Pokud se vyspělý management hotelového provozu řídí filozofií poskytovat co nejširší klientele kompletní zázemí pro strávení volného času, pak se neobejde bez kvalitního a vyspělého nástroje, jakým je moderní informační systém. Samozřejmě je možné provozovat i v dnešní době hotelový, restaurační, sportovně relaxační či jinak příbuzný provoz bez využití informačních systémů, specializovaných nástrojů a jiných moderních technologií. Logicky se nabízí otázka jak, resp. jak kvalitně. Následně pak vyvstanou otázky další, týkající se efektivity a konkurenceschopnosti.
S těmito otázkami se potýkalo i vedení hotelového a sportovně relaxačního komplexu v Jablonci nad Nisou, Hotelu Břízky. O svoje cenné zkušenosti se manažeři rozhodli podělit s kolegy ve svém oboru prostřednictvím tohoto článku, Hotel Břízky se spolu s Tenis-squash centrem stal neoddělitelnou součástí života v Jablonci nad Nisou, města proslulého stejně dobře sklářskou a bižuterní výrobou jako sportovními aktivitami, uznávanými v celé ČR. Historie sportovního dění v jabloneckých Břízkách se píše již od roku 1912.
Celková kapacita hotelu je 46 míst. K ubytování slouží 23 dvoulůžkových pokojů s možností přistýlky, které jsou vybaveny sociálním zázemím, televizí s volbou satelitních a českých programů, připojením k internetu a telefonem.
Pro firemní klientelu je připraven konferenční sál s kapacitu 45 míst, který je vybaven moderní audiovizuální technikou a barem. Vybavení i zázemí hotelu vyhovuje i nejnáročnějším zákazníkům, jako jsou fotbalové týmy a celebrity.
K rekreačním a sportovním aktivitám slouží architektonicky přitažlivé Tenis Squash centrum, které je s hotelem propojeno. Komplex, který v roce 1998 získal prestižní nominaci na Stavbu roku, nabízí čtyři kryté tenisové dvorce s umělým povrchem. Každoročně se zde konají mistrovství republiky, celostátní turnaje i turnaje firemní. Samozřejmostí je i hraní tenisu pod širým nebem, čemuž slouží osm antukových dvorců. Dva klimatizované squashové kurty nabízejí parametry nejvyšší světové úrovně a pod vedením zkušených trenérů zde funguje squashová škola.
V areálu Tenis-Squash Centra si klienti mohou objednat výuku tenisu, squashe, badmintonu, aerobiku i golfu. Nabídku sportovního vyžití doplňují badmintonové kurty, kryté golfové odpaliště nebo-li indoorgolf, fitness a vlastní sál pro různé podoby aerobiku. Vyhřívaný bazén a masérské služby pouze podtrhují kvalitu a komplexnost služeb.
Důvody pro změnu
Jednotlivé provozní úseky byly v minulosti řízeny za použití vesměs zastaralých počítačových programů a pokladen, bez možnosti vzájemného propojení. Světlou výjimku tvořil pouze informační systém spravující sportovní část komplexu, který byl vyvinut tzv. na míru, nicméně bez vazeb na ostatní programy a systémy.
Výsledkem tohoto neutěšeného stavu pak byla nekonzistentnost výstupů pro management, prakticky nulová kontrola personálu, značná časová náročnost na obsluhu programů i získávání podkladů a výstupů pro majitele a ekonomy. S tím souvisela snížená možnost stanovení odpovědností i výsledný snížený komfort pro samotné klienty.
Tyto aspekty se staly hlavním impulzem pro rozhodnutí o zavedení komplexního informačního systému řešícího jak úsek ubytovací, tak i stravovací a konferenční s integrovaným modulem skladového hospodářství a nelze opomenout ani možnost propojení se systémem řídícím sportovní část provozu. Z tohoto rozhodnutí také vyplynulo, že nový systém musí navíc poskytovat dostatečné množství kvalitních výstupů pro provoz, řízení i ekonomiku a poskytovat obsluze komfort odpovídající současným trendům s důrazem na pohodlí a spokojenost zákazníků.
Odpovědnost výběru
Odpovědní manažeři přistoupili k oslovení trhu takto komplexní poptávkou, což přineslo jednoznačnou odpověď. Nabídky renomovaných i méně významných dodavatelů programů a informačních systémů ukázaly, že bude-li výběru věnována dostatečná pozornost a úsilí, bude možné definovaná kritéria splnit.
Z obdržených nabídek byli vybráni dodavatelé, kteří splňovali alespoň základní požadavky na komplexnost, a tito byli vyzváni k prezentaci nabízených řešení ať už formou přímé prezentace, nebo poskytnutím demo verze.
Tento krok se osvědčil, neboť až při samotném zhlédnutí možností nabízených produktů se ukázalo, že ne každý levný produkt je levný a naopak. V kategorii finančně dostupných produktů byly představeny tři systémy, přičemž ani jeden z nich neobstál rozsahem svých možností. Společným jmenovatelem neúspěchu těchto „levných“ produktů bylo nekomplexní pojetí provozu, nedostatek výstupů a nízká úroveň kontroly personálu.
Po absolvování prezentací systémů patřících do druhé, komplexnější kategorie si vybírající uvědomili, že finanční rozdíl mezi nabízenými produkty je dán mírou zapracovaných provozních zkušeností, popř. provozních specifik jednotlivých typů provozů.
Výsledek výběrového řízení mluvil jasně pro jediný systém, a sice Mefisto HOTEL+ 3.4, společnosti Mefisto Soft ware. Přestože tento informační systém patří k finančně nákladnějším, dokázal jakožto jediný komplexně obsáhnout všechny provozní úseky Hotelu Břízky, a navíc umožňoval propojení se zmiňovaným systémem spravujícím sportovní část komplexu. Bezkonkurenční množství kvalitních výstupů, prokazatelně rychlá návratnost investice, do s tatečné finanční i personální zázemí společnosti, přesvědčivá znalost provozní problematiky a významné reference pak jednoznačně přesvědčily i majitele a ekonomy provozu.
Implementace
Stejně důležitou fází, jako je výběr vhodného informačního systému, je i fáze jeho zavedení, neboli implementace. S tou souvisí i volba a nákup odpovídajícího počítačového vybavení (hardware).
Ideálním se ukázalo pověření dodavatele informačního systému také dodávkou hardware, neboť je tak eliminován prostor pro vzájemné dohady a výmluvy několika různých dodavatelů.
Pro etapu implementace je důležité vybrat období, které je provozně nejklidnější (nejlépe mimosezona). Vzhledem k tomu, že dodávka kvalitního systému by měla také zahrnovat konzultace dodavatele se zástupci jednotlivých úseků a důkladné proškolení pracovníků, je tedy nezbytné, aby se personál mohl plně věnovat školením a zároveň nedocházelo k ovlivnění spokojenosti klientů.
Management komplexu Hotelu Břízky vsadil na moderní technologii systému Mefisto HOTEL+ 3.4 a zkušeného dodavatele, jakým je společnost Mefisto Software, aby mohl denně naplňovat své poslání, kterým je co nejvíce se věnovat hostům a poskytovat jim co možná nejvyšší komfort.
Po dokončení implementace tohoto systému se již po prvním měsíci provozu dostavily pozitivní výsledky v podobně cenných informací, které pak následně ovlivnily řadu vstupů od skladového hospodářství počínaje, přes jídelníček, optimalizaci cen, odměnou personálu konče. Management je přesvědčen, že peníze vložené do finančně nákladnějšího informačního systému se vrátí v podobě vyšších zisků již v průběhu následující sezony.