S blížícím se koncem roku přibývají na čelech řady manažerů nepěkné vrásky. Ano, blíží se nejen Vánoce, ale také roční finanční uzávěrka a s ní často nemilé překvapení v podobě extrémně vysokého čísla v kolonce „dal“. A začne hledání způsobů, jak ušetřit. Podle posledních výzkumů je velký prostor pro úspory zejména v kolonce „cestovní náklady“. Stále více se proto hovoří o managementu mobility. Optimalizaci výdajů na služební cesty a další činnosti spojené s pohybem zaměstnanců se profesionálně zabývá společnost TQ3 Travel Solutions. I na českém trhu se nyní etablují nové produkty TQ3, vyvinuté ve spolupráci s partnery z oblasti poradenství a finančnictví.
TQ3 Mobility Solutions, divize TQ3 Travel Solutions, zveřejnila na počátku tohoto roku výsledky historicky první srovnávací studie zaměřené na náklady na mobilitu a procesy mobility uvnitř větších firem. Pod pojem mobilita spadá jak tradiční cestovní management, tak správa firemního vozového parku, mobilní komunikace, stěhovací služby, pojišťovací, hotovostní a platební systémy, stejně jako mobilní kanceláře.
Varovné výsledky
Úkolem divize TQ3 Mobility Solutions je pomáhat nadnárodním společnostem řídit a kontrolovat náklady spojené s mobilitou zaměstnanců – od správy vozového parku přes mobilní komunikace až po specifické potřeby expatriotů. Podle Arnauda Amelinea, viceprezidenta TQ3 Travel Solutions, byla studie reakcí na rostoucí poptávku firem po konsolidaci řízení a nákupů, kontrole nákladů a zvýšení produktivity vztahující se k neustále rostoucí skupině mobilní pracovní síly.
„Výsledky studie ukázaly, že velké mezinárodní společnosti utrácejí ročně více než 300 milionů eur na mobilitu svých zaměstnanců, přičemž mobilita čtvrtiny těchto zaměstnanců není nijak optimalizována,“ řekl Ameline a dodal: „A do roku 2008 toto číslo vzroste ročně v závislosti na odvětví o 5 až 8 %.“
Trendy v mobilitě
Studie zároveň ukázala tři převládající trendy, z nichž nejdůležitější je potvrzení, že pro velké firmy je zřízení mobility function nutností. Druhý trend, který studie zmiňuje, je akcelerující vývoj na webu postavených řešení pro většinu mobilních aktivit. Tři čtvrtiny respondentů vyvinuly takováto řešení, aby podpořili svoji vnitřní politiku v oblasti cestovního managamentu, správy vozového parku, stěhovacích služeb i pojišťovacích a asistenčních řešení. Výzkum TQ3 ukázal, že většina respondentů se jako další krok chystá vyvinout síťové procesy v oblasti dodavatelských vztahů a zákaznické podpory.
Poslední trend zmíněný ve studii se týká vývoje řešení v oblasti outsourcingu. Stále více firem zapojuje do svého rozhodování třetí strany, cestovní kanceláře, kterým svěřuje starost o koordinaci dodavatelů mobilních služeb, kontrolu nákladů a sledování data performance. Tento model umožňuje firmám soustředit se na nejdůležitější fáze celého procesu, tedy vyjednávání podmínek, optimalizaci a rozhodovací procesy.
„Jelikož management mobility pokrývá všechny aspekty zaměstnaneckých cest, tedy – služební cesty, správu vozového parku, služby pro expatrioty, platební management a asistenční služby, je jeho úlohou konsolidace všech těchto oblastí tak, aby se zvýšily finanční i výkonové ukazatele firem,“ řekl Ameline.
Do studie TQ3 se zapojilo zhruba šedesát firem, jak z řad klientů TQ3 Mobility Solutions, tak zvenčí. Každá společnost musela vyplnit podrobný dotazník zaměřený na výkony a finanční ukazatele související s otázkami mobility jejich zaměstnanců. Každého respondenta pak navštívili zástupci TQ3 Mobility Solutions a provedli analýzu srovnávající danou firmu s obdobnou společností účastnící se výzkumu. Mezi respondenty studie lze najít zvučná jména jako AOL, BBDO, BearingPoint, Cisco, Infineon Technologies, Mastercard, mg Technologies, Oracle, Pearson plc, Victoria Versicherung nebo ZDF.
Karty na stůl!
Na rostoucí poptávku klientů po globálně použitelných platebních kartách reagovala TQ3 Travel Solutions uzavřením smlouvy o spolupráci se společností American Express Corporate Cards, předním světovým poskytovatelem produktů v oblasti firemních plateb. Obě firmy se dohodly na vydávání co-brandovaných platebních karet – American Express Global Corporate Card a Business Card. Výhody z tohoto spojení mohou využívat zákazníci ve více než 20 zemích světa, Českou republiku nevyjímaje.
Marc Hildebrand, prezident a generální ředitel TQ3 Travel Solutions, k této spolupráci říká: „Jsme opravdu rádi, že se nám podařilo tuto smlouvu s American Express Corporate Cards uzavřít. Jejich firemní platební karta je na současném světovém trhu nejlepším nástrojem, který pomáhá řídit a kontrolovat náklady vynaložené na služební cesty. Jsme přesvědčeni, že naši zákazníci díky této smlouvě získali špičkové kartové řešení na celosvětové bázi.“
Jako první se z nových firemních a business karet mohli těšit zákazníci v Německu, postupně v dalších zemích. Podle Marka Vidice, ředitele TQ3 Travel Solutions Czech Republic, mohli čeští zákazníci prvně požádat o vydání karet v září letošního roku. „Karty jsou řešením pro firmy všech velikostí,“ říká Vidic. „Business Card je vhodnější pro menší firmy do deseti zaměstnanců, Corporate Card je šitá na míru středním a větším firmám, u kterých se výdaje na služební cesty pohybují v řádově vyšších hodnotách. V obou případech ale karty firmám umožňují lépe řídit výdaje, šetřit čas a peníze. Jejich používání je navíc velmi pohodlné a bezpečné.“
Nechte si poradit
Další významnou smlouvu, která zvyšuje komfort pro zákazníky TQ3 Travel Solutions, uzavřela firma s poradenskou firmou Deloitte&Touche. Toto partnerství, které dostalo název Advito, má za cíl snížit náklady na služební cesty nadnárodním společnostem. Advito využívá znalostí a zkušeností specialistů z oblasti cestovního managementu i poradenských služeb a bude nadnárodním firmám poskytovat komplexní poradenské, technologické a outsourcingové služby.
Prezident TQ3 Travel Solutions Marc Hildebrand při představovánaí Advita řekl: „Výdaje na cestování jsou jednou ze tří hlavních položek ve firemních rozpočtech, jejichž výši lze ovlivnit. Potenciál v oblasti konkrétněji zaměřeného cestovního poradenství je přitom z velké části nevyužit. Cíl Advita je proto zcela zřejmý – nabídnout firmám služby, které jim umožní efektivnější kontrolu výdajů na cestování.“
Využitím Advita dosáhnou zákazníci TQ3 Travel Solutions optimalizace celého procesu cestovního managementu, čímž mohou na nákupu cestovních a s tím souvisejících služeb ročně uspořit až 23 %. Významné úspory přinese zejména implementace speciálních technologií. Podle Hildebranda je zarážející, že drtivá většina firem dodnes nepoužívá žádné elektronické systémy pro správu svých cestovních aranžmá.
Dries de Vaal z Deloitte&Touche význam Advita shrnul takto: „V dnešní složité a vysoce konkurenční ekonomice hledáme cesty, jak bychom mohli klientům zlepšit jejich hospodářské výsledky. Advito je reakcí na poptávku po profesionálních službách, jež by aplikovaly pomocí analýzy základní podnikatelské činnosti, zprostředkovatelství a znalosti procesů by vnesly jasno do cestovního managementu.“
Podle informací od Marka Vidice se se službami Advita v České republice, jako vůbec první zemi střední a východní Evropy, setkáme počátkem příštího roku.
TQ3 Travel Solutions Czech Republic
Vinohradská 10
120 00 Praha 2
tel.: 224 500 010
e-mail: info@tq3.cz
www.tq3.cz
TQ3 Travel Solutions je předním světovým poskytovatelem služeb v oblasti služebních cest. Celosvětová síť TQ3 pokrývá s 1600 pobočkami více než 80 zemí světa a zaměstnává přes 12 700 lidí. Na českém trhu je firma zastoupena společností TQ3 Travel Solutions Czech Republic s.r.o., která je součástí TUI Business Travel. TUI Business Travel je vlastněno TUI AG. TUI AG sdružuje a vlastní řadu cestovních kanceláří a je tak největším evropským touroperátorem.