MEETING PLANNER: řešení v oblasti konferencí

On-line služby vládnou naší době. Pořídit si přes internet nový nábytek, parfém či teplou večeři není nic neobvyklého. A co teprve když si můžete v pohodlí své kanceláře vybrat, prohlédnout a objednat prostory pro konferenci, seminář, večírek nebo jakoukoliv jinou firemní akci. Od července je všechno toto možné s aplikací MEETING PLANNER, kterou na svých webových stránkách nabízí největší český hotelový řetězec OREA HOTELS. Dle slov Milana Pavelky, Director of Marketing and Sales společnosti, jde o systém, který v první řadě zákazníkovi pomáhá najít řešení. Konec konců aby také ne. Vždyť čísla hovoří sama za sebe: 631 způsobů uspořádání, celkový počet místností 127.

Pro letošní léto jste pro korporátní společnosti, PCO agentury a další klienty připravili užitečnou nabídku on-line služeb. V tuto chvíli mám konkrétně na mysli MEETING PLANNER. Prozraďte, kde se zrodil tento záměr?
Předně je třeba uvést na pravou míru naši vizi, se kterou jsme o celém projektu začali uvažovat. „Masová individualizace“ může sice znít jako protimluv, ale tento oxymoron je zároveň způsob, jak maximálně přizpůsobit pohled na naši nabídku jednomu zákazníkovi, a přitom to dělat ve velkém. Naším původním záměrem byla profesionálně graficky zpracovaná, moderní a přehledná webová aplikace pro vyhledávání kongresových prostor. A skutečně jsme neustoupili ani o milimetr. Aplikace, se kterou přicházíme na trh, je dynamická, napojená na centrální databázi portálu www.orea.cz , s možností správy parametrů hotelu (jeho správců kongresovým a seminárních prostor) pomocí CMS.

Chápu, že se jedná o úsporu času, nicméně není v případě pořádání velké konference či jiné firemní akce lepší vše probrat osobně?
Ačkoliv to pro někoho může znít zvláštně, skutečně naším prvořadým cílem je, aby klient zbytečně nevyhazoval peníze a nebyl zklamaný. Jsme si moc dobře vědomi toho, kde jsou mezery na trhu. Víte, z pohledu obchodního případu v našem oboru služeb cestovního ruchu vypadaly v čase mezi nabídkou a realizací naše nabídky a nabídky konkurence podobně. Hlavní a viditelný rozdíl nastává až v momentě čerpání služby. To už je ale mnohdy pozdě na změnu rozhodnutí. Uvedu příklad: v polovině června jsem se účastnil akce, kterou pořádal náš obchodní partner, finanční skupina, kterou používám jako prostředníka ke komunikaci s určitým segmentem. Na akci bylo pozvaných asi 40 manažerů z oblasti lidských zdrojů z různých, převážně větších společností. Místo konání úmyslně nedefinuji, ale byla to kavárna kdesi na Malé Straně.
Záleželo mi na kontaktech, a tak jsem se zdržel komentáře, ale akce namísto v 9.30 začala 15 minut po desáté, protože prostory nebyly připraveny a personál kavárny přišel později než někteří pozvaní hosté. Po zahájení jsem byl svědkem rozhovoru obsluhujících, že musí nejdřív spotřebovat tu starou kávu a pak teprve čerstvou. Na námitku servírky „no ale ta je hnusná“ přišla odpověď „právě proto“. V kyselých úsměvech pořadatele bylo možné číst vztek, z tváří účastníků údiv a zklamání. Zbývá už jen položit si otázku: o kolik peněz asi přišli ti, kteří se rozhodli pořádat důležitou prezentaci na tomto místě? Samozřejmě, že v žádné z více než 100 kongresových a seminárních místností operovaných OREA HOTELS by se klientovi nic takového nepřihodilo, to všichni chápeme jako samozřejmost. Vybírá-li ale zákazník mezi kvalitou, a naše konkurence už dnes kvalitní je, může jeho rozhodování ovlivnit právě způsob vyhledávání, přehlednost a zřetelnost nabídek. Díky internetu není problém nedostatek informací, ale právě jejich výběr.

Máte pravdu. Dalším úskalím internetových obchodů, které bychom k MEETING PLANNER mohli přirovnat, někdy bývá to, že je jejich prostředí vůči uživateli kulantně řečeno ne příliš přátelské. Jak je na tom v tomto ohledu váš software?
Předně bych rád uvedl, že z pohledu grafického řešení vychází z designu webových stránek www.orea.cz , který jsme relaunchovali přesně před rokem.
Jinak samotná aplikace načítá data z DB orea, kterou spravují v CMS webu OREA HOTELS v kartě daného hotelu a data ošetřuje přímo jeho personál. Žádný prostředník, žádný limit, žádné zdržení. Aplikace je napojena na aplikaci on-line konfigurátor sálů. To je software, který umožní vizualizaci vybraného uspořádání stolů a sezení v každé konkrétní místnosti.

Jak tedy klient při volbě určitého konferenčního prostoru postupuje?
Funkční prvky softwaru a jeho uspořádání do tří základních kroků vyhledávání na frontendu vychází z následujících potřeb klientů. Za prvé, je jedno zda organizujete velký kongres, důležité obchodní jednání nebo incentivní firemní akci. Ve vyhledávači zadáte destinaci nebo konkrétní název OREA HOTELU a zde jsou dvě možnosti výběru, rozměry místnosti anebo počet účastníků, a můžete označit uspořádání sálu. Po této prvotní specifikaci nastává druhý krok. Tady už si vybíráte tu nejvhodnější variantu z výpisu sálů s parametry. Třetí krok je detail místnosti, info o hotelu, kde se nachází příslušný konferenční sál, včetně kontaktních údajů a kapacit, dále detailní info o konferenční místnosti a klíčové prvky – odkazy na zaslání poptávky, on-line flash konfigurátor a pdf ke stažení, z této strany se rekrutují konkrétní poptávky formou formuláře nebo přímého kontaktu na hotel. A pak už je nabídka na světě.

To jste tedy svým klientům ušetřili spoustu práce a času…
To ano, jsem si jistý, že aplikaci ocení nejen firemní klienti, ale i PCO při předkládání nabídek klientům, protože výsledný výpis se dá po krátké komunikaci s hotelem doplnit o cenu přímo PCO nebo agenturou.

V úvodu jsem záměrně o nové nabídce on-line služeb OREA HOTELS hovořil v množném čísle. MEETING PLANNER už jsme zmínili, co dalšího jste ještě přichystali?
Dalším počinem masové individualizace je micrositewww.tenpravydarek.cz , na kterém obchodujeme se zážitky, které u nás nakupují individuální hosté jako dárky. Tento projekt je koncipován pro koncové zákazníky a vedle MEETING PLANNERU, on-line rezervace, nezávazných poptávek a e-shopu jej považuji za další významný elektronický distribuční kanál.
Naší strategií je nabízet řešení, nejen samotný produkt nebo službu. Chceme produkci zabalit do konceptu, jak už jsem řekl na začátku, nechceme, aby klient zbytečně vyhazoval peníze nebo byl zklamaný. Nezříkáme se ale možnosti ovlivnit celý proces výběru ve svůj prospěch.

Svou konferenční poptávku můžete zaslat pohodlně prostřednictvím webového formuláře na www.orea.cz .

-red-
Foto: OREA HOTELS

www.orea.cz