Integrace systémů v hotelnictví – Rychleji, levněji a efektivně díky fenoménu API

S nástupem technologií už dokonalé fungování hotelu nezávisí jen na spolupráci mezi personálem, ale i na vzájemné komunikaci mezi systémy a technologiemi, které jsou v hotelu implementovány. Když vezmeme v úvahu středně velký hotel s restaurací, napočítáme minimálně čtyři systémy (hotelový systém PMS, channel manager, pokladní systém a účetní systém), které zabezpečují dennodenní plynulý provoz hotelového zařízení. Jsou tyto systémy otevřené k výměně dat? A proč by vlastně měly být?

Využíváte potenciál svých zaměstnanců naplno?

Často mluvíme o zážitku hosta z pobytu, ale už méně o revoluci procesů ve prospěch zaměstnanců a v neposlední řadě návštěvníků. Pokud vaši zaměstnanci dělají manuální práci, kterou zvládne „robot“, nevyužíváte jejich potenciál naplno. Věnuje se recepční dostatečně klientům, nebo místo toho přepisuje rezervace z Booking.com do hotelového systému? Již nyní existují nástroje na to, jak zefektivnit proces rezervací, prodeje extra služeb, plateb, revenue managementu nebo reportování. Pokud se ptáte proč integrovat systémy, zde je pár důvodů:

• časové a finanční úspory z automatizace,
• snižování chybovosti,
• neustálá výměna dat,
• zefektivnění procesů,
• zvyšování kvality,
• transparentnost procesů.
   

Proč by se měli hoteliéři zajímat o API?

Pokaždé, když se mě někdo zeptá, co je to API, používám jednoduché přirovnání k můstku, který umožnuje komunikaci a výměnu dat mezi dvěma nezávislými systémy. V reálném světě se samozřejmě jedná o složitější proces, každopádně pro představu to stačí. API neboli Application Programming Interface je volně přeloženo „rozhraní pro programování aplikací“. API si můžete představit jako další vrstvu systému nebo aplikace, díky které se data například z webových stránek stávají dostupnými pro jiné webové stránky nebo aplikace. Díky existenci API mohou developeři a systémoví integrátoři vytvářet softwary a navrhovat řešení pro automatizaci únavných a pracných úkolů. Co lidem trvá hodiny, může počítač zvládnout v sekundách prostřednictvím rozhraní API. Volně dostupné API má i například Google u svojí služby Hotel Ads. Když potenciální host zadá do vyhledávače výraz „Praha hotel“, ve výběru se zobrazí hotely s volnými pokoji a rovnou i s aktuálními cenami. Právě prostřednictvím API mohou dostupné hotely a jejich ceny být v Googlu zobrazeny a nahrány třeba i jedním klikem.

Graf 1 – Příklad tzv. smart reportu

Zdroj: 26HOUSE

Příklady úspěšných integrací v hotelnictví

Na propojení u klasických hotelových PMS museli hoteliéři čekat dlouhé měsíce a platit vysoké částky. Těmto časům už naštěstí odzvonilo. Mnohé společnosti pochopily současný trend a přesouvají své serverové řešení do cloudu, který má kromě dalších výhod vyšší flexibilitu a jednoduchou integrovatelnost. Jestli už teď víte, co byste u vás v hotelu chtěli propojit, měli byste se porozhlédnout po systémovém integrátorovi a systému s jednoduše dostupnou a zřetelně popsanou API.

Nahlašování ubytování cizinců rychle a efektivně

Pojďme si popsat celý proces sběru dat o hostech. Host vyplní registrační kartu na recepci (10 minut), zdatný recepční přepisuje data do hotelového systému (3 minuty), vložení údajů do aplikace Ubyport a zaslání (3 minuty). Když sečteme časový odhad, může tato administrativní procedura trvat i 15 minut na 1 hosta. Pokud máte v jeden den víc než 20 příjezdů, tak jen manuální zasílání zabere přibližně 60 minut. Dobrou zprávou je, že cizinecká policie otevřela svůj server třetím stranám a vytvořila modul webové služby pro robotické zasílání dat. Díky tomu bude jejich nová aplikace schopna sama zpracovávat data a v časových intervalech je automaticky zasílat na server policie přímo z hotelového PMS. Pokud si říkáte, že by bylo skvělé celý proces vyplňování registračních karet zjednodušit, tak už teď můžete implementovat self check-in kiosek nebo hotelové systémy s on-line check-in formulářem. Vaši zaměstnanci budou jásat, že mohou věnovat více času svým hostům a dělat činnosti, které je opravdu baví.

Graf 2 – Automatizace hlášení pobytu cizinců na policii

Zdroj: 26HOUSE

Jak proměnit data ve smysluplné informace?

Když host odejde z hotelu, nezůstane po něm jen špinavý pokoj, ale i mnoho informací, které hoteliéři mohou využít jako podklad pro své budoucí rozhodování. Kolik dní předem rezervoval host svůj pobyt? Kolik v hotelu utratil? Zanechal někde recenzi? Taková data je možné získat z hotelového PMS, pokladního systému, booking enginu a dalších. Co s těmito daty dělají manažeři? Procházejí jednotlivé reporty a vyhledávají konkrétní data, která následně přepisují do jednotné a souhrnné tabulky, která je aktualizovaná jednou denně.  

Až 85 % práce v účetnictví tvoří opakující se činnost, což představuje silný předpoklad pro možnost automatizace.

Vedení hotelu při vytváření nových strategií anebo při každodenním rozhodování o cenách nebo stavu zásob potřebuje aktuální a relevantní data v jasné a srozumitelné formě. Za tímto účelem byly vytvořeny právě Business Intelligence systémy, které data z různých zdrojů zpracovávají a vše potřebné zobrazují přehledně, třeba i na A4 pomocí jednoho kliknutí. Nejlepší na nich je, že si je můžete vytvořit na míru podle svých představ. Můžete volit z koláčových grafů, barevně zvýrazněných pozitivních a negativních čísel nebo procentuálního zobrazení. Reportingem na míru se zabývají firmy jako Snapshot, 26HOUSE nebo Power BI od Microsoftu.

Dvousměrná integrace s vaším channel managerem

Konkurence v on-line prostředí je obrovská, a proto, aby hotely mohly obstát a získat cestujícího, musejí své pokoje nabízet na mnoha on-line portálech. Výhody channel manageru, systému na správu kapacit a cen na distribučních kanálech, není potřeba asi ani zmiňovat. V tomto článku bych ale chtěla popsat výhody z dvousměrné integrace s hotelovým systémem. Pokud řídíte inventář a ceny ve vašem PMS, jsou změny automaticky posílány do channel manageru i do hotelového booking enginu. Tím pádem se snižuje šance overbookingu téměř na 0 %.

Graf 3 – Příklad systémové integrace

Zdroj: 26HOUSE

V momentě, kdy klient udělá rezervaci na jednom z kanálů jako Booking.com, Expedia nebo Agoda, rezervace se automaticky propíše do PMS spolu s informacemi o cestujících, ceně a poznámkami od klienta. Vaše PMS pak následně aktualizuje dostupnost, a tu zasílá opět do on-line portálů. Obousměrná integrace významně snižuje náklady na akvizice rezervací, protože už není potřeba manuálního propisování. Navíc nevznikají ztráty revenue z důvodu opožděného zrušení rezervace a hotel prodává 100 procent dostupných kapacit.

Smart účetnictví

Až 85 procent práce v účetnictví tvoří opakující se činnost, což představuje silný předpoklad pro možnost automatizace. I přesto je stále v mnoha evropských zemích pracovní náplní finančního a účetního oddělení manuálně zadávat faktury do účetního systému. Avšak díky integraci systémů se může finanční oddělení začít věnovat analýze dat a finanční optimalizaci provozu. Pozitivní zprávou je, že i hotely v Česku využívají na zjednodušení práce se závazky a pohledávkami jednorázový import dat. Hotelové systémy obsahují data s vystavenými nebo přijatými fakturami, které se „laicky“ řečeno transformují do XML nebo csv formátu tak, aby je systémy třetích stran byly schopny přečíst. Tyto vygenerované reporty je možné nahrát do účetního systému ručně nebo pomocí úplné automatizace, a naprosto tak odstranit manuální práci.

Infrastruktura, která roste s vámi

Zkuste se zamyslet, které procesy jsou u vás v hotelu zbytečně zdlouhavé a vyžadují hodně manuální a nudné práce. A pak si představte, jak úžasné by bylo mít fungující infrastrukturu, kde bez problémů komunikují lidé se softwary a softwary s jinými softwary a hardwarem. Dobře navržené systémy s rozhraním API vám usnadní nebo úplně eliminují každodenní rutinní činnosti a vylepší zážitky vašich hostů. Jednou z nejdůležitějších výhod takto otevřených systémů je, že je můžete podle potřeby lehce měnit, protože vaše data budou vždy snadno dostupná, a vaše infrastruktura tak poroste s vámi.