Odpovědnost manažerů v cestovní kanceláři

V návaznosti na účinnost nového občanského zákoníku došlo v průběhu posledních dvou let ke zpřísnění a rozšíření odpovědnosti manažerů a statutárních orgánů. Ačkoliv nová úprava dopadá na všechny, v tomto článku bychom se rádi zaměřili na odpovědnosti u cestovních kanceláří.

Obecnou povinností každého statutárního orgánu je jednat s péčí řádného hospodáře, informovaně a především v zájmu společnosti. I když statutární orgán není při splnění těchto podmínek odpovědný za případný neúspěch v podnikání, důkazní břemeno k prokázání péče řádného hospodáře leží právě na něm. Musí tak být schopný prokázat, že dělal vše řádně a žádnou ze svých povinností nezanedbal. A to měsíce i roky poté, co již funkci statutárního orgánu nevykonává.

V minulosti tomu bylo právě naopak. V případě špatného rozhodnutí a vzniku škody společnosti, muselo být statutárnímu orgánu prokázáno, že škodu způsobil. S novým přístupem tak souvisí značně zvýšená odpovědnost za finanční zdraví firmy a administrativní nároky, která leží na statutárním orgánu.

Nástrojem pro mitigaci – zmírnění tohoto rizika – je příprava tzv. defence file. Jedná se o podklady, na základě kterých se statutární orgán rozhodl, obsahující takzvané „proč, jak a co“. Tyto podklady jednak usnadňují rozpomenout se na danou situaci i po delší době a také mohou být jedinou obranou statutárního orgánu ve chvíli, kdy již ve firmě není.

Dalším nástrojem je správné vnitřní nastavení firmy. Vzhledem k náročnosti organizace a řízení cestovních kanceláří není možné, aby statutární orgán osobně na každodenní bázi kontroloval veškeré procesy a rozhodnutí. A to i přesto, že za ně je v konečném důsledku odpovědný. Z tohoto důvodu je nutné klást zvýšený důraz jednak na správné interní nastavení firmy, jednak na rozdělení kompetencí a odpovědností, compliance programy, vnitřní směrnice, školení a další. Důsledné a prokazatelné rozdělení úkolů v rámci jednotlivých úrovní firmy a rozdělení odpovědnosti mezi vyšší a střední management může hrát klíčovou roli při prokazování péče řádného hospodáře.

Správné nastavení vnitřních procesů přináší i další pozitiva. Například lepší možnost kontroly zákonných požadavků kladených na cestovní kanceláře, se kterými je spojena přímá odpovědnost statutárního orgánu. Příkladem uvádíme zákaz uzavření smlouvy o zájezdu, pokud by jejím uzavřením došlo k překročení limitu sjednaného pojistného plnění. Porušením této povinnosti je totiž možné uložit pokutu ve značné výši.

S novou úpravou se tak zvyšují i nároky na odbornost a odpovědnost i u vyššího a středního managementu, byť není v postavení statutárního orgánu. Správné nastavení firmy a jasné rozdělení kompetencí, které v dnešní době není požadavkem, ale nezbytností, zvyšuje odpovědnost zejména u nich.

Tak jako tak by měla být otázka odpovědnosti managementu spojena především s vnitřním nastavením firmy, s kontrolními mechanismy a se správnou motivační politikou. Tedy s motivačním plánem pro vyšší a střední management, který odpovídá rizikům, jež na manažery dopadají.

Se všemi otázkami spojenými s výše uvedeným vám samozřejmě kdykoliv rádi pomůžeme.