Následujícím textem volně navazujeme na článek z minulého vydání, který přinesl návod, jak si užít účast na konferenci. Tentokrát se odborník na marketing a strategii konferencí Ivo Miksa zamýšlí nad různými aspekty kandidatur na mezinárodní kongresy i záludnostmi spojenými s pořádáním těchto akcí.
Proč kandidovat na kongresy?
Protože je to adrenalin! Lepší než bungee jumping a paragliding dohromady (zkusil jsem obojí a mohu potvrdit – ovšem týká se pouze vyhraného kongresu). Kongresy kromě dalších efektů přinášejí i čest a slávu organizátorům a další, často konkrétní finanční prospěch jejich společnosti.
Kandidatury na budoucí ročníky kongresů probíhají různě. U některých mezinárodních společností platí pevná pravidla rotace podle geografických kritérií a je celkem jisté, kdy bude šance kandidovat do našeho regionu. V jiných společnostech je pořádání kongresu pevně svázáno s prezidentstvím dané společnosti a budoucí prezident má poctu a povinnost hostit následující ročník. Většina společností ale podle určitých více či méně striktních pravidel umožňuje velkou konkurenci a dává příležitost kandidovat všem svým členům – obvykle pod patronací národní organizace. Jen výjimečně může kandidovat hostitelská destinace bez součinnosti nebo existence národního člena (obvykle se jedná o kongresy „létající cirkusy", které jsou organizovány z jednoho místa a hledají jenom nejvýhodnější ekonomické podmínky).
Jak získat pořadatelství mezinárodního kongresu?
Nejčastější postup je, že daný kongres znáte a v oboru již něco znamenáte – na kongresy obvykle kandidují hostitelé, kteří jsou minimálně uprostřed své profesionální kariéry. Na začátku je potřeba zjistit co nejvíce o předchozích ročnících, co rozhodlo o výběru destinace, jak probíhá lobbování a jaká jsou oficiální kritéria. Je zapotřebí připravit jak povinnou část kandidatury – prezentaci podle závazných pravidel, tak i lobbování – získávání podpory jednotlivých volitelů (pokud rozhoduje výbor) nebo klíčových volitelů (pokud rozhoduje plenární zasedání. Často se na volebním kongresu staví stánky kandidující destinace, kde poskytujeme informace o naší destinaci a o tom, jaký bude za dva roky pěkný kongres u nás. Jedna z nejviditelnějších prezentací, jaké jsem zažil, byla v Sydney: před jednacím sálem, ve kterém se rozhodovalo, stál asi stočlenný špalír Thajců a Thajek, oblečených do triček s logem kandidujícího města a vítal delegáty s typickými thajskými úsměvy a vlaječkami. Praha a Česká republika obvykle vyhrávají dokonale zpracovanou přípravou, kvalitními podmínkami a ekonomickou stránkou kongresu. Dohánět musíme nemodernost Kongresového centra Praha a někdy i nedostatek, respektive specifiku umístění výstavních ploch. Leckdy také dost bojujeme s malým nebo chybějícím zastoupením české reprezentace ve výkonných orgánech mezinárodní společnosti.
Když se kongres vyhraje, je to sláva a velmi dobrý pocit – například, když se nám s klientem podařilo zvítězit s kandidaturou na světový kongres anesteziologů proti takovým těžkým vahám, jako je americká společnost anesteziologů, která kandidovala se San Franciskem a proti britské společnosti s olympijským Londýnem. V tomto případě rozhodla kvalita návrhu, krása Prahy a vytrvalost při prezentaci. Ostřílení organizátoři kongresů však vědí, že ta pravá práce výhrou v kandidatuře teprve začíná. Je třeba připravit smlouvy a pracovat na propagaci kongresu v zahraničí.
Některé zvláštnosti přípravy odborného programu
Za odborný program kongresu je obvykle odpovědný Scientific Committee – výbor složený z uznávaných odborníků, kteří mají za povinnost projít všechny kongresové příspěvky a sestavit vlastní odborný program, přednášky, workshopy a posterové sekce. Je dobré, pokud na to hostitelská země má dostatek odborníků, vložit do programu i svoje národní témata a úspěchy, případně prezentovat něco z historie oboru v dané zemi. Jen málo kongresů akceptuje všechny vědecké příspěvky. K dobré praxi patří i snaha pracovat s příspěvky, které nesplňují přísná kritéria a pomáhat méně zkušeným autorům k tomu, aby mohli vylepšený příspěvek poslat znovu.
Praha a Česká republika obvykle vyhrávají dokonale zpracovanou přípravou, kvalitními podmínkami a ekonomickou stránkou kongresu. |
 |
 |
|
Vztah národní asociace k odbornému programu
Ideální je, pokud se povede spojit národní kongres a mezinárodní akci – znamená to, že všechny síly společnosti pracují v souladu a synergii. Některé mezinárodní společnosti si dokonce vymíní povinnost spojit národní kongres se svojí konferencí, nebo alespoň vyžadují ochranu termínu – to znamená, že národní společnost se zavazuje, že v době kolem kongresu nebude pořádat konkurující akce. Bohužel se někdy stává, že ne celá národní organizace stojí za lokálním organizačním výborem mezinárodního kongresu a pak dochází ke zbytečným třecím plochám, které oslabují všechny bez výjimky.
Jak se propaguje kongres
Čím častěji, tím lépe. Ideální propagační kalendář v sobě zahrnuje předchozí ročník kongresu a podobných nebo příbuzných konferencí, některé národní akce ze stejné specializace, on-line přítomnost na Facebooku a dobře zpracovaný i propagovaný web kongresu. V lepším případě dochází i na video pozvánky a propracované kampaně na ostatních sociálních sítích. Vůbec není na škodu při příležitosti pořádání mezinárodní akce udělat i informační kampaň pro veřejnost o zajímavých tématech z oboru, nejpokročilejší konference dokonce pracují s odborným dorostem nebo i školní mládeží.
Když jde s přípravou do tuhého
Rok před konferencí jsou známa data a rezervovány kapacity, nejvíce práce však nastává v horizontu tří měsíců před kongresem: registrace je v plném proudu, finišují se detaily vědeckého programu, dokončuje se kampaň na získávání vystavovatelů a ladí se podrobnosti akce. K veselejším stránkám v tuto chvíli patří mimo jiné i odmítání rádoby účastníků z některých, obvykle afrických států, kteří se vám hlásí na jakýkoliv kongres, kde by mohli získat víza a zaplatit za ně ukradenou kreditní kartou. Týden před akcí se obvykle uzavře registrace a začíná stěhování materiálu na místo konání samotného kongresu. Přípravy, během kterých je nutné postavit výstavu, připravit informační a registrační místa, zabalit tisíce kongresových tašek, vytisknout a připravit tisíce visaček a navézt a zkontrolovat techniku v sálech, končí obvykle s příjezdem prvních účastníků. Po překonání prvního dne registrací, slavnostním zahájení a rozběhnutí dobře namazaného stroje si druhý až třetí den mohou organizátoři oddychnout – hora byla zlezena a je třeba se opatrně vrátit do základního tábora – k závěrečné ceremonii.
Jak si užíváme kongres z druhé strany
Řečeno slovy klasika: „Co se může pokazit, pokazí se v nejnevhodnější chvíli." Jednou z hlavních rolí PCO (Professional Congress Organizer) je zajistit, aby se nic nepokazilo a pokud se tak přesto stane, minimalizovat škody a udržet bezpečný a správný chod akce. Do chodu konferencí nejsilněji zasahují živly – například povodeň v Praze v roce 2002, která nás zasáhla dva měsíce před organizací samotného kongresu. Záběry z Prahy na televizi CNN oběhly celý svět a my jsme museli začít okamžitě informovat partnery z firem o nutném přesunu hotelových kapacit, aktuální situaci a variantách řešení. Přestože jsme kvůli povodni museli přesunout čtvrtinu pokojů a investovat do masivní informační kampaně, ve finále byl kongres velkým úspěchem. Do Prahy přijelo, možná také trochu ze zvědavosti, o 1 500 delegátů více, než jsme původně očekávali. Do příprav kongresů ale zasahují i jiné živly, jako například islandské sopky nebo třeba politické vlivy. Ať se jedná o izolaci Rakouska, ze kterého se stáhly některé konference na protest proti úspěchu Jörga Heidera ve volbách nebo Turecko, kde se nedávno rušily konference v Istanbulu kvůli demonstracím na náměstí Taksim.
Firmy jako partneři kongresu
Některé kongresy získají až dvě třetiny rozpočtu od partnerských firem jako sponzorů a vystavovatelů. Firmy jezdí na kongresy nejen vystavovat, ale i podporovat vědeckou výměnu pomocí satelitních sympozií, sponzorováním prezentací a obchodních jednání. Na velkých konferencích si firmy najímají nejen stánek jako výstavní prostor, ale i třeba malé jednací sály jako hospitality nebo business salonky – v těch potom probíhají kontraktační jednání na nejvyšší úrovni. Firmy podporují svojí účastí na kongresu image inovátorů a posilují svou komunikaci s odbornou veřejností.
Proč vlastně vyrazit na kongres
Motivace kongresových účastníků začíná u profesionálních důvodů – chci se naučit něco nového, zvýšit svoji kvalifikaci a konkurenceschopnost a také se nechat vidět – sdělit světu svoje úspěchy a dosažené mety. Další důležitou součástí je potkávání se s kolegy, prchavé kouzlo okamžiku, kdy sedíte u stolu s kolegou z Dubaje, kamarádkou z Finska, Švýcarem a Francouzem a baví vás kolegyně z USA a Británie. Do tohoto mixu patří i cestování a s ním spojené zážitky – byť už dnes, v době low-cost aerolinek a krácení cestovních rozpočtů je o něco menší motivací než dříve. Neposledním pozitivním faktorem je i krátkodobé vytržení z běžné práce, domácí rutiny a úkolů, přestože se za něj po návratu z konference platí plnou e-mailovou schránkou.
Typologie kongresových účastníků
Podle chování můžeme rozeznat následující hlavní druhy konferenčních účastníků: nejčastějším je ostřílený konferenční matador, účastník, který se vyzná a velmi rychle najde to, co potřebuje, má předem domluvené schůzky, včas dodává materiály a užije si kongres podle svých představ. Exkluzivnější variantou matadora je vědecká kapacita – kolem takových se kongres točí, na jejich přednáškách je vždy plno a jsou to obvykle šarmantní osoby ochotné kdykoliv komunikovat o profesních záležitostech.
Speciální variantou účastníka je networker – má plné kapsy svých i cizích vizitek, už na dálku pozná člověka, kterého potkal na pět minut před čtyřmi lety, okamžitě najde společné téma i s účastníkem, který hovoří pouze finsky.
Poslední variantou je roztomilý vědec – něco jako obdoba medvídka koaly – rád se potkává s personálem, často se ptá na směr do sálu nebo k toaletám a celkově vzbuzuje u organizátorů urgentní pečovatelský pocit.
Jen málo účastníků patří do variant stěžovatelů nebo náfuků – možná že platí úměra, že čím více člověk cestuje, tím se stává tolerantnějším k odlišnostem.
Co dělat po návratu z kongresu?
Ideální je, pokud si můžete v klidu zrekapitulovat, co jste viděli, slyšeli a zažili. Ukažte kolegům fotky a připravte pro ně prezentaci zajímavostí, i kdyby měla trvat jen pět minut. Napište aspoň krátký e-mail lidem, se kterými jste se potkali, anebo ještě lépe, najděte si je na sociálních sítích. A nakonec: podívejte se do kalendáře a na web, kam pojedete příště.
Foto: -pmu-
 Autorem textu je Ivo Miksa, jednatel, ředitel pro marketing, strategické projekty a IT společnosti GUARANT International.
E-mail: miksa@guarant.czwww.guarant.cz |