Hotel Diplomat jde s konferenčními trendy

Kongresová a konferenční turistika jsou dynamickou oblastí. Ovlivňují ji nové technologie, ekonomický vývoj v jednotlivých částech světa, měnící se vztah lidstva k ekologické problematice, bezpečnostní otázky a řada dalších faktorů. Kdo chce zůstat ve hře, musí se neustále zamýšlet nad svými produkty a službami. Výjimkou nejsou ani české hotely a další subjekty cestovního ruchu.

Praha bezesporu patří k oblíbeným destinacím pro pořádání kongresů. Přijatelné ceny, služby na vysoké úrovni, turistické atraktivity i nabídka doprovodných služeb vynesly české metropoli postavení mezi prvními dvaceti městy světa co do počtu zorganizovaných kongresových akcí. Ovšem ukazuje se, že bez nikdy nepolevujícího úsilí je tato pozice lehce otřesitelná. Podle statistik International Congress & Convention Association (ICCA) byla Praha v roce 2005 na 14. místě s 61 konferencemi, o rok později dokonce osmá s 82. V roce 2007, kdy hostila 72 konferenčních akcí odpovídajících metrice ICCA, se ale propadla na 12. místo. Do roku 2017 by se mělo hlavní město posunout na 6. – 7. příčku. Tedy pokud pražské subjekty zareagují na trendy hýbající světem MICE.

Světové trendy

První oblast trendů je spojena s lokalitou. Podle analytiků EIBTM se v poslední době zesiluje tendence pořádat konference blíže sídlu firmy. Důvodem jsou zejména obavy z terorismu a rostoucí tlak na úsporu nákladů. Další trend spočívá v tom, že účastníci kongresů a konferencí očekávají od akcí nejen informační a vzdělávací hodnotu, ale účast na nich berou také jako společenskou událost a příležitost k poznání destinace. Spolu s tlakem na finanční náklady tak tento trend nahrává novým, dosud „neobjeveným“ destinacím, které mohou nabídnout nižší ceny a neobvyklé zážitky. Za destinace blízké budoucnosti označují experti z EIBTM Argentinu, Kostariku a Peru, v Evropě pak Bulharsko a Černou Horu. Obecně se očekává, že země střední a východní Evropy, Pobaltské státy a některé části Asie, Afriky a Latinské Ameriky se do budoucna stanou významnými hráči na trhu jak na straně poptávky, tak i jako cílové destinace.

Z výzkumu IMEX Research vyplynuly trendy spojené s oblastí inovací. Inovace udržují věci v chodu, zaujmou klienta a umožňují organizátorům být před klienty o krok napřed. „Vystoupení ze škatulky“ je účinným bojem s konkurencí a jde také o způsob jak zaujmout mladou generaci. V čem konkrétně inovace v MICE spočívají? Například v odchodu z tradičních konferenčních místností do atypických prostor (např. historických budov), v zavádění technologie Web 2.0 a umožnění delegátům ovlivnit program konference, v zavádění vlastních softwarových aplikací pro registraci a nových programů umožňujících delegátům přihlásit se do sekcí ještě před zahájením konference či v zavádění Total Quality Managementu (TQM). Netradiční metody si mohou organizátoři konferencí dovolit díky moderní technice, která přináší možnosti v podobě: videokonferencí, netmeetingů, již zmíněných softwarových aplikací a technologie webu druhé generace.

Kromě toho se v posledních letech prohloubily trendy identifikované již v minulosti – pořadatelé berou stále větší ohled na životní prostředí a společnosti se samy prezentují jako více společensky odpovědné. Zajímají se o změnu klimatu, snižování emisí a energetické úspory. Hotely a konferenční centra proto stále častěji zavádějí tzv. green management. Díky rostoucí sociální odpovědnosti firem se konference více přesouvají do zemí, kde mohou přinést užitek místní komunitě a podpořit rozvoj daného regionu.

Tuzemské trendy

Mezinárodní trendy se pochopitelně projevují i na tuzemském trhu. Některé více, některé méně. Do hry ale vstupují i čistě lokální vlivy, které je při rozvíjení MICE businessu třeba mít na paměti. Podrobně zmapované trendy mají například v pražském hotelu Diplomat. „Praha je významnou turistickou destinací a to se jednoznačně projevuje i ve volbě místa pro pořádání meetingů a konferencí firmami,“ říká marketingová manažerka Diplomatu Zuzana Lechnýřová. „Celá řada nadnárodních společností již zde má nebo zakládá pobočky nebo centrály pro střední a východní Evropu, přesouvá do Prahy svá servisní a call centra. Praha se stává žádanou lokalitou právě pro organizaci různých sales meetingů, výročních konferencí a podobných akcí,“ doplňuje.

Dobrá ekonomická situace firem vede k dalším změnám v jejich chování. Společnosti jsou ochotny investovat do prezentace firmy – a pro takovou příležitost je podle Lechnýřové čtyřhvězdičkový hotel ideálním místem. Firmy organizují setkání a party pro partnery a zaměstnance, pořádají v hotelu workshopy, školení, meetingy apod. Hotelový servis Diplomatu není nedostupným luxusem, ale stále častěji standardem, který využívají i české firmy. A také menší firmy, než tomu bylo dosud. Firmy vstupují stále častěji do přímého jednání s hotelem a své akce si organizují samy. Zkracuje se také doba mezi uskutečněnou rezervací a realizací akce. V minulosti se konference pro 400 účastníků připravovaly i dva roky dopředu, dnes začíná příprava akcí řádově měsíce před zahájením. U menších akcí se tento interval ještě zkracuje.

V posledních letech se konference neomezují pouze na konferenční sezonu, tedy období od dubna do června a od září do října. Celá řada i velkých akcí je pořádána také v únoru a březnu. Organizátoři mají v tuto dobu lepší výběr místností a díky mimosezonním cenám mohou ušetřit až třetinu nákladů.

Firmy někdy salonky využívají jako mobilní kancelář. „Veškeré kancelářské vybavení je hotel schopen dodat, včetně připojení na internet. K přesunu kanceláře stačí vlastní notebook. Firmy využívají salonky například pro vedení pohovorů či k prezentaci nových produktů,“ vysvětluje Zuzana Lechnýřová.

Z technických požadavků, se kterými se v Diplomatu setkávají, jsou standardním vybavením dataprojektory, notebooky, různé druhy ozvučení a osvětlení. Pro mezinárodní konference jsou požadovány kabiny pro simultánní překlad, je zde možné využít např. i hlasovací zařízení. Také do Diplomatu dorazily požadavky moderní doby, v hotelu již byly například realizovány videokonference. Hotel přitom musí čelit rostoucí konkurenci nejen mezi hotely, ale také z řad restaurací a dalších podniků. Konkurence tlačí na ceny pronájmů a doprovodných služeb, na druhé straně pak nutí k inovacím, zlepšování služeb a schopnosti splnit individuální přání klientů. Ti požadují například velkou flexibilitu konferenčních prostor. Jednání v sekcích je oblíbenou součástí velkých konferencí, neboť zvyšuje efektivitu komunikace. Kromě velkých prostor pro jednání v plénu je proto důležitý také počet jednotlivých místností pro nerušené specializované sekce.

Na uvedené trendy reagoval hotel v uplynulých měsících rekonstrukcí svého konferenčního zázemí. Během rekonstrukčních prací byly opraveny původní konferenční sály a vznikly také některé nové salonky. V současné době má konferenční centrum hotelu Diplomat rozlohu 1600 m2 a je kapacitně dimenzováno na účast až 1050 účastníků. Pro výstavní plochy je využitelná plocha až 2000 m2. Klimatizované konferenční centrum je atraktivní moderním technickým vybavením, možností připojení k vysokorychlostnímu internetu (pevnou linkou či technologií Wi-Fi), elektronickým navigačním systémem s plochými obrazovkami a prostorným foyer. Velkou devizou je flexibilní velikost místností. Díky posuvným stěnám je možno centrum rozčlenit až na 22 oddělených místností. Největší ze sálů pojme najednou až 400 účastníků konference, případně až 500 účastníků při koktejlovém uspořádání. I tento sál je možno mobilními stěnami rozdělit na čtyři menší.

-red-
Foto: Diplomat Hotel Prague