www.orea.cz/meeting-planner

Rozhodli jste se uspořádat setkání kolegů z oboru? Chcete zorganizovat firemní prezentaci a sezvat obchodní partnery? Leží vám na srdci teambuildingový či trainingový event? Skvělý nápad! Teď ovšem nastává chvíle, kdy bude vaši myšlenku potřeba dotáhnout do konce neboli převést na úroveň konkrétních činů. A to může často znamenat nemalou časovou kapacitu, pokud ovšem nemáte v plánu využít například produkt společnosti Orea Hotels s názvem Meeting Planner.

Ten je totiž v nabídce na webových stránkách největšího českého hotelového řetězce Orea Hotels od července loňského roku a umožňuje dosud nemožné – z pohodlí své kanceláře nebo domova si prohlédnout, vybrat a objednat konkrétní prostory pro vaši konferenci, seminář, večírek nebo jakoukoliv akci podobného ražení. Dle slov Milana Pavelky, marketing & sales ředitele společnosti, jde o systém, který v první řadě zákazníkovi pomáhá najít řešení. Ale nechme mluvit samotná čísla: Orea Hotels nabízí prostřednictvím své webové aplikace 631 způsobů uspořádání a celkový počet místností 127. „Naším prvořadým cílem je, aby klient zbytečně nevyhazoval peníze a nebyl zklamaný. Původním záměrem byla profesionálně graficky zpracovaná, moderní a přehledná webová aplikace pro vyhledávání kongresových prostor. A skutečně jsme neustoupili ani o milimetr. Aplikace, se kterou jsme přišli na trh, je dynamická, napojená na centrální databázi portálu www.orea.cz a s možností správy parametrů hotelu (jeho správců kongresových a seminárních prostor) pomocí CMS,“ charakterizuje softwarový produkt Milan Pavelka.

Při prvním zamyšlení se nad smysluplností Meeting Planneru se určitě nabízí otázka, zda není v případě pořádání velké konference či jiné firemní akce lepší vše probrat s poskytovatelem daných prostor osobně, často si totiž klient objedná službu, se kterou ve výsledku není stoprocentně spokojen. Ne vždy je totiž snadné zjistit si reference o daném poskytovateli služeb, a tak někdy klient dost dobře neví, „do čeho jde“. Výsledkem může být i organizačně nezvládnutý event, což zejména na mezinárodní úrovni může být problém. „Samozřejmě že v žádné z více než 100 kongresových a seminárních místností operovaných OREA HOTELS by se klientovi nic takového nepřihodilo, to všichni chápeme jako samozřejmost. Vybírá-li ale zákazník mezi kvalitou, a naše konkurence už dnes kvalitní je, může jeho rozhodování ovlivnit právě způsob vyhledávání, přehlednost a zřetelnost nabídek. Díky internetu není problém nedostatek informací, ale právě jejich výběr,“ reaguje na takovou zkušenost Milan Pavelka.

Softwarové řešení z grafického pohledu vychází z designu webových stránek OREA HOTELS, které společnost v inovované podobě spustila v roce 2007. Samotná aplikace načítá data z DB Orea, kterou spravují v CMS webu OREA HOTELS v kartě daného hotelu a data ošetřuje přímo jeho personál. Není tu tedy žádný prostředník, žádný limit, žádné zdržení. Aplikace je napojena na aplikaci on-line konfigurátoru sálů. Software umožní vizualizaci vybraného uspořádání stolů a sezení v každé konkrétní místnosti. Jak tedy klient při volbě určitého konferenčního prostoru postupuje? Funkční prvky softwaru a jeho uspořádání do tří základních kroků vyhledávání na frontendu vychází z následujících potřeb klientů. Není tedy podstatné, zda organizujete velký kongres, důležité obchodní jednání, nebo incentivní firemní akci. Ve vyhledávači zadáte destinaci nebo konkrétní název OREA HOTELU a pak zde jsou dvě specifikace výběru, a to rozměry místnosti a předpokládaný počet účastníků. Pro doplnění poté slouží volba parametrů upřesňujících, zda by v prostoru mělo být přítomné denní světlo, přístupný internet či zatemnění. Nakonec se objeví volba typu uspořádání místnosti. Po této prvotní specifikaci nastává druhý krok. Tady už si vybíráte tu nejvhodnější variantu z výpisu sálů s parametry. Třetí krok je detail místnosti, info o hotelu, kde se nachází příslušný konferenční sál, včetně kontaktních údajů a kapacit, dále detailní údaje o konferenční místnosti a klíčové prvky – odkazy na zaslání poptávky, on-line flash konfigurátor a pdf ke stažení. Z této strany se také rekrutují konkrétní poptávky formou formuláře nebo přímého kontaktu na hotel. Dá se předpokládat, že aplikaci ocení nejen firemní klienti, ale i PCO při předkládání nabídek klientům, protože výsledný výpis se dá po krátké komunikaci s hotelem doplnit o cenu přímo PCO nebo agenturou.

A jaké jsou reakce a zpětná vazba od klientů po několikaměsíčním využívání meeting planneru? Nechme promluvit manažera E-marketingu OREA HOTELS Vojtěcha Probošta:

„Meeting Planner se nám od doby svého spuštění jednoznačně osvědčil. A to zejména proto, kvůli čemu byl původně navržen a zhotoven. Snažili jsme se od vyslovení tohoto nápadu myslet především na ty, kdo tento flashový konfigurátor konferenčních prostor nejvíce využijí, na samotné organizátory seminářů, kongresů, veletrhů a firemních mítinků. Hned po uvedení tohoto užitečného pomocníka pro snadný výběr vhodných konferenčních prostor jsme zaznamenali pozitivní odezvu nejen od pořadatelů velkých akcí, ale také od asistentek menších firem, které si u nás obratem zarezervovaly prostor např. pro příležitost setkání regionálních ředitelů firmy. Meeting Planner je navržen a uzpůsoben tak, aby vyhovoval i těm méně zkušeným s prací na PC. Je to zkrátka ten nejjednodušší pracovní nástroj pro oblast MICE.“

Text a foto: OREA HOTELS a -red-

Konference, semináře a firemní akce v OREA HOTELS

Připravili jsme pro vás:

• Konference, semináře a firemní akce v OREA HOTELS
• Připravili jsme pro vás:
• on-line konfigurátor konferenčních místností
  (přehled kapacity, uspořádání a parametrů jednotlivých sálů v interaktivní aplikaci)
• virtuální prohlídky
• 631 způsobů uspořádání
• 127 místností

On-line prezentace našich kongresových hotelů vám poskytnou:

• komplexní údaje o nabídce konferenčních prostor, jejich dispozic, technických parametrů, vybavení a služeb
• gastronomickou nabídku
• informace o možnostech aktivního vyžití a relaxace
• ceníky pronájmu sálů a salonků, konferenčního
  vybavení a služeb
• speciální zvýhodněné konferenční balíčky