Být při tom bez nutnosti cestovat? MCI Group, mezinárodní organizace zabývající se organizací akcí, živou komunikací a správou asociací, používá „digitální eventy" k přenesení budoucnosti „event managementu" do přítomnosti.
Virtuální nebo hybridní eventy?
Šíření obsahu? To vše probíhá digitálně!
Budoucnost virtualizace eventů je určitě jen na nás. O pojmech jako „virtuální event" nebo „hybridní event" se již nějakou dobu mluví. Avšak stále úplně není vždy jasné, co tyto termíny znamenají. Virtuální event je setkání lidí, sdílejících společné prostředí přes internet, místo toho, aby byli fyzicky na místě. Obsah je obvykle přenášen živě nebo je nahráván, aby byl k dispozici on-line po akci. Hybridní setkání proti tomu kombinuje živé publikum s virtuálním. „Šíření obsahu" tak již není limitované časem a obsah může přinést organizátorovi vyšší tržby prostřednictvím vydávání licencí. Tyto akce můžeme označit jako „digitální eventy". Označení má tedy odrážet širokou škálu možností nabízených skrze nové technologie.
Bez omezení prostoru a času
Hlavní výhodou digitálních setkání je osvobození od omezujícího prostoru a času – již žádné dlouhé cesty na konferenci. V závislosti na velikosti organizace, mohou hybridní účastníci jet pouze do nejbližšího velkého města, aby se účastnili prezentace přes simultánní vysílání s lidmi z celého regionu. Tímto ušetří čas, sníží náklady a také dopad na životní prostředí. Navíc se nahrávka z konference může proměnit v kvalitní video, které je možné dále prezentovat. Díky možnosti odběru a interakci účastníků před setkáním, během něho i po něm se životnost akce dramaticky prodlužuje.
 Digitální event představuje jedno hlavní místo, se kterým mohou ostatní komunikovat přes simultánní vysílání. Další strana sleduje živé vysílání a komunikuje přes chytré telefony. Navíc se všechno nahrává, což znamená, že obsah bude i po akci nadále k dispozici |
Nové obecenstvo
U digitálních setkání existují pochopitelné obavy, že místní účastníci se budou držet dál. Konec konců, lidé již nejdou na místo, kde je jim prezentován obsah, ale obsah je naopak přinesen k lidem. Je pravda, že sebelepší digitální setkání nemůže nahradit podání ruky a schopnost seznámit se na místě. Avšak umožňuje účast novému publiku, které by toho jinak nebylo schopné, jak naznačuje studie MPI (Asociace profesionálních organizátorů).
Australský doktor David Corbet je jedním z takových příkladů. Na svém blogu popisuje jak se přes Twitter během čekání na autobus po práci účastnil konference akutní medicíny v Dublinu – David je členem nového obecenstva, které se účastní digitálního setkání. Všichni organizátoři akcí tak musejí začít uvažovat, kdo jsou jejich potenciální posluchači a jak je oslovit.
Vždy v první řadě
Snad nejlákavější je pro všechny organizátory eliminace nákladů spojených s cestováním a ubytováním účastníků. Přesto, finanční výhody digitálních setkání nemusí být v krátkodobém horizontu výrazné. Náklady na cestu a pobyt v hotelu balancují s náklady na technickou instalaci. Profesionální nastavení a výborné plánování jsou základem úspěšné implementace. Vysoká kvalita obrazu a zvuku bez prodlev v přenosu, stabilní síť a perfektní instrumentace celé akce jsou důležitá kritéria pro úspěch. Cílem je zprostředkovat pocit, že sedíte v první řadě bez ohledu na to, kde jste.
„Nástroje" pro digitální setkání
MCI úspěšně zaútočilo na faktor strachu, který obklopuje použití digitálních technologií na eventech. Poté, co získalo cenné zkušenosti, vytvořilo si rozsáhlé nástroje a zásobu vyškolených odborníků. Krok směrem k digitálním setkáním znamená pro profesionální organizátory brát na sebe roli poradce a použít své znalosti k navigování klientů digitální džunglí. Digitální eventy ještě nejsou masovým fenoménem, ale potenciál zde je. Studie MPI o hybridních setkáních ukazuje, že 50 % respondentů nikdy neorganizovalo digitální event, nicméně 70 % z nich si myslí, že taková řešení budou v budoucnu hrát velkou roli. Účastníci úspěšných digitálních eventů mají důvěru v nich pokračovat. Eventy budou stále více hodnoceny podle nabízené palety on-line a offline možností. Výsledkem bude, že se organizátoři budou snažit, aby obsah jejich akcí byl k dispozici kdekoliv, kdykoliv a na jakémkoliv přístroji. 
Sebastien Tondeur, CEO MCI
to shrnuje: „Již to není o tom,
kdo se akcí účastní, ale kdo se zapojuje."
Pavel Soukup
Sales Manager, MCI Prague