Nový rezervační systém? Brr…

I vám naskakuje husí kůže, když zaslechnete větu:
„Budeme mít nový systém?" Nejste sami.

Většina uživatelů se se starým systémem sžije natolik, že každá změna přináší z jejich pohledu jen komplikace. Přece nám tam všechno fungovalo dobře!

Uživatelé si velmi rychle zvyknou případné nedostatky (někdy i chyby) starého systému obcházet, používají jiné posloupnosti kroků, než by volila logika věcí a postupem času jsou již tyto činnosti tak zautomatizované, že se o nich prostě nemusí diskutovat. Tak to zkrátka je.

Výměna informačního systému, která na počátku vypadá bolestivě a pro některé i zbytečně, ale nakonec přináší skutečné zkvalitnění a ulehčení práce. Jde jen o to vydržet tlak uživatelů a neustupovat za každou cenu ve všech věcech. Tím není myšleno, že žádný argument uživatelů nesmí nebo nemá být přijat. Vždy je ale potřeba dobře zvážit, zda navrhovaná změna skutečně přináší zlepšení/zkvalitnění/zrychlení práce, či zda jde jen o rigiditu daných činností.

Dalším velmi důležitým aspektem nového systému je jeho budoucí podpora. Ano, dnes systém vypadá moderně a plní naše požadavky, ale jak to bude za měsíc, kvartál nebo rok? Donutíme dodavatele, aby pro nás vytvořil nové části? Přichází dodavatel s novými funkcionalitami systému i sám?

V podobné situaci a s podobnými otázkami se potýkal i Pavel Juhász, místopředseda představenstva a zároveň spolumajitel Cestovní kanceláře JUHÁSZ.

Cestovní kancelář provozovala jeden z rezervačních systémů, které jsou na trhu již delší dobu. Velkým problémem pro Pavla Juhásze byla velmi nízká podpora tohoto systému od dodavatele. A to jak podpora v oblasti rozvoje rezervačního systému s ohledem na nové moderní technologie, tak s ohledem na měnící se požadavky klientů. Juhász se proto rozhodl najít společnost, která nabízí nejen kvalitní rezervační systém pokrývající všechny jeho klíčové požadavky, ale ve které by mohl opět najít ztracenou důvěru v rámci podpory.

A takovou společnost objevil v případě společnosti MULTIMA. Tato společnost nabízí již léty prověřený, stále aktualizovaný a modernizovaný rezervační systém Pyxis, určený pro cestovní kanceláře zabývající se jak výjezdovým, tak i příjezdovým a tuzemským cestovním ruchem. Protože klienty společnosti MULTIMA jsou nejen malé a střední společnosti, ale také velké nadnárodní společnosti, bylo zřejmé, že podpora produktů společnosti MULTIMA, bude na vysoké úrovni. Velkou výhodou společnosti MULTIMA je i to, že se její pracovníci v oblasti cestovního ruchu pohybují již od roku 1997, takže jsou schopni rychle pochopit specifické problémy cestovní kanceláře a najít vhodné a levné řešení. Konzultanti společnosti MULTIMA se tak stávají pracovníkům cestovní kanceláře rovnocenným partnerem, který „hovoří stejnou řečí" a zná jejich problémy.

Již od prvních prezentací rezervačního systému Pyxis byla používána data cestovní kanceláře JUHÁSZ a díky tomu se pracovníci cestovní kanceláře začali v novém rezervačním systému rychle orientovat a byli schopni upozornit na některé specifické problémové oblasti, které bylo nutné v rezervačním systému upravit. Rezervační systém Pyxis se podařilo do IT infrastruktury CK JUHÁSZ snadno a rychle zapojit.

Bylo provedeno napojení rezervačního systému Pyxis na účetní systém Pohoda, využívaný cestovní kanceláří, takže změna prodejního systému neměla na účetnictví cestovní kanceláře vliv. Podobně byl rezervační systém napojen na stávající webovou prezentaci zájezdů, takže opět změna rezervačního systému neměla vliv ani na webový katalog. A to pochopitelně včetně možnosti provedení rezervace klientem přímo z webových stránek cestovní kanceláře.

Součástí implementace rezervačního systému, která proběhla díky profesionálnímu přístupu konzultantů společnosti MULTIMA velice rychle, bylo pochopitelně i školení pracovníků CK JUHÁSZ, které proběhlo již na připravovaných zájezdech pro novou prodejní sezonu. Školení nového rezervačního systému tak bylo využito pro prezentaci novinek a změn v nabídce zájezdů.

Úspěšným uvedením nového rezervačního systému Pyxis do provozu ale spolupráce CK JUHÁSZ se společností MULTIMA neskončila. Obě společnosti nadále úzce spolupracují a rozvíjejí možnosti rezervačního systému. Za pomoci pracovníků cestovní kanceláře provádí společnost MULTIMA optimalizaci a automatizaci jednotlivých funkcí, díky kterým se snižuje čas strávený pracovníky cestovní kanceláře administrativními činnostmi.Následně se mohou věnovat hlavní činnosti, tedy komunikaci s klienty. Na základě podnětů pracovníků cestovní kanceláře byly vytvořeny i zcela nové funkce rezervačního systému, které využívají mobilní technologie a umožňují rychlé a snadné informování klientů o stavu jejich objednávek. Pracovníci CK JUHÁSZ mají také jistotu, že se v případě nenadálých problémů mohou obrátit na servisní linku společnosti MULTIMA, kde jim odborní pracovníci poradí a pomohou problém odstranit.

Přestože je změna rezervačního systémů nákladným procesem, podařilo se díky bohatým zkušenostem pracovníků společnosti MULTIMA rezervační systém nasadit v krátkém čase, bez zbytečných nákladů a především bez výpadku objednávek. Rychlý rozvoj rezervačního systému pak umožňuje cestovní kanceláři pružně reagovat na požadavky trhu a uvádět pro své klienty nové zajímavé produkty.

MULTIMA, a. s. Bc. Michaela Šmídlová U Plynárny 455/95, Praha 10 tel.: (+420) 272 019 701 fax: (+420) 272 019 700 GSM: (+420) 606 792 598 email: info@multima.cz www.multima.cz