Pětihvězdičkový facility management aneb umění nechat si poradit

Spokojený host, který se rád a pravidelně vrací. Sen každého hoteliéra, k jehož dosažení vede tvrdá práce, z níž lze na první pohled vidět jen špička ledovce. Zatímco host při svém pobytu vnímá spíše vnější tvář hotelu v podobě architektury exteriéru, vybavení a úklidu pokojů, kvality kuchyně a servisu, v útrobách hotelu se skrývá jeho technologické srdce, o nějž je stejně jako v případě lidského organismu nutné dlouhodobě a preventivně pečovat.

Roli kardiochirurgů v tomto případě reprezentují specialisté na facility management, kteří jsou schopni nejen řešit nenadálé „nemoci“ objektu, ale prostřednictvím komplexních poradenských služeb přispívat ke zdravému a ekonomicky i ekologicky optimálnímu provozu hotelu ve všech fázích jeho pomyslného života.

Víceúrovňová analýza

Proces poradenství v oblasti správy majetku začíná komplexní analýzou hotelového objektu, z níž vyplynou základní vstupní informace pro vlastníka hotelu. „Námi nabízené poradenské služby mají vždy několik fází. Jako první se soustředíme na analýzu stávajícího technického stavu hotelu, případně většího portfolia, a analýza to musí být opravdu detailní a víceúrovňová. Provedeme vstupní technickou due diligence, pasport stavebních a technologických prvků objektu, kontrolu objektových dokumentací a plnění stávajících služeb dle smluvních podmínek nebo platné legislativy a analyzujeme potenciální prostor pro úspory,“ nastiňuje složitost celé problematiky Ing. Zdeněk Švanda, předseda představenstva STRABAG Property and Facility Services, jednoho z předních tuzemských poskytovatelů služeb facility managementu. STRABAG Property and Facility Services spravují mimo jiné donedávna dvě nejvyšší budovy v České republice City Tower a City Empiria v Praze na Pankráci, jedno z největších tuzemských nákupních center Metropoli Zličín nebo hotelové objekty v samotném centru Prahy či Plzně.

S energií se musí umět hospodařit

Vstupní analýza kromě jiného zahrnuje také zhodnocení provozu hotelu z hlediska efektivity nakládání s energiemi. Jedná se například o zpracování energetického auditu autorizovanou osobou, vypracování průkazu energetické náročnosti budov (PENB), tedy novou legislativní povinnost pro vlastníky budov, studii úspor paliv a energie nebo termografická měření tepelných úniků plášťů budov, kde mohou majitelům objektů bezdůvodně utíkat peníze.

Avenir Business Park – kancelářský komplex v Praze 5 – Butovicích s nájemci z řad předních nadnárodních společností

Samostatnou kapitolou je možnost snížení jedné ze zásadních položek v provozních nákladech nemovitostí, sazeb za dodávky energií. „Naší výhodou jako specialistů na facility management je rozsáhlé portfolio spravovaných objektů a tím také větší manévrovací prostor při vyjednávání s jednotlivými dodavateli energií, jsme tak schopni pro klienta nalézt optimálního partnera z hlediska ceny nebo v případě elektřiny upravit vztahy lokální distribuční soustavy, což se může v případě rozsáhlejší sítě hotelů projevit jako zajímavé úspory,“ doplňuje Zdeněk Švanda.

Okamžité úspory s omezeným efektem

Komplexní technické a energetické analýzy v poslední fázi doplňuje benchmark s hotelovými objekty obdobného charakteru a velikosti, porovnání s běžnými standardy na trhu, analýza rizik při přechodu služeb na případný jiný režim – (insourcing nebo outsourcing) a samozřejmě návratnost navrhovaných investic do nápravných opatření. Až poté je klientovi předložena ucelená zpráva o tom, jaké nedostatky byly zjištěny, jaká doporučení z těchto závěrů plynou a k jakým opatřením by bylo vhodné přistoupit. Úspory přitom mohou mít několik úrovní. Ta nejjednodušší má okamžitý účinek a spočívá například ve sdílení drahých specialistů. „Když někdo vlastní dva nebo tři hotely, málokdy sežene člověka, který rozumí všem potřebným oborům a je schopný se erudovaně postarat o technickou správu daných objektů. Musejí si tedy stejně najímat externisty. Poskytovatelé facility managementu sdružují odborníky a jsou schopni efektivně rozdělit jejich čas na více projektů. Tím klientovi okamžitě klesají náklady,“ říká Zdeněk Švanda.

Mezi objekty ve správě STRABAG Property and Facility Services patří mimo jiné donedávna nejvyšší budova v ČR City Tower v Praze na Pankráci

Tato úroveň okamžitých úsporných opatření nicméně naráží na hranici, pod níž už nelze při zachování standardu služeb klesnout. Daleko vhodnější je dlouhodobější koncepční přístup ve všech fázích provozu objektů. Je to právě přítomnost facility managera již od počátku projektu, tedy od projektování přes realizaci až po provoz nejen hotelového objektu, která by měla zajistit to, že projekt nebude fungovat pouze tzv. na papíře. Facility či projektový manager tak například připomínkuje projektovou dokumentaci nebo výběr dodavatelů stavebních prvků a technologických celků z hlediska budoucího provozu objektu a nákladů na provoz technologií. Zamezí se tak tomu, že investor zaplatí to, co ušetřil při stavbě objektu, následně na záručním servisu technologií.

Outsourcing – výborný sluha, zlý pán

Výsledkem komplexního zhodnocení efektivity hotelového objektu je zpravidla doporučení, zdali se vyplatí vybrané podpůrné činnosti, které nesouvisejí přímo s hotelovým businessem, ve větší míře outsourcovat, nebo se naopak spolehnout na interní zdroje. Zdaleka přitom neplatí, že outsourcing se rovná automatické úspoře. V případě, že přece jen existuje prostor pro optimalizaci nákladů prostřednictvím outsourcingu, nastává fáze hledání nejvhodnějších partnerů na trhu. Nejdříve je nutné v rámci jednotlivých segmentů služeb provést průzkum trhu a identifikovat potenciální dodavatele, zpracovat zadávací dokumentaci, administrovat a zejména řádně vyhodnotit výběrové řízení. „Klientům nedoporučujeme soustředit se pouze na cenu. Rozhodnutí o výběru nejvhodnějšího dodavatele musí mít oporu v kvalitním výběrovém řízení, které jasně definovalo požadované služby, umožnilo porovnání nabízených řešení, ukázalo reference a zkušenosti uchazečů a definovalo jasná hodnoticí kritéria, přičemž cena by měla být pouze jedním z nich. Bez všech těchto předpokladů zadavatelé riskují, že outsourcované služby nebudou fungovat, generovat úspory a neulehčí jim situaci, ale naopak jim outsourcing trochu přeroste přes hlavu a způsobí více starostí než výhod. Za pár měsíců mohou klidně vypisovat výběrové řízení znovu,“ upozorňuje na možná úskalí Zdeněk Švanda.

(R)evoluce

Rozhodnutí ponechat si nebo rozšířit vybrané podpůrné služby „uvnitř“ hotelu a spolehnout se na interní zdroje nemusí nutně znamenat rezignaci na jakákoliv úsporná a optimalizační opatření. Z komplexní analýzy majetku může vyplynout, že není nutné vydat se revoluční cestou, ale postačí evoluce v podobě smysluplných investic do vzdělání vlastních zaměstnanců, kteří se o správu majetku starají. „V některých případech dojdeme k závěru, že pro klienta není outsourcing výhodnější volbou, ale daleko lepší je zefektivnit stávající způsob práce. A tady existuje spousta různých řešení, například v podobě školení hotelových zaměstnanců o základech a moderních trendech ve facility managementu a související české a evropské legislativě, ukázek, jak standardizovat jednotlivé procesy a dokumenty, jak je navázat na hodnoticí ukazatele, jak využít moderních informačních technologií nebo jak obecně řídit dodavatele jednotlivých služeb. Finální mix těchto opatření je pro každého klienta individuální tak, aby byl ve výsledku funkční,“ vysvětluje Zdeněk Švanda.

Dalším objektem ve správě STRABAG Property and Facility Services je administrativní budova PPF Gate v Praze 6

Prevence nad reakci

V rámci poradenských služeb by se neměl ztratit základní přínos facility managementu, jenž tkví v tom, že klient může přenechat téměř všechny takzvaně podpůrné služby nesouvisející s jeho podnikáním a s tím spojené starosti externímu partnerovi. Výhoda komplexního facility managementu je v tom, že se soustředí na dlouhodobé hledisko, což umožnuje majitelům hotelů přistupovat ke správě majetku koncepčně. Tento důraz na prevenci reprezentuje nezpochybnitelnou přidanou hodnotu oproti běžné údržbě budov, která více méně pouze reaguje na nastalé situace, poruchy nebo havarijní stavy. To je v případě hotelového odvětví, kde je nutné, aby pohodlí hostů nebylo ničím rušeno, nežádoucí.

Umění rozhodnout se

V dnešní době jsou možnosti vlastníků budov ve výběru specialistů na podpůrné služby nebo technologické vybavení objektů v podstatě neomezené a vše závisí na jeho představách a finančních možnostech. „Hlavní přínos námi nabízených poradenských služeb vidím v tom, že dokážeme klientovi erudovaně poradit, nabídnout několik variant a pomoci zvolit v danou chvíli to nejlepší řešení. Jakou technologii v případě výstavby objektu nebo rekonstrukcí zvolit, aby nízké pořizovací náklady nebyly vyváženy následným nákladným servisem. Jaké materiály splňují moderní ekologické standardy z hlediska certifikací tzv. zelených budov. Jaké vidíme nedostatky ve stávajícím provozu objektu. Jak vypsat výběrové řízení tak, aby ve výsledku splnilo účel a představy klienta. Pomůžeme s administrací evropských dotací nebo financováním projektu pomocí metody EPC. Z tohoto důvodu máme pro klienty se zájmem o poradenské služby vyčleněno samostatné oddělení, ve kterém máme sdruženy k tomu určené specialisty – energetika, projektového manažera, facility managera a tak dále – takto sestavený tým je schopen pracovat efektivně a zejména rychle. V případě předání kompletních podkladů od klienta jsme schopni základní technickou analýzu dodat ve velice krátkém čase,“ uzavírá představení nového produktu společnosti STRABAG Property and Facility Services Zdeněk Švanda.

www.strabag-pfs.cz