Analýza výkonnosti pražských hotelových kongresových středisek a business center

V listopadu a prosinci loňského roku provedla společnost Labartt Investment analýzu výkonnosti pražských hotelových kongresových středisek a business center. Do průzkumu bylo zařazeno 29 tří- až pětihvězdičkových hotelů, které disponují kvalitním kongresovým zázemím, kde alespoň jedna z místností disponuje kapacitou padesáti míst při školním sezení. O reprezentativnosti průzkumu svědčí fakt, že podle údajů Českého statistického úřadu je takových hotelů v Praze 47, v celé České republice pak 221. Na následujících řádcích se můžete seznámit s výsledky analýzy.

Kolik kongresových místností a salonků má k dispozici váš hotel?
V první otázce nás zajímalo, jakým počtem kongresových místností a salonků jednotlivé pražské hotely disponují. Zjistili jsme, že v průměru pražský „kongresový“ hotel disponuje 9 salonky či kongresovými místnostmi, přičemž tříhvězdičkové hotely disponují v průměru cca 5 salonky/kongresovými místnostmi, čtyřhvězdičkové hotely v průměru 8 a pětihvězdičkové hotely pak průměrně cca 12 salonky/kongresovými místnostmi.
Oslovené pražské hotely mají nejméně 3 salonky/kongresové místnosti, přičemž největší zaznamenaný počet byl 24 salonků/kongresových místností. Pouze 11 oslovených pražských hotelů disponuje více než 10 salonky/kongresovými místnostmi.

Která kongresová místnost je nejvíce vytížená?
Z průzkumu vyplynulo, že nejobvyklejší průměrná velikost kongresu je cca 95 osob. V oslovených tříhvězdičkových hotelích se nejčastěji setkávají s kongresovými akcemi o průměrné velikosti 140 osob, ve čtyřhvězdičkových hotelích s kongresovými akcemi o průměrné velikosti 60 osob a v pětihvězdičkových hotelích jsou nejčastější akce o průměrné velikosti 100 osob. Následující graf ukazuje, že polovinu všech kongresových akcí tvoří ty, jichž se účastní 50 až 99 osob. Pouze devět hotelů uvedlo, že nejčastěji připravují akce, kterých se účastní více než 100 osob.

Kolik m2 má největší kongresová místnost? Je tato místnost dělitelná na menší místnosti?
Pražské hotely jsou schopny svým klientům nabízet různě velké kongresové místnosti. Téměř každý hotel je schopen poskytnout salonek (upravený hotelový pokoj) o velikosti několika málo metrů čtverečních, který je vhodný pro jednání dvou až šesti osob. Naopak velkou kongresovou místnost o ploše 500 m2 a více je schopno nabídnout jen pět oslovených pražských hotelů. Velikost největší kongresové místnosti hotelu je základním ukazatelem pro plánovače kongresových akcí. Největší kongresové místnosti v oslovených tříhvězdičkových hotelích jsou 60 až 420 m2 velké. Ve čtyřhvězdičkových hotelích mají největší místnosti 97 až 500 m2 a v pětihvězdičkových hotelích největší místnosti mají 120 až 1 170 m2. V průměru můžeme říci, že oslovené tříhvězdičkové hotely disponují největší kongresovou místností o velikosti cca 262 m2, ve čtyřhvězdičkových hotelích má největší místnost cca 279 m2 a v pětihvězdičkových cca 410 m2. Kongresovou místnost o rozloze 300 m2 a více je schopno nabídnout 13 z 29 oslovených pražských hotelů.
Dále nás zajímalo, je-li největší kongresová místnost hotelu dělitelná na menší místnosti. V 68,9 % hotelích jsme se setkali s kladnou odpovědí na naši otázku. 31,1 % respondentů uvedlo, že jejich největší kongresová místnost se nedá dělit posuvnými stěnami na menší místnosti. Dělitelnost největší kongresové místnosti je téměř samozřejmostí u oslovených čtyřhvězdičkových hotelů (84,2 %).

Jaká je největší kapacita vámi nabízených konferenčních místností při školním uspořádání, divadelním uspořádání a při rautu/recepci?
Největší kongresová místnost v oslovených tříhvězdičkových hotelích má kapacitu 55 až 190 míst při školním uspořádání (průměr 128 míst), 70 až 350 míst při divadelním uspořádání (průměr 220 míst) a 120 až 400 míst při pořádání rautu/recepce (průměr 248 míst).
V oslovených čtyřhvězdičkových hotelích má největší kongresová místnost kapacitu 50 až 312 míst při školním uspořádání (průměr 169 míst), 70 až 500 při divadelním uspořádání (průměr 282 míst) a 100 až 650 míst při pořádání rautu/recepce (průměr 346 míst).
Oslovené pětihvězdičkové hotely disponují kongresovými místnostmi, jejichž kapacita je 110 až 700 míst při školním uspořádání (průměr 285 míst), 160 až 1 350 při divadelním uspořádání (průměr 467 míst) a 150 až 1 500 při pořádání rautu/recepce (průměr 642 míst).
Kongresovou akci, jíž by se účastnilo minimálně 200 osob (při školním uspořádání) je schopno zajistit 12 z oslovených pražských hotelů (6 hotelů čtyřhvězdičkových a 6 hotelů pětihvězdičkových).
Kongresovou akci, které by se účastnilo minimálně 300 osob (při divadelním uspořádání), je schopno zajistit 15 z oslovených pražských hotelů (2 hotely tříhvězdičkové, 7 hotelů čtyřhvězdičkových a 6 hotelů pětihvězdičkových).
Raut/recepci pro minimálně 300 osob je schopno uspořádat ve svých kongresových prostorech 17 oslovených pražských hotelů (2 hotely tříhvězdičkové, 7 hotelů čtyřhvězdičkových a 8 hotelů pětihvězdičkových).

Která kongresová uspořádání jsou nejvíce požadována?
Z průzkumu pražských hotelových konferenčních center vyplynulo, že klienti nejvíce požadují školní uspořádání kongresové místnosti, a to v 51,7 % akcí. Druhým nejvíce využívaným uspořádáním je divadelní uspořádání (19,21 % akcí), dále to jsou uspořádání ve tvaru U, popřípadě „boardroom“ (15,6 % akcí), následuje uspořádání pro akci typu raut/recepce (7,4 % akcí) a na závěr to jsou uspořádání typu kabaret/banket/plesové (5,9 % akcí).

Jaká největší kongresová akce se uskutečnila ve vašem hotelu?
Největší kongresová akce, která se uskutečnila v kongresovém středisku osloveného pražského hotelu, měla cca 1500 účastníků (jednalo se o pětihvězdičkový hotel). Největší kongresová akce uskutečněná ve čtyřhvězdičkovém hotelu měla cca 800 účastníků a největší akce uskutečněná ve tříhvězdičkovém hotelu měla cca 500 účastníků.
31 % oslovených pražských hotelů pořádalo ve svých kongresových prostorech akci, které se účastnilo 500 a více osob. U 31 % hotelů byla zaznamenána největší akce, jíž se účastnilo 300–499 osob, 21 % hotelů uvedlo, že největší kongresová akce pořádaná v jejich hotelu měla do 150 osob. 17 % hotelů pak uvedlo, že největší akce konaná v jejich hotelu měla 151–299 osob.

Nejčastější velikost kongresové akce konané v pražských hotelech Zdroj: Labartt Investment a.s., Hospitality Services & Management

Počet účastníků největší kongresové akce Zdroj: Labartt Investment a.s., Hospitality Services & Management

Uskutečnily se u vás i vícedenní kongresové akce?
Ve všech oslovených hotelích se uskutečnily vícedenní kongresové akce. Když jsme se zeptali, kolik dní průměrně tyto vícedenní akce trvají, zjistili jsme, že v oslovených tříhvězdičkových hotelích trvají vícedenní akce v průměru 3 dny, ve čtyřhvězdičkových hotelích 3,3 dne a v pětihvězdičkových hotelích 3,1 dne.

Následně nás zajímalo, jak často se tyto vícedenní kongresové akce konají. Zjistili jsme, že vícedenní kongresové akce se v oslovených hotelích v průměru pořádají 4x měsíčně, přičemž ve tříhvězdičkových hotelích tento průměr činí 3,1 akce/měsíc, ve čtyřhvězdičkových hotelích 4,9 akce/měsíc a v pětihvězdičkových hotelích to jsou přibližně 3,5 akce/měsíc. Vyšší průměrný počet vícedenních kongresových akcí u čtyřhvězdičkových hotelů především ovlivňují dva hotely, které se zaměřují převážně na vícedenní akce. V těchto hotelích se vícedenní konferenční akce v průměru konají 10x, resp. 20x měsíčně (v jeden den probíhá v hotelu i několik vícedenních konferenčních akcí). Pokud tyto dva mimořádně výkonné hotely vypustíme ze vzorku čtyřhvězdičkových hotelů, dospějeme k průměrnému počtu tří vícedenních akcí za měsíc.

Jaké doplňkové služby si klienti nejčastěji objednávají společně s pronájmem kongresových prostor?
V této otázce nás zajímalo, jaké dodatečné služby nejčastěji využívají pořadatelé, případně účastníci kongresových akcí. Podle očekávání nejvíce požadovanou doplňkovou službou je servis drobného občerstvení v průběhu kongresové akce tzv. coffee break. Tato služba je v průměru objednávána u 93,2 % kongresových akcí. Druhou nejčastěji objednávanou službou je pronájem, případně zapůjčení technického vybavení (pakliže tímto zařízením není kongresová místnost/salonek vybavena/n). Oslovení manažeři mají zkušenost s tím, že zapůjčení různého technické vybavení je požadováno u 89 % akcí. Na třetím místě se umístilo „klasické“ polední menu (75 %), méně požadované je „klasické“ večerní menu (36 %). Snídaňové menu neboli konference/pracovní semináře typu „business breakfast“ nejsou velmi obvyklé a servis snídaňového menu je požadován jen ve 24,1 % akcí. Toto číslo významně ovlivňuje skutečnost, že návštěvníci kongresové akce, kteří jsou ubytováni přímo v hotelu, mají snídani zahrnutu v ceně ubytování.
Transfer kongresového účastníka do hotelu, ve kterém se kongresová akce/seminář koná, je služba, která je využívána více klienty pěti- a čtyřhvězdičkových hotelů. Průměr u všech oslovených hotelů činí 33,2 %. Když se zaměříme pouze na čtyř a pětihvězdičkové hotely, zjistíme, že tato služba je požadována již u 38 % kongresových akcí, přičemž v pětihvězdičkových hotelích se s tímto požadavkem setkáváme nejčastěji (ve 44 % kongresových akcí). Hromadné transfery jsou obvyklé především u velkých kongresových akcí a ve většině případů je zajišťují sami kongresoví plánovači a externí přepravní firmy.
Společenský večer s rautem je obvyklý především u vícedenních kongresových akcí (31,8 %) a v některých případech nahrazuje klasické večerní menu. V rámci těchto společenských večerů jsou pro zpestření pořádána různá vystoupení ať už tanečního, či zábavního charakteru (barmanská show, vystoupení známého baviče atd.). S tímto požadavkem se ale oslovení manažeři setkávají pouze v 17,2 % akcí. Vystoupení následně obstarává a zajišťuje externí firma.
Využívání sekretářských služeb (kopírování, faxování, scanování, využívání asistentky atd.) není v oslovených hotelech přímo sledováno. Účastníci konferenčních akcí, tak jako ostatní ubytovaní hosté hotelu, mají většinou přístup do hotelového business centra, které tyto služby nabízí, popřípadě mohou požádat na recepci, kde rádi vyhoví požadavku klienta. Nerozlišuje se tedy, zda služeb využívá hotelový host nebo kongresový účastník.
Stále méně vyžadovanou službou jsou tlumočnické (popřípadě překladatelské) služby. Většina konferencí/seminářů/pracovních jednání, kterých se účastní osoby z různých zemí, je vedena v anglickém jazyce, kterým se většina těchto účastníků bez problémů domluví. Tlumočnické služby jsou proto využívány pouze v 19,5 % akcí.

Pociťujete absenci nějaké služby, kterou nenabízíte? O kterou službu se jedná?
Podle našeho očekávání 51,7 % oslovených hotelů nepociťuje absenci žádné služby, kterou by host vyžadoval a kterou by hotel následně nedovedl zajistit, ať už v rámci standardních služeb hotelu, anebo ve spolupráci s externí firmou. Překvapilo nás ale poměrně velké procento hotelů (31 %), které uvedlo, že pociťuje absenci hotelového bazénu. Tuto odpověď jsme neočekávali, ale v případě, že oslovený manažer odpověděl na položenou otázku „Pociťuje absenci nějaké služby?“ kladně, zaznělo toto jediné slovo ve většině případů (celkem v 9 hotelích). Je zajímavé, že především kongresoví plánovači/pořadatelé vícedenních kongresových akcí se ptají, zda hotel disponuje hotelovým bazénem, přičemž je prokázáno, že kongresoví účastníci (v průběhu konání vícedenní konferenční akce) možnost relaxace v hotelovém bazénu využívají jen zřídka, což potvrdila i naše analýza zaměřená na pražské hotelové wellness a fitness centra, kterou jsme prováděli v únoru 2006.
Dále jsme zaznamenali odpovědi, které se týkaly už jednotlivých hotelů. Mezi zmiňovanými službami, které dané hotely nedovedly zajistit, patřily: videokonference, casino, neexistence business centra, kosmetické služby, neexistence automatických promítacích pláten v konferenčních místnostech a elektrické kabeláže vedené pod koberci.

(Dokončení příště)

Tým zpracovatelů:
Ing. Ondřej Zajíc, Junior Manager HSM
Ing. Jan Ficek, Executive Director HSM

Labartt Investment a.s.
Odborný poradce v oblasti hotelových investic a projektů v cestovním ruchu

Kontaktní údaje:
Labartt Investment, a.s.
Vinohradská 93, 120 00 Praha 2
tel.: +420 222 726 019
e-mail: ozajic@labartt.com
www.labartt.com