Jaký bude konferenční sál budoucnosti?

Ani ty konferenční místnosti už nejsou, co bývaly. To není povzdech, nýbrž konstatování. Konferenční prostory v podobě, v jaké jsme je dlouhá desetiletí znali, pomalu mizí. Na jejich místo nastupují meetingové prostory nové generace – multifunkční, variabilní, designové, vybavené dříve nemyslitelnou technikou. Jak bude vypadat konferenční místnost budoucnosti? Po tom ve svém průzkumu pátrala Mezinárodní asociace konferenčních center (IACC).

I meeting má být zážitek

Z průzkumu, kterého se zúčastnilo zhruba pět desítek provozovatelů konferenčních a kongresových center z celého světa, mimo jiné vyplynulo, že akcent je kladen na zážitkovost meetingů. Je to navýsost logické – mileniálové, kteří v dnešní společnosti hrají klíčovou roli, se své touhy po nových a autentických zážitcích samozřejmě nevzdávají ani v případě akcí MICE. Z druhé strany lze na věc nazírat i tak, že event, který je spojen s neotřelými zážitky, zůstane účastníkům dlouho v podvědomí. A tím pádem je i větší šance na lepší přijetí prezentovaných informací a tedy větší efektivitu dané akce. Nehledě na to, že kreativní přístup k tvorbě uživatelského zážitku je pro provozovatele konferenčních prostor konkurenční výhodou a šancí na opakovanou poptávku.

Provozovatelé meetingových prostor si jsou tohoto trendu dobře vědomi a přijímají svoji roli, kterou v tvorbě zážitku mají hrát – v průzkumu to uvedlo asi 57 procent respondentů. V praxi se to projevuje tím, že se v konferenčních centrech začínají objevovat variabilní sály, u kterých lze v průběhu akcí měnit dispozici (a tím i kapacitu), barevnost, technickou vybavenost, možnosti osvětlení apod. Souvisí to mimo jiné s poznatky, podle kterých se diskutované téma lépe dostává účastníkům pod kůži, pokud je vedle klasického poslechu přednášek zařazena i vizuální prezentace a část založená na spolupráci účastníků. Výsledky průzkumu IACC mimo jiné ukázaly, že 60 procent provozovatelů konferenčních kapacit věří v to, že důležitost flexibility prostor v příštích letech ještě vzroste. Variabilita se přitom netýká jen sálů jako takových, ale i nábytku apod. Přibývá rovněž netradičních prostor – konference se často odehrávají v plenéru či v různých atypických prostředích, která sama o sobě poskytují překvapivé zážitky. Ze stejného důvodu se také program konferenčních akcí víc než dřív v příhodných momentech přesouvá do předsálí či do salonků o maximálně 90místné kapacitě. Roste popularita tzv. fireside chatů, tedy méně formálních diskusí. Občerstvení podávané během akcí je stále častěji tematické a šité na míru každé jednotlivé akci, přičemž akcent je kladen na autenticitu, využívání lokálních surovin a receptur. A víc než dřív nabízejí provozovatelé konferenčních prostor návazné služby v oblasti teambuildingu, poznávací cesty po destinaci, gastronomické výlety apod. Souvisí to mimo jiné s tlakem na rozpočty, v jehož důsledku se plánovači eventů snaží redukovat počet zprostředkovatelů a dalších partnerů. Odborníci oslovení v průzkumu IACC se shodli na tom, že do budoucna poroste důležitost poradenské role provozovatelů konferenčních prostor ve věci tvorby zážitků, což s sebou nese zvyšující se nároky na spolupráci například s designéry a dalšími odborníky.

Heslo dne: variabilita a flexibilita

Jak bylo naznačeno, možnosti úprav musí dnes (tím více pak v budoucnosti) skýtat také konferenční nábytek. Konferenční sály vybavené napevno instalovanými sedadly sice hned tak nezmizí ze scény, ale každým dnem jim roste nová konkurence v podobě místností, v nichž je možné během pár minut (či desítek minut) kompletně změnit uspořádání stolů, židlí a dalšího vybavení. Dodavatelé nábytku tak hlásí velkou poptávku po lehkém a snadno mobilním nábytku, po skládacích stolech a nábytku na kolečkách. Situace je ovšem složitější v tom, že provozovatelé konferenčních center musí respektovat často protichůdné požadavky různých skupin účastníků me­e­tingů. Mileniálové například požadují moderní design, pohodlí, konektivitu a hlavně pak možnost připojení k elektrické síti. Tento poslední požadavek byl ještě nedávno problematický, pokud se jednalo o variabilitu – stoly musely zůstávat poblíž elektrických zásuvek umístěných obvykle v podlaze. Dnes je situace o poznání jednodušší díky nábytku s integrovanými elektrickými akumulátory. Naproti tomu účastníci vyššího věku požadují především komfort, a to jak během jednání, tak o pauzách. Sedací vaky, které se objevují ve foyer během dnešních konferencí, jsou sice moderní i pohodlné a pomáhají budovat neformální atmosféru a tím pádem i uvolněnou debatu mezi účastníky, starší generace se jim ale většinou s ohledem na častější problémy s mobilitou vyhýbá. Stejně tak je třeba zvážit použití plážových lehátek a dalších „výstředních“ kusů nábytku. Alespoň u konferencí, kde lze předpokládat účastníky z různých věkových skupin.

I přes neustálý a čím dál rychlejší vývoj nových technologií dávají provozovatelé konferenčních center prostor jejich přímému nákupu před leasingem, půjčením či dalšími formami pořízení.

Do rozhodovacího procesu u provozovatelů konferenčních center pochopitelně vstupují i ekonomické faktory. Nároky účastníků a jejich poptávka po netradičním vybavení rostou, což s sebou pochopitelně nese i vyšší náklady na sofistikované vybavení a na kapacity skladových prostor. A v budoucnu bude tento faktor podle všeho hrát ještě větší roli než dosud. Zde se samozřejmě otevírá prostor především pro půjčovny konferenčního nábytku.

Slepými uličkami k technologiím budoucnosti

Používání konferenčních technologií se věnujeme v samostatném článku na str. 12–13, i v tomto textu má alespoň krátká zmínka o nich své místo. Jsou to totiž právě technologie, co v posledních letech tak dramaticky mění podobu konferenčních akcí. Zatímco před třiceti lety byl výkvětem techniky zpětný projektor, dnes už se na akcích MICE běžně pracuje s virtuální či rozšířenou realitou, objevují se první roboti, experimentuje se s hologramy apod. A zapomenout nesmíme ani na na první pohled kontroverzní technologie, které jdou de facto proti smyslu konferenčního průmyslu. Řeč je o technologickém zajištění videokonferencí, nástrojích na sdílení obrazovek atp. Tyto výdobytky techniky snižují potřebu setkávat se face-to-face a tím mohou snižovat počty účastníků konferenčních akcí. Přesto je stále řada konferenčních center svým zákazníkům nabízí. Spor se vede jen o to, zda zdarma, či za úplatu. Výrazně přibývá zejména těch, které volí první cestu. I u těchto technologií umožňujících spolupráci a výměnu informací na dálku jsou patrné trendy. Investice do videokonferenčního hardwaru se například zpětně ukazují jako krok vedle, čemuž odpovídá i počet konferenčních center, které příslušný hardware klientům nabízejí – loni šlo o 85 procent, letos už jen 53 procent. Stejnou službu totiž dnes udělají počítače či tablety s kvalitním připojením na internet. Podobně slepou uličkou se s ohledem na nezájem klientů ukazují investice do tzv. interaktivních chytrých tabulí. Naproti tomu naopak roste význam jiných technologických řešení, například virtuální reality.

Analytici IACC si ve své zprávě všimli jednoho zajímavého faktu – i přes neustálý a čím dál rychlejší vývoj nových technologií dávají provozovatelé konferenčních center prostor jejich přímému nákupu před leasingem, půjčením či dalšími formami pořízení. Souvisí to především s tím, že ceny konferenční techniky spíše klesají, zatímco cena práce specialistů z půjčoven tohoto vybavení má růstovou tendenci. Konferenční centra spoléhají v oblasti techniky především na své vlastní zaměstnance. A ti zase nejraději pracují s technikou, kterou důvěrně znají a vědí, co od ní mohou očekávat.

Občerstvení: někdejší zvláštnosti dnes normou

Mohlo by se zdát, že v oblasti konferenčního cateringu se toho krom receptur příliš změnit nemůže, leč opak je pravdou. I tato oblast prochází kontinuálním vývojem a jsou v ní patrné trendy. Jedním z hlavních je například důraz na udržitelnost a odpovědnost, což se projevuje v používání lokálních, sezonních a „zdravých“ surovin, ekologičtějších obalů apod. Do budoucna tento vliv patrně ještě zesílí. Víc než dřív se hledí také na specifické stravovací nároky různých zákaznických skupin. Dokonce lze říci, že to, co dříve bývalo speciální, je dnes zcela běžné. Řeč je o občerstvení pro celiaky, diabetiky, vegany a další skupiny zákazníků. Mimochodem – průzkum IACC ukázal, že celosvětovým trendem je odklon od masité stravy a výrazný posun k občerstvení postavenému na zelenině.

A i v případě občerstvení se okruhem vracíme na počátek tohoto článku, tedy k zážitkům. Odborníci se shodují, že dnes již zdaleka nejde jen o to účastníky občerstvit, ale zároveň jim také poskytnout zážitek. A k tomu vedou různé cesty. Kongresoví účastníci tak již dnes bývají například zapojeni do přípravy svých pokrmů či alespoň surovin použitých při vaření. Konferenční pauzy ozvláštňují kuchařské show či exkurze do kuchyní.

Organizátoři kongresů se vesměs shodují, že koncept kongresového a konferenčního cateringu musí v budoucnu doznat změn. Už menší shoda ale panuje na tom, zda by měly být pauzy na občerstvení častější a kratší, nebo zda by ku prospěchu věci byly pauzy delší. To je aktuálně jedno velké téma k diskusi a my budeme samozřejmě zvědavi, jakým směrem se provozovatelé konferenčních center se svými klienty vydají.

Sečteno a podtrženo, dá se říci, že konferenční centra budoucnosti budou značně odlišná od těch, která známe ze své současné každodenní praxe. Budou va­riabilní, flexibilní a prošpikovaná nejmodernějšími technologiemi. Účast na akcích v nich pořádaných bude zážitkem. Jen by se nemělo zapomínat na to, že vše výše zmíněné by nemělo být samo o sobě cílem, ale prostředkem k dosažení cílů vyšších. Totiž k šíření vědomostí a know-how, stejně jako k budování vazeb mezi lidmi.

Foto: Shutterstock.com

Petr Manuel UlrychC.O.T. media
šéfredaktor časopisu COT a portálu iCOT.cz
petr.ulrych@cot.cz