Aneb český incomingový workshop
na třetí pokus?
Český incomingový workshop je jedním z problematických bodů propagace České republiky v zahraničí. Již dříve se uskutečnily dva pokusy o jeho uspořádání. Prvním byl ve druhé polovině devadesátých let Incoming Workshop Czech Republic, pořádaný Agenturou Triumf, později rozšířený ještě o obdobné workshopy pro střední Evropu a Slovensko. Po jeho zániku se ujala iniciativy Česká centrála cestovního ruchu a několik roků se konal pod její patronací a s dotací z jejího rozpočtu workshop Visit Czechia, jehož praktickou produkci zajišťovala firma M.I.P. Ale ani ten neměl dlouhého trvání a po třech letech také zašel na úbytě. Oba pokusy ukázaly, že ačkoliv branže cestovního ruchu velmi silně cítí potřebu konání specializovaného českého incomingového workshopu, jeho úspěšné uspořádání je tvrdým oříškem. Ke zdaru totiž nestačí jenom peníze, ale především je potřeba přesvědčit zahraniční nákupčí, že pro ně návštěva workshopu bude přínosem.
Letos se na pořádání incomingového workshopu chystá agentura MADI. Tuto firmu není třeba nikomu v cestovním ruchu představovat, a pokud má někdo uspět při zadání, na kterém už dvakrát ztroskotali jiní, pak stěží najdeme lepšího kandidáta pro třetí pokus. I přesto se jako první vnucuje otázka: Co vlastně chce a může MADI udělat jinak než ostatní pořadatelé, aby její incomingový workshop byl úspěšný a nedopadl jako jeho předchůdci? Pár otázek „na tělo“ pro Marii Divišovou ukázalo, že v MADI dobře vědí, do čeho jdou.
Nákupčí jsou alfou a omegou každého workshopu. Jak chcete získávat zahraniční nákupčí pro český incomingový workshop?
Při náboru nákupčích v zahraničí se spoléháme především na vlastní síly. Máme vlastní kvalitní databáze a vlastní know-how. Zpracování databází potenciálních nákupčích ze zahraničí se intenzivně věnujeme několik roků. Když jsme v roce 2002 zahájili Hosted Buyers Program, přijely tři desítky nákupčích, loni už se MADI Hosted Buyers Program účastnila téměř stovka nákupčích ze zahraničí.
My totiž konáním českého incomingového workshopu Buy Czech Republic nespouštíme úplně novou akci na zelené louce. U nové akce je vždycky první otázkou zájemce o vystavování „můžete mi poslat seznam přihlášených nákupčích“? A stejně tak zájemce z nakupující firmy chce jako první vidět seznam přihlášených vystavovatelů. To je při prvním ročníku vždycky zapeklitá situace, obzvlášť v současnosti, kdy se všichni hlásí na poslední chvíli.
Protože ale náš incomingový workshop Buy Czech Republic, Buy Central Europe přímo navazuje na předchozí ročníky Hosted Buyers Program, zájemce z české firmy si může projít seznam loňských nákupčích a podle něho rozhodnout, zda pro něj je Buy Czech Republic zajímavou akcí pro vystavování. Situace se má zkrátka tak, že Hosted Buyers Program vyrostl z dětských plenek a nákupčích i vystavovatelů incomingu každý rok přibývá. Proto především na žádost zahraničních nákupčích vyčleníme pro incoming samostatnou halu a v ní uspořádáme samostatný workshop v délce dvou půldnů, aby byla nabídka incomingu do ČR soustředěna na jednom místě a nákupčím ze zahraničí se lépe pracovalo.
Při dnešní dostupnosti informací na internetu není koneckonců žádný problém vytvořit databázi zahraničních CK, které mají v nabídce Prahu. Na internetu také většina zahraničních zastoupení CzechTourismu publikuje seznam touroperátorů z dané země, takže k oslovení rozhodujících zahraničních firem není potřeba mnoho, jenom věnovat trochu času zpracování těchto zdrojů.
Já nazývám internet hromadou odpadků, ve které se občas najde perla. Brouzdání na internetu jsme samozřejmě také vyzkoušeli, ale výsledky byly minimální. Zpracovali jsme i databáze CzechTourismu, ale i tady je úskalí – jsou to firmy, které už zájezdy do Česka nabízejí a obchodní partnery u nás mají. Naše zkušenost s těmito seznamy je taková, že pro nábor nákupčích mají velmi malou výtěžnost.
Takže zpracováváme především jiné zdroje, soustředíme se vždy v každé zemi na větší firmy, které nabízejí cesty do okolních zemí, ale zájezdy do ČR u nich nenajdete. Takto mapovat trh je velká piplačka, ale když už takovou firmu najdeme a na workshop přijede, opravdu hledá nové partnery.
Jenže obeslat pozvánkami firmy z databáze je jedna věc a opravdu získat nákupčího s reálným zájmem o obchody k návštěvě workshopu je něco úplně jiného.
To chce nejspíš ono pověstné know-how.
Naše tříletá zkušenost ukazuje, že v každé zemi zabírá něco jiného. A než tohle člověk vychytá a získá zmíněné know-how, vypracuje se ve vědce cimrmanovského formátu – detailně prozkoumá velké množství slepých uliček.
Zatímco obesílání firem ze seznamů CzechTourismu při náboru nákupčích příliš nezabírá, naopak úspěšně spolupracujeme se zahraničními pobočkami CzechTourismu při organizaci fam tripů, které přímo navazují na Hosted Buyers Program. Navíc když některá zahraniční pobočka CzechTourismu zorganizuje fam trip pro větší skupinu, můžeme zase my připravit pro tuto skupinu program v příslušném jazyce a se specialitami, které danému zdrojovému trhu vyhovují.
Loni uspořádala fam trip na MADI pobočka z Kanady, letos budeme akci z Kanady opakovat, i když asi v menším rozsahu. Nárůst zájmu v Kanadě po zrušení víz stále trvá. Letos připravujeme další skupinu nákupčích z Ruska, opět ve spolupráci s moskevskou pobočkou CzechTourismu, za pár dnů tam odjíždím na náborovou cestu. I tenhle trh stále roste, když se konečně začaly řešit problémy s vízy. Program pro ruskou skupinu připravíme v ruštině, včetně lázeňského workshopu.
V zahraničí máme i jiné partnery, kteří organizují zájezdy malých skupin nákupčích. Rozhodli jsme se, že každý rok se zaměříme na určitou zemi, odkud zorganizujeme zájezd nákupčích a nabídneme jim program na míru.
V jakém rozsahu plánujete workshop Buy Czech Republic letos?
Připravili jsme ubytování a služby pro stovku nákupčích, přijmeme přihlášky a zaregistrujeme jako nákupčí asi 130 firem (loni část firem zrušila svou účast na poslední chvíli).
Na straně vystavovatelů počítáme s osmdesáti firmami. Nejprve oslovujeme české firmy, ale vystavovat mohou i firmy z ostatních zemí střední Evropy, pokud nabízejí zájezdy do ČR, chceme naplnit i druhou část názvu workshopu: Buy Central Europe. Ale počet zahraničních vystavovatelů nepřekročí čtvrtinu. Nechceme ani zvyšovat počet vystavovatelů nad osmdesátku, abychom udrželi přirozený poměr mezi vystavovateli a nákupčími.
Vlastní workshop Buy Czech Republic, Buy Central Europe se bude konat dva půldny. Celkový program nákupčích je následující. První den dopoledne seminář Highlights of the Czech Republic, odpoledne incomingový workshop Buy Czech Republic a zároveň lázeňský workshop, které budou probíhat paralelně vedle sebe, aby nákupčí nemuseli přebíhat z jedné haly do druhé. Druhý den bude dopoledne pokračovat Buy Czech Republic a společně s ním proběhne Slovenský workshop, odpoledne se koná Workshop regionů. Třetí den si návštěvníci mohou vybrat mezi dalšími jednáními na výstavišti v Letňanech nebo se vypravit na výlet do regionů. Snažili jsme se uspořádat program tak, aby zájemce mohl stihnout maximum.
Workshop Buy Czech Republic bude probíhat zcela nezávisle na veletrhu MADI?
Nebude zcela nezávislý, bude klasickou satelitní akcí veletrhu jako ostatní workshopy. Jednání budou probíhat po dva půldny, nákupčí přijedou na výstaviště přímo z hotelu Olympik. Po oba půldny bude prostor na jednání pětihodinový.
Firmy, které vystavují na veletrhu MADI, budou mít účast „za hubičku“, jenom abychom pokryli náklady na samostatný incoming katalog. Ten se ukazuje jako nesmírně důležitý, mnoho vystavovatelů má více aktivit a v tomto katalogu bude zdůrazněna jejich incomingová nabídka. Cenově pro vystavovatele MADI nebude účast nijak náročná, jenom budou muset obsadit dvě místa pro jednání, jedno v hlavní hale, druhé na incomingovém workshopu.
Pro firmy, které na veletrhu MADI nebudou vystavovat celou dobu, ale účastní se jenom workshopu Buy Czech Republic, bude cena za jednací stůl na workshopu stejná, jako za jednací stůl na veletrhu.
Na workshopu se nebudou stavět žádné kreativní velkostavby, pojetí bude ryze pracovní. České firmy budou sedět u stolů, zahraniční nákupčí budou navštěvovat vystavovatele, o které budou mít zájem. Na několika akcích jsme prostudovali opačné uspořádání a nepovažujeme jej za vhodné, nákupčí ví, co chce, proč by měl jednat „povinně“ s firmami, o jejichž nabídku nestojí. Ani se nebudou objednávat předem žádné schůzky, sice to navenek působí velmi „profi“, ale ještě jsem nezažila akci, kde by to opravdu fungovalo.
Vstup jako návštěvníci budou mít na workshop jenom nákupčí z Hosted Buyers Program?
Vstup bude určen pro širší skupinu firem – prostě kdo je reálným nákupčím, může jít na Buy Czech Republic nakupovat. Mnoho zahraničních firem má v ČR svoji pobočku, která provádí nákup služeb, není důvod, abychom pro takovéto lidi vstup omezovali. Nemálo zahraničních nákupčích přijede na veletrh jenom na jeden den a neúčastní se celého programu, loni jsem jich napočítala téměř padesát.
Vstup na workshop nebudou mít české firmy, které by jenom obcházely vystavovatele se svými prospekty, nabízely svoje služby a rušily jednání.
Podle jakých kritérií budete mezi návštěvníky rozlišovat?
Na místě použiju vlastní hlavu. Většinu potřebných informací tam mám uloženou.
Takže si zbývá jenom přát, aby třetí pokus o český incomingový workshop byl konečně korunován úspěchem a aby obchod na Buy Czech Republic opravdu „cvrkal“.
–red-
e-mail: madi@madi.cz
www.madi.cz