Když se ohlédneme zpět, byl rok 2003 pro plánovače konferencí a seminářů velmi tuhý a poznamenaný tvrdou dřinou a houževnatostí. Konstatuje to studie Future Watch 2004, kterou dala dohromady asociace Meeting Planners International (MPI a American Express). Tváří v tvář snižování objemů, přesunu k využití technologií a sníženému počtu osobních jednání byli plánovači konferencí přinuceni rychle se přizpůsobit kluzkému svahu měnících se časů. „Vstupovali jsme do nového roku s pramalými nadějemi na růst. Mnoho profesionálů se popralo s nutností přijmout nové odpovědnosti, čelit nejistotám a zkusit nové způsoby spolupráce. Výsledkem byl celkový pocit úspěšného přežití,“ konstatuje se ve zprávě.
Takže co nás čeká v roce 2004? „Na konferenční průmysl budou mít v roce 2004 největší vliv faktory ekonomických trendů,“ píší autoři zprávy. Dodejme k tomu zvýšený pocit nejistoty, jakým budou trpět přepracovaní jedinci, kteří nebudou mít žádný pevný bod v budoucnosti a budou nuceni zaujímat takové pozice při vyjednávacích procesech, jež neznají a nemají s nimi zkušenosti.
„Z pohledu jakéhokoliv průmyslu vede snížení poptávky, přebytek inventáře a slevy ke slabým ziskům majitelů a investorů. Ale protože se globální ekonomika v roce 2004 zlepšuje, těší se nákupčí i prodejci na obrat k lepšímu,“ sděluje zpráva.
Jenže i když se podmínky zlepšují, nepřinášejí vždy jenom růže. Zpráva poznamenává, že s tím, jak se zlepšují ekonomické podmínky, vzrůstá časová prodleva mezi rostoucí poptávkou a volnými lidskými a technologickými zdroji. Kvalitativní data uvedená ve zprávě FutureWatch 2004 naznačují, že toto zpoždění má vliv jak na dodavatele, tak na plánovací personál a vedení firem.
Plánovači se rovněž shodují na tom, že nabídka zvyšuje komodizaci, a to se stává povážlivým trendem. Zpráva také poukazuje na to, že bude docházet k menšímu počtu osobních jednání mezi konferenčními profesionály, protože internet umožňuje komunikaci na dálku a standardizované obstaravatelské a realizační smlouvy redukují množství času potřebného k naplánování a provedení akce. Současně bude v každém daném okamžiku fungovat méně vztahů mezi plánovači a dodavateli, protože dojde k nárůstu „preferovaných“ a „schválených“ vztahů. Tento trend by měl do konferenčního průmyslu přinést větší efektivitu, ale jeho výsledkem může být také to, že mezi jednotlivými konferencemi bude méně rozdílů.
Dobrou zprávou je podle studie to, že loňský trend, kdy dodavatelé museli dokazovat hodnotu konferencí, poněkud zeslábne, protože silnější ekonomika, větší plánovací rozpočty a vyšší míra konferenčního cestovního ruchu a poptávky posílí postavení dodavatelů, protože stoupne poptávka po konferenčním vybavení a po dodávkách služeb. „Plánovači, kteří požadují nízký fiskální zisk, se budou i nadále zaměřovat na smluvní a cenová zvýhodnění, ale s postupem roku to budou mít těžší. Ve skutečnosti,“ jak tvrdí autoři, „písemné komentáře od mnoha dodavatelů a vedoucích pracovníků poukazují na fakt, že ekonomická obnova může vést k posunu regulace, který se projeví ve vyšších sazbách, v návratu k bývalým stornovacím klauzulím a ke snížení flexibility.“
V závěru zpráva konstatuje, že „některým obtížným situacím roku 2003 se v následujícím roce můžeme vyhnout tím, že si plánovači a dodavatelé udělají čas a navzájem se poznají a dovědí se něco o práci toho druhého,“ což by mělo vést ke vzájemnému porozumění v otázkách požadavků a při každodenní práci obou stran a k lepší komunikaci během stresujících smluvních a vyjednávacích operací.
Co chtějí evropští plánovači nejvíce od dodavatelů*:
Rychlou odpověď 11 %
Flexibilitu 8 %
Poctivou a jasnou komunikaci 7 %
Spolupráci nebo partnerství 7 %
Průhledné rozpočty 7 %
Co chtějí evropští dodavatelé nejvíce od plánovačů*:
Informace v předstihu 20 %
Specifikované rozpočty 12 %
Profesionálnější specifikace 12 %
Flexibilitu – 7 %
Realistické rozpočty – 7 %
* Procenta představují pět nejběžnějších odpovědí z více než 2 000
vyplněných dotazníků rozeslaných pro účely FutureWatch 2004.
Zdroj: MPI