánů), činí 199 Kč/uživatel/měsíc. Nutno dodat, že v ceně není jen software, nýbrž provoz celého řešení pro potřeby vaší samosprávy. Nepotřebujete provozovat vlastní hardware, a neřešíte tak ani náklady na správu systému. To je velmi důležité, neb mnoho samospráv má dnes problémy zajistit kvalifikované referenty pro vlastní agendu a s IT specialisty zajišťujícími provoz interních systémů je to ještě složitější.

Foto: NETsecurity