Dopady bezpečnostních incidentů během zahraničních služebních cest na chod firmy

Na úvod připomeňme dva zásadní fakty, které se pojí s incidentem zaměstnance během zahraniční služební cesty. Zaměstnavatel má zákonnou povinnost dbát o zdraví zaměstnance. A řešení incidentu násobně finančně převyšuje cenu prevence.

Škála bezpečnostních incidentů, o kterých lze hovořit, je nesmírně široká. Při rozhovorech s klienty se konverzace vždy stočí na téma „stalo se mi“. Jen minimum cestujících nemá žádný negativní zážitek z cesty v zahraničí, a proto otázka nezní, zdali se něco přihodí, ale kdy a v jakém rozsahu. Lze tedy hovořit o zdánlivých banalitách, jako jsou ztráty ID karet od přístupů do firem, notebooků s firemním tajemstvím, hesel, ale i vážnějších věcech, jako jsou autonehody klíčových pracovníků firem, zatažení nakažlivé exotické nemoci mezi interní personál, kompromitace za účelem vyzrazení firemního tajemství či násilná přepadení s následky ublížení na zdraví.

Problematiky ohrožení svého personálu jsou si nejlépe vědomy americké, britské a izraelské firmy, logicky na základě historických zkušeností a relativně vysoké míry rizika. Nestane se tedy například, že by několik klíčových pracovníků firmy cestovalo stejným letadlem. Výjimečné nejsou ani případy, kdy majitelům a CEO nadnárodních koncernů cesty připravují specializované agentury.

V České republice podle získaných poznatků převládá názor, podle něhož čas na ochranu firemních zaměstnanců teprve přijde. S nadhledem tak lze použít citaci jednoho z manažerů úspěšné firmy, který hodnotil stav připravenosti firmy na incident v zahraničí slovy: „Že nám chybí obchodní zástupce, poznáme, až když nám na Vánoce zbude jedna bonboniéra.“

Co tedy lze dělat?

Tak jako je široká škála možných incidentů, tak široká je i škála možných protiopatření. Vzdělávací činnost v oblasti Travel Security Management obsahuje „100 plus 1“ doporučení a rad, jak na cestu připravit jak cestujícího, tak procesy ve firmě i ostatní zaměstnance. Lze definovat úkoly a povinnosti pro personální a finanční oddělení (např. přehled přítomnosti osob, provázaný s nákupem letenek). Lze implementovat software, který umožní osobě odpovědné za bezpečnost mít přehled o osobách v zahraničí, přijímat od nich zprávy o průběhu cesty a obráceně – informovat je např. o nebezpečném dění v regionu, kam se bezprostředně chystají. Tato činnost řeší nejenom Security (Ochranu před nežádoucí činností jiných osob), ale i Safety – tedy vlivy prostředí, jako je klima a přírodní katastrofy (erupce sopek, tsunami, tornáda, povodně, pády lanovek a mostů).

Soubor těchto doporučení je po pečlivém studiu interních procesů a rozhovorech se zúčastněnými aktéry (cestující, majitel firmy, odpovědné osoby za jednotlivá oddělení) zpravidla přizpůsobený na míru konkrétnímu zákazníkovi. Přihlíží nejen k finančním aspektům, ale často i zahraniční účasti ve firmě nebo k vyšší snaze o nepoškození dobré pověsti firmy či udržení vysoké loajality zaměstnance.

Tato doporučení, označovaná jako „Bezpečnostní procedura a instrukce společnosti XY pro cestování (Travel Security Procedure and Instructions)“ mimo jiné obsahují: Schvalování cesty, Příprava a plánování, Chování v zahraničí, Komunikace s firmou, Omezení v zahraničí (např. instrukce k využívání pouze některých hotelových řetězců, dopravců), Návrat ze zahraničí, Pojištění osob a majetku či Ochrana zdraví.

Závěrem bychom chtěli zmínit důležitý podnět, proč ochranu svých zaměstnanců v zahraničí řešit. Zaměstnanec, který je nezvěstný, je stále zaměstnaný, až do doby, kdy ho stát prohlásí za zemřelého. Do té doby je na zahraniční cestě, rodině náleží vyplácení platu a záleží jen na tom, jak je koncipována smlouva s pojišťovnou o tom, kdo bude platit – zda firma nebo pojišťovna. Stejně tak má zaměstnanec, účastník autonehody s těžkým zraněním, nárok na uznání pracovní neschopnosti z důvodu úrazu v zahraničí. A závisí pouze na znění smlouvy mezi zaměstnancem a firmou, kdy v zahraničí je dotčený „v práci“ a kdy „odpočívá po práci“, či kdo uhradí léčebné náklady a transport domů.