Ivo Miksa, odborník na marketing a strategii konferencí radí, jak si co nejlépe a v relativní pohodě užít konferenci a přivézt si z ní co nejvíce zážitků a poznatků.
Skoro každý z nás se někdy zúčastnil či se zúčastní konference nebo kongresu. Čas, kdy konference byla hlavně pracovním výletem, je dávno pryč. Dnes se od vás i na konferenci očekává výkon a zpátky se musíte vrátit obohaceni – tlak na efektivitu se nedá zastavit.
Přesto existuje spousta možností, jak vlka efektivity nakrmit a kozu pozitivních pocitů z účasti na konferenci zachovat celou. Pár tipů najdete i zde.
Před konferencí
Registrujte se včas, nejlépe hned, jak se pro konferenci rozhodnete a současně vyřešte letenky i hotel. Budete mít dostatečný výběr ubytování, a pokud si vyberete z kongresové nabídky, budete bydlet s kolegy a podpoříte i kongresový rozpočet. Ideální je takový hotel, který je vzdálen 10 až 15 minut pěšky od kongresového centra (ranní procházka osvěží). Zároveň se rozhodněte, zda budete participovat na programu – přednáška nebo poster chce svůj čas.
Dnes, kdy je spousta informací na dosah ruky
|
 |
 |
|
Měsíc před konferencí je čas seznámit se s programem. Najděte si hlavní přednášky, které vás zajímají, a zjistěte, kde máte prezentaci, případně jaké technologie jsou na místě k dispozici. Organizátoři vám obvykle dají přesné pokyny pro velikost a formát vašeho příspěvku. Zkuste si i definovat, jaké poznatky si chcete z konference přivézt.
Před odjezdem
Lépe je cestovat nalehko. Je málo věcí, které skutečně potřebujeme – léky, peníze a karty, doklady včetně pojištění, letenku a rezervace, telefon a notebook – to spolu s průvodcem (ať už tištěným, elektronickým ve vašem chytrém telefonu nebo jen pár vytištěnými stránkami tipů z cestovních serverů) patří do příručního zavazadla. Ti pořádnější z nás mají doma fotokopie dokladů pro případ ztráty. Při cestě do méně známých destinací se vyplatí mít i kontakt na naše zastupitelství a nouzové číslo na vaši cestovku (dobré, když vám zruší let a vy potřebujete rychle přebukovat).
Všechny ostatní věci patří do druhého zavazadla. Kritériem je, zda se v případě ztráty zavazadla dokážete v cílové destinaci bez těchto věcí obejít, případně je rychle nakoupit na místě. Z vlastní zkušenosti vím, že se tak dá i hodinu před obchodním jednáním nakoupit dokonce oblek.
Na konferenci
Let byl příjemný, přistání hladké a vy jste na místě. Po cestě je dobré si ještě jednou projít program a plánovat podle vlastních potřeb a přání. Někomu vyhovuje plný diář, jiný si raději nechá mezery a volné místo pro inspirativní setkání.
Je dobré si zajít pro kongresové materiály co nejdříve – vyhnete se frontám, budete mít čas projít obsah kongresové tašky a případně odevzdáte prezentaci bez stresu pro vás i pořadatele.
Taška s kongresovými materiály by měla projít první selekcí hned na místě: věci, které byste vyhodili do koše, nabídněte zpět pořadatelům – je větší šance, že je budou recyklovat. Nebojte se vytrhnout si konkrétní stránku nebo práci – je to vždy lepší než zahodit celou brožuru. Není dobré chodit s visačkou a konferenční taškou po městě – dělá to z vás dobrý cíl pro kapsáře.
Prostor, kde probíhá registrace, je také vhodný, pokud se chcete potkat s někým, s kým ještě nejste domluveni. Registrační personál vám může pomoci předat vzkaz, zde také můžete naplánovat pozdější společné setkání.
Ideální je, pokud se vám podaří skloubit
|
|
|
|
Pokud je to vaše první návštěva na konferenci, podívejte se po „First Attendees" programu – to je seznamovací lekce, kde vám s plánováním pomohou zkušenější kolegové. Dozvíte se nejen doporučené lekce, ale i kde je nejlepší káva, kdy jsou sponzorované snídaně a ostatní důležité věci, například na které workshopy bude nával.
Na semináři, kde nevíte, zda vás bude bavit celý, si sedněte poblíž dveří, ať váš případný odchod neruší, nebo počkejte, až bude někdo vcházet – je to ohleduplné k řečníkovi i ostatním. Vyjde-li vám takto čas, obvykle můžete rychle navštívit doprovodnou výstavu a vytipovat si stánky, které chcete projít.
Dnes, kdy je spousta informací na dosah ruky nebo stačí jedna otázka ve vyhledávači (Už jste slyšeli, že „kdo se moc ptá, málo „googluje"?), je na konferenci důležitější společenská stránka. Ostřílení matadoři mají s sebou dostatek vizitek (potkal jsem i člověka, který měl speciální edici jen pro konference). Pokud vám na někom opravdu záleží, zkuste si předem najít jeho životopis, specializaci, předchozí práce a případně i koníčky – možná zjistíte, že jste oba pejskaři.
Většina z nás, kdo jsme extroverty z donucení, je na tom podobně. I ostatní lidé, vám budou vděčni, pokud najdete společná témata za ně – nejlepší je to se sousedy na semináři – zhodnoťte řečníka, pochvalte výstavu a hned máte spoustu společných témat. Pomáhají i otevřené otázky typu „co se vám líbilo" nebo „co si budete pamatovat z dnešních přednášek".
Ideální je, pokud se vám podaří skloubit setkání s kolegy a poznávání místa – zeptejte se, kam jdou večer, navrhněte restauraci nebo bar nebo jen čas, kdy se sejde větší skupina v lobby baru před večerními akcemi. Lobby bar v hlavním kongresovém hotelu – to je místo, kde se dříve nebo později ukáže každý důležitý přednášející nebo účastník konference.
Co pomáhá při společenské interakci nebo pro zapamatování lidí? Kapesní fotoaparát nebo i ten, co máte v mobilu. Pokud to není výslovně zakázané, tak foťte – kolegy, přednášky, postery, město. Vyfoťte se s důležitým přednášejícím a pak ho požádejte o e-mail nebo vizitku s tím, že mu pošlete fotku (určitě si vás pro příště zapamatuje více).
Snažte se přispět
Jsou různé způsoby, jak se při konferenci zapojit. Předložit svoji práci, návrh na panelovou diskusi či nabídku workshopu může kdokoli. Není lepší způsob, jak se seznámit s novými lidmi, a otevřít si tak dveře do zajímavého a přátelského prostředí. Dokonce i proces předkládání vaší práce je prospěšný: budete muset strávit nějaký čas snahou vyjádřit svou myšlenku tak, aby si z ní ostatní mohli odnést co nejhodnotnější informace. To vždy zlepší vaši schopnost komunikovat a přemýšlet o tom, co děláte. I kdyby vaše práce nebyla přijata, dostanete zpětnou vazbu od odborníků z hodnoticí komise.
Pokud jsou konference pro vás zajímavé, ale nemáte postavení nebo rozpočet na jejich návštěvu, zkuste svému nadřízenému nabídnout to, že z účasti na konferenci vytvoříte prezentaci nebo přednášku pro kolegy, případně že se budete podílet na snížení nákladů (levnější ubytování, alternativní druhy dopravy nebo nabídněte, že si na konferenci vezmete volno).
A nakonec: každý pohár jednou přeteče. Pokud vám to vyhovuje, naplánujte si nějaký čas, kdy budete sami. Je lepší preventivně konferenci na chvíli opustit, než chodit s třeštící hlavou po dalších seminářích nebo po hlučné výstavě. Umožní vám to srovnat si myšlenky a lépe si ujasnit důležité poznatky a body, které si chcete přivézt zpět.
Přeji vám z kongresů a konferencí jen co nejlepší zážitky!
 Autorem textu je Ivo Miksa, jednatel, ředitel pro marketing, strategické projekty a IT společnosti GUARANT International.
E-mail: miksa@guarant.cz www.guarant.cz |