Závěry nové zprávy, kterou vydaly společně Meeting Planners International a American Express, vyznívají tak, že vyšší rozpočty a silnější mezinárodní cestovní ruch signalizují pro rok 2004 zdravý výkon konferenčního a kongresového segmentu, i když dochází k posunu dynamiky mezi nákupčími a dodavateli.
Multimiliardový globální kongresový průmysl očekává zdravý meziroční výkon, protože jak plánovači, tak dodavatelé shodně předpovídají 4% nárůst v útratách i tržbách, uvádí zpráva s názvem FutureWatch 2004, což je srovnávací studie, kterou každoročně vydávají MPI a American Express.
Další výsledky poukazující na vítaný obrat k lepšímu jsou: pravděpodobný 11% nárůst mezinárodních výjezdových konferencí ze Severní Ameriky, 3% růst zaměstnanosti v tomto segmentu a rozšíření rozpočtů na výcvik a vzdělávání minimálně o 5 %. Stále ještě přetrvávající rozpočtová omezení a tlaky trhu se při odhadu vývoje útrat a tržeb roku 2004 ve srovnání s rokem 2003 odrážejí v identické 7% odchylce. Studie FutureWatch 2004 rovněž uvádí první průmyslová data o tempu strategického financování konferenčního segmentu a rozkrývá klíčové posuny ve vztazích mezi nákupčími a prodejci.
„Pokud se týká zdraví průmyslu, jsou profesionálové kongresového a konferenčního průmyslu čím dále optimističtější,“ řekl Colin Rorrie Jr., Ph.D., CAE, prezident a generální ředitel MPI. „Ale ze všeho ještě nejsme venku. V posledních letech klesají rozpočty a lidský potenciál, k tomu se připojují nové technologie a vyvíjí se nákupní model. To všechno vede ke změnám ve způsobech vedení konferenčního byznysu. Životně důležitá je lepší komunikace a výcvik, protože obnova trhu vytváří různé druhy tlaků a na povrch začínají vystupovat obavy z komodizace.“
Tento paralelní pohled na globální konferenční byznys je unikátní zprávou, založenou na kvantitativních – a poprvé i na kvalitativních odpovědích 2 075 severoamerických a evropských profesionálů kongresového a konferenčního průmyslu. 54 % z nich (1 116) byli plánovači z firem, nezávislí profesionálové, konzultanti, členové asociací a z vertikálních segmentů a 46 % (959) bylo z dodavatelských organizací, jako jsou hotelové řetězce, konferenční centra, letecké společnosti a kongresová a návštěvnická ústředí.
2004: velká očekávání
Plánovači konferencí předpokládají, že v roce 2004 nastane 3% nárůst v útratách (v roce 2003 došlo k 1,1% poklesu). Jejich optimističtější dodavatelské protějšky počítají s 10% zvýšením tržeb z konferencí. Jejich odhady z minulého roku tedy byly o 6, respektive 7 % nižší.
„Nicméně věříme, že je tu ještě více prostoru k optimismu, protože když jsme požádali plánovače, aby odhadli procentuální změny v rozpočtech a pak nám sdělili opravdový objem rozpočtů na rok 2004, přišli jsme na velmi zajímavý fenomén,“ řekl Rorrie. „I když byli plánovači ve stanovení procentuálních změn rozpočtů docela konzervativní, reálné částky, které jsme od nich dostali ze Spojených států a z Evropy, byly o 25 % vyšší než v roce 2003, v případě Kanady došlo k nárůstu o 12 %.“
Je to mohutný signál pro cestovní ruch. Plánovači ze Spojených států předpovídají, že 22 % všech kongresů a konferencí bude mezinárodních, což je o 11 % více než v roce 2003. K nárůstu dochází hlavně v Evropě (7 %) a v Kanadě (5 %). Kanadští plánovači chtějí zvednout počet zahraničních akcí z 11 % na 23 %, zejména ve Spojených státech (11 %) a ve Střední Americe (4 %). Většina kongresů a konferencí (83 %) zůstane v roce 2004 Evropě, ale evropští plánovači předpokládají, že zvýší cesty do Spojených států o 50 %.
Pozitivnější ukazatelé obnovy se projevují v tom, že plánovači počítají s růstem zaměstnanosti ve výši 3 % a s nárůstem rozpočtů na trénink a vzdělávání o 5 %, zatímco dodavatelé projektují růst zaměstnanosti o 4 % a nákladů na vzdělávání o 9 %.
První měření tempa rozvoje managementu konferenčního průmyslu a další trendy, které mají dopad na byznys
Profesionálové v kongresovém a konferenčním průmyslu čelí stále novým problémům a příležitostem, protože nové praktiky v podnikání, širší využití technologií, obavy z komodizace a špatné komunikace doléhají na podniky, založené na osobních vztazích. Jako orientační bod přináší FutureWatch 2004 první průzkum v průmyslu, který ukazuje, jak rychle se toto odvětví pohybuje směrem k nákupnímu modelu, podobnému firemnímu cestovnímu ruchu (business travel).
Okolo 80 % respondentů z řad plánovačů považovalo standardy, jako je srozumitelnost kontraktů, cestovní management, registrační nástroje a slaďování jednotlivých složek za nějakou formu kupní strategie. Současně 45 % dodavatelů naznačilo, že se přizpůsobuje organizačním strategiím plánovačů minimálně z 50 %, ale méně často se po nich chce, aby byli preferovanými prodejci. 14 % z nich tvrdilo, že museli preferovat statut ve více než 50 % případů.
V roce 2004 pokračuje využití internetu a jak plánovači naznačují, předpokládá se, že se bude na výzkumných pracovištích využívat ještě o 20 % více. Skutečné bukování konferencí stoupne o 6 % (loňský nárůst činil 5 %). Zároveň 83 % dodavatelů hodlá vylepšit své webové stránky.
„Plánovači a dodavatelé se shodují v tom, že průmysl více využívá standardizace, méně osobních kontaktů a více automatizace, což povede v roce 2004 k obavám z komodizace. Odpovědi rovněž naznačují, že plánovači budou trvat na požadavku rychlé obrátky návrhů a nabídek s přidanou hodnotou, zatímco dodavatelé očekávají, že vyšší poptávka obnoví vyšší sazby a takové položky, jako je amortizace a stornovací podmínky,“ řekl Rorrie.
Plánovači a dodavatelé: vzrůstající nedostatek komunikace
Další rozlišovací dotazník FutureWatch 2004 žádal plánovače a dodavatele, aby popsali své pracovní vztahy. Výsledkem bylo více než 2 000 písemných odpovědí. Když byli plánovači dotázáni, jak by s nimi mohli dodavatelé lépe spolupracovat, požadovali efektivnější komunikaci, rychlou odpověď na požadavky a dotazy, chápání nutné doby realizace a omezení flexibility, chtěli více transparentnosti, srozumitelné a detailní návrhy, týmovou práci, prolongaci konkurenční cenotvorby, chtěli, aby si dodavatelé udělali čas a seznámili se s jejich potřebami a aby pracovali plynule a žádali měkčí přístup k prodeji a k marketingu.
Když byli pro změnu dotázáni dodavatelé, jak by s nimi mohli plánovači lépe spolupracovat, požadovali lepší a kompletnější komunikaci, více času na realizaci, flexibilitu, poctivé a pravdivé rozpočty a předpoklady, detailní informace týkající se toho, co je ke konferencím potřeba, týmovou práci, aby si udělali čas na prostudování jejich nabídek a zdrojů a možnost kreativity.
„Je zřejmé, že teď nastal čas k tomu, aby si jak plánovači, tak dodavatelé udělali čas a dohodli se na tom, jak docílit co nejsilnější ekonomické obnovy tím, že se dozvědí co nejvíce věcí o sobě navzájem a aby našli kreativní způsoby, jak odstranit blokování pokojů, jak zvládnout opotřebovávání, jak předejít rušení akcí a jak zlepšit vzájemnou komunikaci,“ řekl Rorrie.
Další významná zjištění
• Třetím účastníkům se i nadále daří. Ve srovnání s rokem 2003 se jejich rozpočty pro nezávislé plánovače v roce 2004 zvýší ze 4,8 milionů na 6,5 milionů USD, pro konzultanty ze 3 milionů na 6,9 milionů USD a pro multimanagementové společnosti mírně poklesnou z 2,6 milionů na 2,5 milionů USD.
• Průměrné firemní rozpočty na konference zaznamenaly podstatný nárůst ze 4 milionů USD v roce 2003 na 5,3 milionů USD v roce 2004. Další pokrok signalizují asociační a spolkoví plánovači s průměrnými ročními rozpočty ve výši 3,1 milionů USD (o rok dříve 1,4 milionů USD).
• Předpokládá se, že stoupne i návrhová aktivita, protože plánovači v roce 2004 počítají se 4% nárůstem vybavení nebo počtu lokací pro každou akci a dodavatelé očekávají o 11 % více dotazů, poptávek a návrhů.
• V investicích do doplňujících technologií na straně dodavatelů jednoznačně vedou bezdrátová zařízení, jimiž chtějí zvýšit apel produktu a zákaznický servis. Na tyto investice kývlo 66 % dodavatelů. Na seznamu dodavatelských inovací figurují i takové položky, jako je nová technologie na pokojích (65 %), nové audiovizuální vybavení (62 %), systémy on-line rezervací a plánování (59 %) a systémy řízení zákaznických vztahů (59 %).
• Na základě kvalitativní analýzy se plánovači a dodavatelé shodli na tom, že je pro ně v roce 2004 největší profesionální výzvou zlepšení ekonomiky a až s velkým odstupem boj s globálním terorismem.
Průzkum FutureWatch 2004 prováděla nezávislá marketingová výzkumná firma Association Insight, a můžete si jej celý nahrát na adrese www.mpiweb.org. K průzkumu bylo e-mailem pozváno zhruba 16 370 z téměř 10 000 členů MPI a celková účast představovala 14 % plánovačů z řad MPI a 12 % jejich dodavatelských členů.
Rorrie dodal, že na budoucnost zaměřený průzkum FutureWatch 2004 přichází v klíčový moment historie MPI, protože v současné době vede transformaci konferenčního průmyslu svým projektem Pathway to Excellence (Cesta k dokonalosti), což je strategický plán, který směřuje k fundamentálním změnám, pozvedne konferenční průmysl na novou úroveň profesionalizace, uznání a začlení jej do podnikatelského světa.
Zdroj: MPI